Коли податківці перевіряють роботу організацій та підприємців з готівкою та , то при виявленні акта про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) за невикористаними касовими чеками за уніфікованою формою N КМ-3 (Затверджено Постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 1 акт КМ-3) особливо уважно вивчають його та додані до нього документи. Адже вони мають переконатися у правильності оприбуткування готівкової виручки. Тому розглянемо, коли треба скласти цей первинний документі як оформити папери, що додаються до нього.

Коли складати акт

Акт КМ-3 треба скласти, якщо:
(або) касир помилився та пробив неправильний (наприклад, чек на велику суму, який не погасили протягом зміни);
(або) покупець у день придбання повертає товар та гроші йому повертають з операційної каси;
(або) чек вибито, але покупець передумав його отоварювати (наприклад, коли спочатку вибивають чек у загальній касі, а потім у відділі відпускають товар).

Пишемо акт

Цей акт оформляється в одному примірнику наприкінці робочого дня (зміни) при здачі виручки за день (при знятті Z-звіту). Тобто того ж дня, коли вибито помилковий чи непотрібний чек. Акт підписує комісія, яка складається (Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документаціїз обліку грошових розрахунків із населенням під час здійснення торгових операцій із застосуванням контрольно-касових машин, утв. Постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132 (далі - Вказівки щодо заповнення)):
- з керівника організації (підприємця);
- завідувача відділу (секції);
- Старшого касира;
- касира-операціоніста.
Підсумкову суму акта за всіма анульованими за день чеками касир відображає у графі 15 журналу касира-операціоніста за формою N КМ-4.

Що додати до акту

До акту КМ-3 потрібно додати неправильний чек, наклеєний на аркуш паперу (так зручніше, щоб його не втратити). На чеку повинен розписатися керівник організації (завідувач відділу чи секції) або сам підприємець і повинен бути поставлений штамп "Погашено" (Вказівки щодо заповнення; п. п. 4.2, 4.3, 4.5 Типових правил експлуатації контрольно-касових машин при здійсненні грошових розрахунків з населенням , Утв.Мінфіном Росії 30.08.1993 N 104).
Водночас чек, який треба додати до акту, не завжди є в наявності. І тоді податківці можуть трактувати це як недотримання вимог щодо оформлення повернення грошей покупцям або помилково пробитих сум за ККТ. І, відповідно, прирівняти до неоприходованию частини виручки (Лист УФНС Росії у м. Москві від 30.07.2007 N 34-25/072141). Значить, вам треба підстрахуватися, а як залежить від ситуації.
Ситуація 1. Чек не повернув покупець, який повертає товар.
Як відомо, згідно із Законом про захист прав споживачів продавець зобов'язаний повернути гроші покупцеві, навіть якщо у останнього немає оригіналу касового чека (Пункт 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закону РФ від 07.02.1992 N 2300-1 "Про захист прав" споживачів"). Тому якщо покупець зміг довести вам, що товар купував у вас і ви повернули йому гроші, то до акту КМ-3 можна додати заяву покупця на повернення грошей із зазначенням, що касовий чек втрачено. На цій заяві керівник організації (підприємець) повинен поставити відмітку про те, що він погоджується з поверненням грошей покупцю. При цьому якщо програма ККТ дозволяє роздрукувати інформацію про покупку, то її можна додати до акту.
Ситуація 2. Помилково пробитого чека немає у касира.
Таке можливо, наприклад, коли:
(або) чек був помилково вибитий на велику суму, але його забрав покупець, хоча гроші за товар отримані у потрібній сумі;
(або) неотоварний неправильний чек втратив касир.
На перший погляд наявна нестача грошей у касі, за яку відповідає касир (Стаття 244 ТК РФ; Перелік посад і робіт, які заміняються або виконуються працівниками, з якими роботодавець може укладати письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за нестачу довіреного майна, затв. Постановою Мінпраці Росії від 31.12.2002 N 85).
Однак якщо за документами видно, що за весь проданий товар гроші в наявності та керівник організації (підприємець) вважатиме за можливе не карати касира, то з нього можна взяти пояснювальну записку. І тоді до акту КМ-3 можна додати цю записку та товарний звіт (наприклад, за формою N ТОРГ-29 (Затверджено Постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132)). Пояснювальна може бути складена так.

Генеральному директору
ТОВ "Роза"
Василькову В.П.
від касира-операціоніста
Травкіної М.А.

Пояснювальна записка

28.06.2011 під час роботи на АМС-100К, заводський номер 20746097, я через неуважність пробила чек N 0011 на суму 11 153 руб. 00 коп. замість 1153 руб. 00 коп. Цей чек був відданий покупцю, з якого була отримана правильна сума у ​​розмірі 1153 руб. 00 коп. Через війну сума у ​​вигляді 10 000 крб. 00 коп. (Десять тисяч рублів 00 коп.) внесено на згадку про касовий апарат помилково.

Зауважте, податківці в цій ситуації, звичайно, можуть спробувати оштрафувати вас за неоприбуткування виручки, але суди, швидше за все, вас підтримають -7930/2005, від 29.09.2004 N А52/1052/2004/2).

Отже, правильне оформлення акту КМ-3 дозволить уникнути штрафів за неоприбуткування виручки. А вони немаленькі (Стаття 15.1 КоАП РФ; Листи УФНС Росії по м. Москві від 18.12.2008 N 22-12/118181, від 03.11.2006 N 22-12/97729).
І слідкуйте за термінами: якщо минуло вже понад 2 місяці з моменту неправильного оформлення акта, то покарати вас вже не зможуть – пройдуть терміни давності притягнення до відповідальності (Частина 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Під час перевірок бухгалтерської діяльності підприємства наглядові органи приділяють особливу увагу їх роботі з грошовою масою, ведення розрахунково-касових операцій та оприбуткування виручки При оформленні повернень оплачених клієнтами або покупцями вартості послуг чи товарів у обов'язковому порядкумає бути оформлений документ – акт форми КМ-3. У цьому особлива увага приділяється вивченню доданих щодо нього фінансових документів.

Документ має бути оформлений касиром у разі, якщо він провів невірний касовий чек. Зокрема, така ситуація може виникнути, якщо:

• сума чека перевищує дійсну суму покупки;
• покупець повернув товар з яких-небудь вагомих причин у день придбання, і кошти було повернено з операційної каси;
• чек вже був оформлений у централізованій касі оплати, а покупець змінив рішення та не став його отоварювати у відділі.

Упорядкування акта про повернення відбувається наприкінці операційного дня, при підрахунку виручки (зняття Z-звіту касового апарату). Тобто того ж дня, коли було проведено невірний чек. Акт має бути підписаний комісією у складі керівника підприємства, заввідділом, старшим касиром та касиром-операціоністом. Сукупний підрахунок помилково проведених сум та повернень проводиться також наприкінці дня, анульовані чеки мають бути відображені у касовому журналі форми КМ-4 (графа 15).

Додатки до акту

Як додаток до акту необхідно прикріпити невірно оформлений чек, за підписом керівника підприємства, заввідділом (секцією), штампом «погашено». Відсутність чека представник податкової може трактувати як неоприбуткування честі виручки, що загрожує значним штрафом. При цьому слід враховувати певні обставини, за яких відбулося повернення грошових коштівабо невідповідність суми чека фактичної суми готівки у касі.

Приклад 1

Покупець при поверненні продукції або товару чек у магазин не надав. Таку ситуацію обумовлено Законом про захист прав споживача. У цьому випадку до акта має бути додана заява покупця про повернення сплачених коштів з обов'язковою припискою у тому, що чек втрачено. На зверненні керівник підприємства ставить візу та робить запис про те, що згоден із вимогами та кошти готовий повернути. Вагомим доповненням до заяви від покупця може стати роздрукована ККТ інформація про покупку, якщо є така технічна можливість.

Приклад 2

Чек з невірною (більшою) сумою було проведено помилково:

• у наявності його у касира немає, оскільки залишився у покупця, який вніс правильну суму;
• неотоварний чек загублений касиром.

Нестача в касі в такій ситуації стане незаперечним фактом, за яку вся відповідальність лягає на касира. Проте документально може бути підтверджено, що за реалізований протягом дня товар отримані гроші в повному обсязі. І тут керівник вважає за можливе не перекладати відповідальність на касира-операціоніста, взявши з нього пояснювальну записку. До акту КМ-3 може бути доданий товарний звіт та пояснювальна співробітника.

Правила оформлення акту

У шапці акта мають бути вказані:

• найменування підприємства, підрозділи (відділу, секції);
• відомості про контрольно-касовий апарат із зазначенням моделі, реєстраційного номера та номера виробника;
• ПІБ касира-операціоніста, який оформив повернення коштів.

Зразок заповнення форми КМ-3

У табличній частині документа відображаються номери та суми по кожному чеку, за якими була проведена процедура повернення, а наприкінці таблиці — посада та ПІБ відповідальної особи, яка прийняла позитивне рішення щодо повернення сум.

Акт формою КМ-3 складається у єдиному екземплярі, підписується усіма членами комісії, затверджується головою організації. Документ має бути направлений до бухгалтерської служби разом з додатками (погашеними чеками, заявами покупців, пояснювальними записками та іншими документами). Акт підлягає архівуванню терміном п'ять років.

Складати цей документ, що має фінансове значення, варто з особливою увагою. Наявність помилок та невідповідностей може трактуватися як неоприбуткування виручки та призвести до адміністративного покарання з боку податкового органу. Необхідно також відстежувати терміни: за неправильно оформлений акт штрафні санкції можуть бути застосовані лише протягом 2-х місяців з моменту його складання.

(Розмір: 44,0 KiB | Завантажень: 8 857)

Про те, як правильно оформити повернення товарів не в день їх придбання, читайте: 2010, № 12, с. 26

Коли податківці перевіряють роботу організацій та підприємців з готівкою та ведення ними касових операцій, то при виявленні акта про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) за невикористаними касовими чеками за уніфікованою формою № КМ-3 (далі - акт КМ-3) особливо уважно вивчають його та додані до нього документи. Адже вони мають переконатися у правильності оприбуткування готівкової виручки. Тому розглянемо, коли треба скласти цей первинний документ і як оформити папери, що додаються до нього.

Коли складати акт

Акт КМ-3 треба скласти, якщо:

• <или>касир помилився і пробив неправильний касовий чек (наприклад, чек на більшу суму, який не погасили протягом зміни);
• <или>покупець у день придбання повертає товар та гроші йому повертають з операційної каси;
• <или>чек вибитий, але покупець передумав його отаварити (наприклад, коли спочатку вибивають чек у загальній касі, а потім у відділі відпускають товар).

Пишемо акт

Цей акт оформляється в одному примірнику наприкінці робочого дня (зміни) при здачі виручки за день (при знятті Z-подружжя). Тобто того ж дня, коли вибито помилковий чи непотрібний чек. Акт підписує комісія, яка складається т Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку грошових розрахунків з населенням при здійсненні торгових операцій із застосуванням контрольно-касових машин, утв. Постановою Держкомстату Росії від 25.12.98 № 132 (далі - Вказівки щодо заповнення):

• з керівника організації (підприємця);
• завідувача відділу (секції);
• старшого касира;
• касира-операціоніста.

Підсумкову суму акта за всіма анульованими за день чеками касир відображає у графі 15 журналу касира-операціоніста за формою № КМ-4 утв. Постановою Держкомстату України від 25.12.98 № 132.

Що додати до акту

До акту КМ-3 потрібно додати неправильний чек, наклеєний на аркуш паперу (так зручніше, щоб його не втратити). На чеку повинен розписатися керівник організації (завідувач відділу чи секції) або сам підприємець і повинен бути поставлений штамп «Погашено » Вказівки щодо заповнення; пп. 4.2, 4.3, 4.5 Типових правил експлуатації контрольно-касових машин під час здійснення грошових розрахунків із населенням, утв. Мінфіном Росії 30.08.93 №104.

Водночас чек, який треба додати до акту, не завжди є в наявності. І тоді податківці можуть трактувати це як недотримання вимог щодо оформлення повернення грошей покупцям або помилково пробитих сум за ККТ. І відповідно, прирівняти до неоприбуткування частини виторгу і Лист УФНС Росії по м. Москві від 30.07.2007 № 34-25/072141. Значить, вам треба підстрахуватися, а як залежить від ситуації.

СИТУАЦІЯ 1. Чек не повернув покупець, який повертає товар.

Як відомо, згідно із Законом про захист прав споживачів продавець зобов'язаний повернути гроші покупцеві, навіть якщо у останнього немає оригіналу касового чек. а п. 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закону РФ від 07.02.92 № 2300-1 "Про захист прав споживачів". Тому якщо покупець зміг довести вам, що товар купував у вас і ви повернули йому гроші, то до акту КМ-3 можна додати заяву покупця на повернення грошей із зазначенням, що касовий чек втрачено. На цій заяві керівник організації (підприємець) повинен поставити відмітку про те, що він погоджується з поверненням грошей покупцю. При цьому якщо програма ККТ дозволяє роздрукувати інформацію про покупку, то її можна додати до акту.

СИТУАЦІЯ 2. Помилково пробитого чека немає у касира.

Таке можливо, наприклад, коли:

• <или>чек був помилково вибитий на більшу суму, але його забрав покупець, хоча гроші за товар отримані у потрібній сумі;
• <или>неотоварний неправильний чек втратив касир.

На перший погляд, є нестача грошей у касі, за яку відповідає кас р ст. 244 ТК РФ , Перелік посад і робіт, що замінюються або виконуються працівниками, з якими роботодавець може укладати письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за нестачу довіреного майна, утв. Постановою Мінпраці України від 31.12.2002 № 85.

Однак якщо за документами видно, що за весь проданий товар гроші в наявності та керівник організації (підприємець) вважатиме за можливе не карати касира, то з нього можна взяти пояснювальну записку. І тоді до акту КМ-3 можна додати цю записку та товарний звіт (наприклад, за формою № ТОРГ-29 утв. Постановою Держкомстату України від 25.12.98 № 132). Пояснювальна може бути складена так.

Генеральному директору
ТОВ «Роза»
Василькову В.П.
від касира-операціоніста
Травкіної М.А.

Пояснювальна записка

28.06.2011 під час роботи на АМС-100К, заводський номер 20746097, я через неуважність пробила чек № 0011 на суму 11 153 руб. 00 коп. замість 1153 руб. 00 коп. Цей чек був відданий покупцю, з якого була отримана правильна сума у ​​розмірі 1153 руб. 00 коп. Через війну сума у ​​вигляді 10 000 крб. 00 коп. (Десять тисяч рублів 00 копійок) внесено на згадку про касовий апарат помилково.

28 червня 2011 р.

Акт формою КМ-3 використовується у тому, щоб оформити факт повернення покупцю коштів. У практиці КМ-3 пов'язана з неправильно пробитою сумою, поверненням товару або неотоварними накладними.

Заповнений документ обов'язково супроводжується чеком (касовим або товарним), а також іншими матеріалами, включаючи заяви та пояснювальні працівника. Усі помилково вибиті чеки повинні мати позначку "Погашено" та підпис або керівника підприємства, або старшого касира. Чеки повернення та РКО для таких випадків не формуються.

Обов'язковою умовою для заповнення КМ-3 є повернення в день операції. Якщо ж Z-звіт за зміну вже було знято, то замість зазначеного акта заповнюється видатково-касовий ордер.

Зразок заповнення та порожній бланк форми КМ-3

ФАЙЛИ

Заповнення полів форми КМ-3

У шапці форми заповнюємо реквізити підприємства. Якщо воно не є структурним підрозділом і не має в своєму розпорядженні ними, це поле залишаємо порожнім. Однак для випадків, коли мережа об'єднує кілька магазинів, доцільно вказувати назву та адресу конкретної торгової точки.

Обов'язково вказуємо найменування контрольно-касової машини.

Прикладну програму та тип операції не можна уточнювати. Касира, відповідального за повернення, можна вказувати за ПІБ або табельним номером.

Уточнення “зокрема з помилково пробитим чекам” слід розуміти так: підставою для заповнення КМ-3 є допущена касиром помилка, коли сума більша, ніж фактична вартість товару та підприємство повертає “різницю”, що виникла внаслідок цього.

На прикладі:припустимо, що касир Свєтлова, оформляючи покупку книги, не врахувала акцію, за якою нова ціна - 159 руб. У результаті було пробито чек на 1749 крб. Покупець виявив помилку та вказав на неї, внаслідок чого йому повернули 1590 руб. За регламентом покупець подав заяву повернення коштів. Старший касир Єфремов О.А. зажадав у касира пояснювальної записки, яку також доклали до КМ-3 від 26.08. 2016.

Якщо неправильно вибили кілька чеків, у формі вказується деталізація кожного з них. Проте у звіті щодо повернення коштів у КМ-4 буде наведено лише підсумкову цифру.

Заповнення таблиці у КМ-3

Акт КМ-3 зазвичай заповнюють від руки, однак немає посилань на те, що його не можна оформляти за допомогою комп'ютера. У будь-якому разі документ має бути засвідчений підписами комісії, інакше перевірка може визначити його як неправильно складений.

Дані можна скорочувати, особливо це стосується посад у графі 6.

Коли оформляти акт КМ-3

Оскільки цей документ заповнюється лише в ряді випадків, щодня форму не потрібно здавати. Однак, якщо за день сталося кілька повернень, то оформляють лише один КМ-3.
Відбувається це наприкінці зміни після зняття Z-звіту. Дані з КМ-3 використовуються для форм КМ-4 та КМ-7.

Строк давності для документа складає 2 календарні місяці.
Після цього часу перевірка не може пред'явити претензії до неправильно оформленого акту. В архіві бухгалтерії КМ-3 зберігається 5 років.

Акт про повернення чека оформляється в єдиному екземплярі, без помарок і виправлень, касиром, що пробив помилковий чек, того ж дня, коли це сталося, наприкінці робочої зміни, під час підрахунку виручки.

Зразок наповнення КМ-3. Акт про повернення коштів за формами

Бланк КМ-3. Акт про повернення коштів за формами

Порядок наповнення форми КМ-3

У «шапці» Акту вказується:

1. найменування підприємства, його телефон, код з ОКПО, ІПН, вид діяльності з ОКДП;
2. назва ККМ, її виробничий та реєстраційний номер
3. прізвище чи номер касира;
4. номер акта, дата його складання;
5. віза директора організації, який затверджує акт.

У табличній частині вказуються дані поверненого чека і посада особи, яка схвалила повернення.

Сума повернення також вказується написом під таблицею. В Акті перераховуються всі прикладені до нього документи, що пояснюють повернення.

Така ситуація може скластися, якщо:

• сума пробитого чека більша за дійсну суму покупки;
• покупець повернув товар того ж дня, і вартість його з каси було вилучено;
• чек був пробитий помилково;
• покупець заплатив у касу, але не отоварив чек у відділі.

Акт приймає та підписує комісія, що складається з керівника організації, завідувача відділу, старшого касира та касира-операціоніста, після чого акт, разом із погашеними чеками, заявами покупців з проханням про повернення грошей, пояснювальними касира та іншими необхідними для пояснення ситуації документами, здається у бухгалтерію, де зберігається 5 років.

Погашені чеки фіксуються в