"Сучасний бухоблік", N 4, 2004

Вимоги до зберігання готівки грошових коштівв організаціях встановлено Порядком ведення касових операцій на Російської Федерації, затвердженим Рішенням Ради директорів Центробанку Росії від 22.09.1993 N 40 (далі - Порядок ведення касових операцій).

Відповідно до п.3 зазначеного Порядку для здійснення розрахунків готівкою кожне підприємство має мати касу. У зв'язку з цим керівники підприємств зобов'язані обладнати касу (ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі та тимчасового зберігання готівки) та забезпечити збереження грошей у приміщенні каси, а також при доставці їх із установи банку та здачі до банку (п.29 Порядку) .

Позначимо вимоги, що пред'являються чинним законодавством до касира, а також вимоги щодо обладнання каси та безпеки грошових коштів при їх зберіганні та транспортуванні.

Вимоги до касира

Касири, контролери, касири-контролери (у тому числі старші), а також інші працівники, які виконують обов'язки касирів (контролерів), включені до Переліку посад та робіт, які заміщуються або виконуються працівниками, з якими роботодавець може укладати письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за нестачу довіреного майна, затверджений Постановою Мінпраці України від 31.12.2002 N 85. Цією Постановою затверджено також типову форму договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (наведено у додатку до статті).

Відповідно до п.32 Порядку ведення касових операцій після видання наказу (рішення, постанови) про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових операцій у Російській Федерації, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність (типова форма договору про повну матеріальну відповідальність наведено у додатку).

Порядком ведення касових операцій встановлено, що:

• касир відповідно до чинного законодавства про матеріальну відповідальність робітників і службовців несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей та за шкоду, заподіяну підприємству як внаслідок умисних дій, так і внаслідок недбалого чи несумлінного ставлення до своїх обов'язків (п.33) ;
• касиру забороняється перевіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам (п.34);
• на підприємствах, що мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника підприємства (рішенням, постановою). З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність (п.35);
• у разі раптового залишення касиром роботи (хвороба та ін.) перебувають у нього під звітом цінності негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії з осіб, призначених керівником підприємства. Про результати перерахунку та передачі цінностей складається акт за підписами зазначених осіб (п.35);
• на підприємствах, що мають велику кількість підрозділів або обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплата праці, виплати допомоги соціальному страхуванню, стипендій можуть проводитися за письмовим наказом керівника підприємства (рішенням, постановою) іншими, крім касирів, особами, з якими укладається договір про повну матеріальну відповідальність і на яких поширюються всі права та обов'язки, встановлені Порядком ведення касових операцій для касирів (п.36) ;
• на малих підприємствах, які мають у штаті касира, обов'язки останнього можуть виконуватися головним бухгалтером або іншим працівником за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ним договору про повну матеріальну відповідальність (п.36).

Відповідно до п.31 Порядку ведення касових операцій перед відкриттям приміщення каси та металевих шаф касир зобов'язаний оглянути збереження замків, дверей, віконних ґрат та печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації. У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або ґрат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про подію до органів внутрішніх справ та вживає заходів до охорони каси до прибуття їх працівників.

Пунктом 29 Порядку ведення касових операцій встановлено також, що під час здійснення операцій касир повинен замкнути двері до каси. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Забороняється також зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать даному підприємству.

Вимоги до обладнання каси

У Додатку N 3 до Порядку ведення касових операцій наведено Єдині вимоги щодо технічного укріплення та обладнання сигналізацією приміщень кас підприємств. Відповідно до п.3 зазначених Вимог для забезпечення надійної безпеки готівкових коштів та цінностей приміщення каси має відповідати наступним вимогам:

• бути ізольованим від інших службових та підсобних приміщень;
• розміщуватись на проміжних поверхах багатоповерхових будівель. У двоповерхових будинках каси розміщуються на верхніх поверхах. В одноповерхових будинках вікна касового приміщення обладнуються внутрішніми віконницями;
• мати капітальні стіни, міцні перекриття підлоги та стелі, надійні внутрішні стіни та перегородки;
• зачинятися на дві двері: зовнішню, що відкривається назовні, і внутрішню, виготовлену у вигляді сталевої решітки, що відкривається у бік внутрішнього розташування каси;
• обладнатися спеціальним віконцем для видачі грошей;
• мати сейф (металеву шафу) для зберігання грошей і цінностей, обов'язковому порядкуміцно прикріплений до будівельних конструкцій підлоги та стіни сталевими йоржами;
• розташовувати справний вогнегасник.

Пунктом 29 Порядку ведення касових операцій встановлено також, що всі готівка та цінні паперина підприємствах зберігаються, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих та звичайних металевих шафах, які після закінчення робочого дня закриваються ключем і опечатуються печаткою касира. Ключі від металевих шаф та печатки зберігаються у касирів, яким забороняється залишати їх у обумовлених місцях, передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках та ін. зберігаються у керівників підприємств. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією, яку призначає керівник підприємства, результати її фіксуються в акті.

У разі виявлення втрати ключа керівник підприємства повідомляє про подію до органів внутрішніх справ та вживає заходів до негайної заміни замку металевої шафи.

Вимоги щодо збереження коштів при їх зберіганні та транспортуванні

З метою забезпечення збереження коштів при їх зберіганні та транспортуванні організації повинні дотримуватися Рекомендацій, наведених у Додатку N 2 до Порядку ведення касових операцій.

Відповідно до зазначених Рекомендацій керівникам підприємств при прийомі на роботу та призначенні на посади, пов'язані з веденням касових операцій, обслуговуванням засобів охоронно-пожежної сигналізації, охороною та транспортуванням коштів, або періодичного залучення осіб до зазначених вище робіт рекомендується звертатися до органів внутрішніх справ та медичних установ для отримання відомостей про цих осіб, маючи на увазі, що до ведення касових операцій, обслуговування засобів охоронно-пожежної сигналізації, охорони та транспортування коштів не допускаються особи:

• раніше залучалися до кримінальної відповідальності за умисні злочини, судимість яких не погашено або не знято в установленому порядку;
• які страждають на хронічні психічні захворювання;
• систематично порушують громадський порядок;
• зловживають спиртними напоями чи вживають наркотичні речовини без призначення лікаря.

При транспортуванні грошових коштів та цінностей із установ банків або здачі в них керівник підприємства повинен надати касиру охорону та у разі потреби - транспортний засіб.

При транспортуванні коштів касиру, супроводжуючим його особам та водієві транспортного засобузабороняється:

• розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів і цінностей, що доставляють;
• допускати до салону транспортного засобу осіб, не призначених керівником підприємства для їх доставки;
• слідувати пішки, попутним чи громадським транспортом;
• відвідувати магазини, ринки та інші подібні місця;
• виконувати будь-які доручення та будь-яким іншим чином відволікатися від доставки грошей та цінностей за призначенням.

Вимоги до документального оформлення касових операцій

Певною мірою забезпеченню безпеки коштів сприяє діючий порядок документального оформлення руху готівки. Пунктом 22 Порядку ведення касових операцій встановлено, що всі надходження та видачі готівки в обов'язковому порядку враховуються касиром у касовій книзі відразу після здійснення операції. Причому кожне підприємство веде лише одну касову книгу, яка має бути пронумерована, прошнурована та опечатана. Кількість листів у касовій книзі засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера цього підприємства. Підчистки та незастережені виправлення в касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює. Правильність ведення касової книжки контролюється головним бухгалтером організації.

Прийом готівки касами підприємств провадиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою на це письмовим розпорядженням керівника підприємства.

Видача грошей з каси проводиться суворо за видатковими ордерами або належним чином оформленим іншим документам (платіжним (розрахунково-платіжним) відомостям, заявам на видачу грошей, рахункам та ін.) з накладенням на цих документах штампу з реквізитами видаткового касового ордера. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником, головним бухгалтером підприємства або особами на це уповноваженими, а також особою, яка отримала гроші. Відповідно до п.27 Порядку ведення касових операцій видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому касовому ордері або іншому документі, що його замінює, на виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з касира.

Видачу грошей касир провадить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або документі, що його замінює. Якщо видача грошей провадиться за довіреністю, оформленою в установленому порядку, у тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією зазначається прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомостями, перед розпискою отримання грошей касир робить напис: "За довіреністю". При видачі грошей за видатковим касовим ордером або документом, що його замінює, окремій особі касир вимагає пред'явлення документа (паспорта або іншого документа), що засвідчує особу одержувача, записує найменування та номер документа, ким і коли він виданий і відбирає розписку одержувача.

Прийом та видача грошей за касовими ордерами може проводитись лише у день їх складання.

При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, касир зобов'язаний перевірити:

• наявність та справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому касовому ордері або документі, що його замінює, - дозвільного напису (підпису) керівника підприємства або осіб, на це уповноважених;
• правильність оформлення документів;
• наявність перелічених у документах додатків.

При недотриманні однієї з цих вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення.

Відповідальність за порушення порядку зберігання коштів

Відповідно до п.38 Порядку ведення касових операцій засновники підприємств, вищі організації (у разі їх наявності), а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених договорів при здійсненні документальних ревізій та перевірок на підприємствах здійснюють ревізію каси та перевіряють дотримання касової дисципліни. При цьому особлива увага має приділятися питанню забезпечення збереження грошей та цінностей.

Дотримання підприємствами вимог Порядку ведення касових операцій систематично перевіряється банками.

Технічна укріпленість кас та касових пунктів, забезпечення умов збереження грошей та цінностей на підприємствах перевіряється органами внутрішніх справ у межах їх компетенції.

Відповідно до п.39 Порядку ведення касових операцій відповідальність за дотримання зазначеного Порядку покладається на керівників підприємств, головних бухгалтерів та касирів.

Відповідно до ст.15.1 Кодексу РФ про адміністративні правопорушенняпорушення порядку роботи з готівкою та порядку ведення касових операцій, що виразилося у здійсненні розрахунків готівкою з іншими організаціями понад встановлені розміри, неоприбуткуванні (неповному оприбуткуванні) в касу готівки, недотриманні порядку зберігання вільних грошових коштів, а також у понад встановлені ліміти, тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від 40 до 50 мінімальних розмірівоплати праці; на юридичних - від 400 до 500 мінімальних розмірів оплати праці.

додаток

Типова форма договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність

(найменування організації)
далі іменований "Роботодавець", в особі керівника _________________________
(прізвище ім'я по батькові)
або його заступника ______________________________, чинного на підставі
(прізвище ім'я по батькові)
_________________________________, з одного боку, та _______________________
(Статуту, положення, довіреності) (найменування посади)
_____________________________________________________________________________
(прізвище ім'я по батькові)

іменований надалі "Працівник", з іншого боку, уклали цей Договір про наведене нижче.

1. Працівник бере на себе повну матеріальну відповідальність за нестачу довіреного йому Роботодавцем майна, а також за шкоду, що виникла у Роботодавця внаслідок відшкодування ним шкоди іншим особам, та у зв'язку з викладеним зобов'язується:

а) дбайливо ставитися до переданого йому для здійснення покладених на нього функцій (обов'язків) майну Роботодавця та вживати заходів щодо запобігання шкоді;

б) своєчасно повідомляти Роботодавцю або безпосередньому керівнику про всі обставини, що загрожують забезпеченню безпеки довіреного йому майна;

в) вести облік, складати та подавати в установленому порядку товарно-грошові та інші звіти про рух та залишки довіреного йому майна;

г) брати участь у проведенні інвентаризації, ревізії, іншій перевірці безпеки та стану довіреного йому майна.

1. Роботодавець зобов'язується:

а) створювати Працівнику умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення повної безпеки ввіреного йому майна;

б) знайомити Працівника з чинним законодавством про матеріальну відповідальність працівників за шкоду, заподіяну роботодавцю, а також іншими нормативними правовими актами (у тому числі локальними) про порядок зберігання, прийому, обробки, продажу (відпустки), перевезення, застосування у процесі виробництва та здійснення інших операцій із переданим йому майном;

в) проводити в установленому порядку інвентаризацію, ревізії та інші перевірки безпеки та стану майна.

1. Визначення розміру шкоди, заподіяної Працівником Роботодавцю, а також шкоди, що виникла у Роботодавця внаслідок відшкодування ним шкоди іншим особам, та порядок їх відшкодування провадяться відповідно до чинного законодавства.
2. Працівник не несе матеріальної відповідальності, якщо збитки заподіяні не з його вини.
3. Цей Договір набирає чинності з моменту його підписання. Дія цього Договору поширюється на весь час роботи з дорученим Працівнику майном Роботодавця.
4. Цей Договір складено у двох екземплярах, що мають однакову юридичну силу, з яких один знаходиться у Роботодавця, а другий - у Працівника.
5. Зміна умов цього Договору, доповнення, розірвання або припинення його дії здійснюються за письмовою угодою сторін, яка є невід'ємною частиною цього Договору.

Адреси сторін Договору: Підписи сторін Договору:
Роботодавець ________________________ ________________________________
Працівник ____________________________ ________________________________
Дата укладання Договору М.П.

К.І.Ковальов

Консультант журналу

"Сучасний бухоблік"

Відповідно до «Положення про порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою банку Росії на території Російської Федерації» (далі - «Порядок ведення касових операцій») у рамках проведення заходів щодо забезпечення збереження готівки керівник організації зобов'язаний обладнати касу (тобто ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі та тимчасового зберігання готівки) та забезпечити збереження грошей у приміщенні каси, а також при доставці їх із установи банку та здачі до банку. У тих випадках, коли з вини керівника організації не були створені необхідні умови, що забезпечують збереження коштів при їх зберіганні та транспортуванні, він відповідає у порядку встановленому законодавством.

В обов'язковому порядку в організації повинні бути розроблені та затверджені керівником Інструкції: «Про порядок здачі готівки під охорону в неробочий час та у вихідні та святкові дні», «Про порядок організації отримання готівки в установі банку, їх доставку та здачу в касу організації », «Про порядок дій охорони при нападі на приміщення, виділені під приймання та зберігання готівки».

Отримання готівки в установі банку провадиться бухгалтером-касиром (касиром). У невеликих організаціях, які мають у штаті касира, обов'язки останнього можуть виконуватися головним бухгалтером або іншим працівником за письмовим розпорядженням керівника організації за умови укладання з ними договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність відповідно до Трудового кодексу Російської Федерації.

До ведення касових операцій, обслуговування засобів охоронно-пожежної сигналізації, охорони та транспортування коштів не допускаються особи:

• · Раніше які притягувалися до кримінальної відповідальності за навмисні злочини, судимість у яких не погашено або не знято в установленому порядку;
• · страждають на хронічні психічні захворювання;
• · Систематично порушують громадський порядок;
• · зловживають спиртними напоями чи вживають наркотичні речовини без призначення лікаря.

Керівник організації зобов'язаний надати касиру охорону та транспортний засіб при транспортуванні грошових коштів та цінностей із установ банків або здачі в них.

При транспортуванні коштів касиру, супроводжуючим його особам та водієві транспортного засобу забороняється:

• · Розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів і цінностей, що доставляють;
• · Допускати в салон транспортного засобу осіб, не призначених керівником підприємства для їх доставки;
• · слідувати пішки, попутним чи громадським транспортом;
• · відвідувати магазини, ринки та інші т.п. місця;
• · Виконувати будь-які доручення і будь-яким іншим чином відволікатися від доставки грошей і цінностей за призначенням.

Приміщення каси має бути ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій - замкнені з внутрішньої сторони. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.

Всі готівкові гроші та цінні папери повинні зберігатися в вогнетривких металевих шафах (сейфах), а в окремих випадках - у комбінованих та звичайних металевих шафах, які після закінчення робочого дня закриваються ключем і опечатуються печаткою касира. Ключі від металевих шаф та печатки зберігаються у касирів, яким забороняється залишати їх у обумовлених місцях, передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках та ін. зберігаються у керівника організації. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією, яку призначає керівник організації, результати її фіксуються в акті перевірки.

При виявленні втрати ключа керівник організації вживає заходів для негайної заміни замку металевої шафи (сейфа).

Зберігання в касі готівки та інших цінностей, не належать організаціїзабороняється.

Перед відкриттям приміщення каси та металевих шаф (сейфів) касир зобов'язаний оглянути збереження замків, дверей, віконних ґрат та печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації.

У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або ґрат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику організації, який повідомляє про подію до органів внутрішніх справ та вживає заходів до охорони каси до прибуття їх працівників.

І тут керівник організації, головний бухгалтерабо особи, що їх замінюють, а також касир після отримання дозволу органів внутрішніх справ проводять перевірку наявності коштів та інших цінностей, що зберігаються у касі. Ця перевірка має бути зроблена до початку касових операцій.

Про результати перевірки складається акт, який підписується всіма особами, які беруть участь у перевірці. Перший примірник акта передається до органів внутрішніх справ, другий - надсилається до вищої організації, а третій - залишається в організації.

Після видання наказу про призначення касира на роботу керівник організації зобов'язаний ознайомити його з цією Інструкцією під розписку, після чого з касиром укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Касир відповідно до Трудового кодексу Російської Федерації несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей і за шкоду, заподіяну організації, як внаслідок навмисних дій, так і внаслідок недбалого чи несумлінного ставлення до своїх обов'язків. Касиру забороняється перевіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

У разі необхідності тимчасової заміни касира виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника організації. Із цим працівником укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Складається акт ревізії коштів, що у касі.

У разі раптового залишення касиром роботи (хвороба та ін.) перебувають у нього під звітом цінності негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника організації та головного бухгалтера або у присутності комісії з осіб, призначених керівником організації. Про результати перерахунку та передачі цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

Відповідно до пункту 1.2. «Порядку ведення касових операцій» для ведення касових операцій юридична особавстановлює максимально допустиму суму готівки, яка може зберігатися в касі, після виведення в касовій книзі суми залишку готівки на кінець робочого дня (далі - ліміт залишку готівки). Дотримання встановленого ліміту зберігання готівки у касі є обов'язковою умовою забезпечення безпеки коштів.

Для забезпечення надійної безпеки готівки та цінностей приміщення каси в обов'язковому порядку має відповідати наступним вимогам:

• · бути ізольованим від інших службових та підсобних приміщень;
• · Розташовуватися на проміжних поверхах багатоповерхових будівель. У двоповерхових будинках каси розміщуються на верхніх поверхах;
• · мати капітальні стіни, міцні перекриття підлоги та стелі, надійні внутрішні стіни та перегородки;
• · зачинятися на дві двері: зовнішню металеву з металевим ланцюжком і оглядовим вічком зсередини, що відкривається назовні, і внутрішню, виготовлену у вигляді сталевої решітки, що відкривається у бік внутрішнього розташування каси, що замикається на навісний замок за допомогою вушок;
• · обладнатися спеціальним віконцем для видачі грошей у зовнішніх дверях (стіні). Розмір вікна повинен бути не більше 20 x 30 см. Якщо розміри вікна перевищують зазначені вище, то зовні його слід зміцнювати надійними металевими ґратами;
• · обладнатися ґратами на вікнах. Залежно від конструкції віконних рам, що застосовується, решітки можуть встановлюватися як з внутрішньої сторони приміщення, так і між рамами, але не зовні. У приміщеннях, де всі вікна обладнуються решітками, одна з них робиться розсувною з підвісним замком;
• · обладнатися сигналізацією, що контролює площу (обсяг) приміщень, та, окремо, сигналізацією на сейфі (металевій шафі) для зберігання грошей та цінностей;
• · обладнуватися кнопками тривожної сигналізації на робочих місцях касирів для захисту персоналу кас від злочинних зазіхань, які потай встановлюються і призначаються передачі сигналів тривоги охороні чи чергові частини органів внутрішніх справ до вчасних заходів у разі розбійного нападу касу;
• · мати сейф (металеву шафу) для зберігання грошей та цінностей, в обов'язковому порядку, міцно прикріпленим до будівельних конструкцій підлоги та стіни сталевими йоржами;
• · Розташовувати справним вогнегасником.

Усі види проводки виконуються прихованими. У виняткових випадках допускається прокладання шлейфів у металевих трубах усередині приміщення залізобетонними або бетонними будівельними конструкціями.

Каса організації призначена для зберігання, видачі та отримання готівкових коштів та грошових документів.

Порядок зберігання, витрати та обліку коштів у касі встановлено Положенням про порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою Банку Росії на території РФ, затвердженим Центральним Банком РФ від 12.10.2011 р. № 373-П.

Відповідно до Положення заходу щодо забезпечення збереження готівки під час касових операцій, зберігання, транспортування, порядок та терміни проведення перевірок фактичної наявності коштів у касі визначаються юридичною особою.

Організації в касі можуть мати готівку у межах лімітів, встановлених організаціями самостійно. Величина ліміту розраховується за спеціальною формулою та залежить від обсягів надходження виручки, розрахункового періоду, а також періоду часу між днями здачі готівки до банку (цей період не повинен перевищувати сім робочих днів). Про встановлений ліміт слід видати розпорядчий документ (наказ, розпорядження).

Усі кошти понад встановлених лімітів залишку готівки у касі організації повинні здавати до банку порядку й терміни, погоджені з обслуговуючими банками.

Зберігання в касі готівкових коштів понад встановлені ліміти допускається в період виплати заробітної плати(протягом п'яти робочих днів) та у вихідні (святкові) дні, якщо цими днями організація здійснює касові операції.

Відповідальність за дотримання порядку ведення касових операцій покладається на керівника організації, головного бухгалтера та касира. Касир відповідає за безпеку грошових коштів у касі, з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Прийом готівки до каси організації проводиться у разі прибуткових касових ордерів, які підписують головний бухгалтер і касир. Готівкові кошти в касу можуть надходити в оплату рахунків за продану продукцію, роботи та послуги від покупців, від підзвітних осіб з банку та інших дебіторів.

Видача готівки з каси організації провадиться за видатковими касовими ордерами або іншими належним чином оформленими документами (платіжними відомостями, заявами на видачу грошей, рахунками та ін.), на які ставиться штамп з реквізитами видаткового касового ордера. Видаткові касові ордери повинні мати підписи керівника, головного бухгалтера та касира. З каси організації проводиться виплата заробітної плати, коштів на відрядження та господарські витрати, оплата послуг готівкою.

Розрахунки готівкою обмежуються ЦБ РФ сумою 100 000 крб. за одним договором.

Усі прибуткові та видаткові касові ордери до передачі їх касиру для здійснення операцій за ними реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів.

Усі надходження та видачі готівки з каси організації касир реєструє у касовій книзі. Кожна організація веде лише одну касову книгу у двох примірниках під копіювальний папір. Касова книга має бути пронумерована, прошнурована, скріплена печаткою та підписами керівника та головного бухгалтера цієї організації.

Записи в касову книгу виробляються касиром у кожному касовому ордеру в міру здійснення операцій. Наприкінці кожного робочого дня касир підраховує підсумки скоєних операцій, виводить залишок грошей у касі на кінець дня і передає до бухгалтерії як звіт другий екземпляр аркуша касової книги разом з прибутковими та видатковими документами під розписку в касовій книзі.

При автоматизованому обліку окремі аркуші касової книжки формуються як двох регістрів: «Вкладний лист касової книжки», «Звіт касира», зміст яких відповідає касової книжки. У цьому випадку аркуші касової книги нумеруються автоматично та виводяться на друк.

Для обліку наявності та руху коштів у касі призначено активний рахунок 50 «Каса».

Бухгалтерські записи з обліку руху коштів у касі організації представлені у табл. 5.2.

Таблиця 5.2

Операції з обліку руху коштів у касі

		Дебет рахунки	Кредит рахунки	Оцінка, руб.
	Відображено суми готівкових коштів, що надійшли до каси			Сума надходження
	Відбито надходження готівки від покупців та замовників у рахунок погашення заборгованості			Сума заборгованості
	Відображено надходження кредиту (позики) до каси організації			Сума кредиту
	Відбито повернення працівниками організації до каси невитрачених сум раніше виданих ним під звіт			Сума боргу
	Здано кошти з каси організації на розрахунковий рахунок			Сума зарахування
	Відбито видачу готівкових коштів у рахунок погашення заборгованості			Сума заборгованості
	Відображено видачу заробітної плати працівникам організації			Сума заборгованості
	Відображено видання готівкових коштів під звіт			Сума майбутніх витрат

Пропонуємо до вашої уваги журнали, що видаються у видавництві «Академія Природознавства»

Керівники підприємств зобов'язані обладнати касу та забезпечити збереження грошей у приміщенні каси, а також при доставці їх із установи банку та здачі до банку. У тих випадках, коли з вини керівників підприємств не було створено необхідних умов, які забезпечують збереження коштів при їх зберіганні та транспортуванні, вони несуть у встановленому законодавством порядку відповідальність.

Керівник організації повинен надати касиру охорону при транспортуванні грошових коштів та цінностей із установ банків або здачі в них та, у разі потреби, - транспортний засіб.

Приміщення каси має бути ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій - замкнені з внутрішньої сторони. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.

Каси підприємств можуть бути застраховані відповідно до чинного законодавства.

Всі готівкові гроші та цінні папери на підприємствах зберігаються, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих та звичайних металевих шафах, які після закінчення робочого дня закриваються ключем і опечатуються печаткою касира. Ключі від металевих шаф та печатки зберігаються у касирів, яким забороняється залишати їх у обумовлених місцях, передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

При виявленні втрати ключа керівник підприємства повідомляє про подію до органів внутрішніх справ та вживає заходів до негайної заміни замку металевої шафи.

Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать даному підприємству, забороняється.

«Перед відкриттям приміщення каси та металевих шаф касир зобов'язаний оглянути збереження замків, дверей, віконних решіток та печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації» Інструкція Центрального БанкуРосії «Про порядок ведення касових операцій на РФ» від 22 вересня 1993 р., розд. 3 п.31 / / Система Консультант Плюс.

У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або ґрат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про подію до органів внутрішніх справ та вживає заходів до охорони каси до прибуття їх працівників. У цьому випадку керівник, головний бухгалтер або особи, що їх замінюють, а також касир підприємства після отримання дозволу органів внутрішніх справ проводять перевірку наявності коштів та інших цінностей, що зберігаються у касі. Ця перевірка має бути зроблена до початку касових операцій.

Про результати перевірки складається акт у 4-х примірниках, який підписується всіма особами, що беруть участь у перевірці. Перший примірник акта передається до органів внутрішніх справ, другий - надсилається до страхової компанії, третій - надсилається до вищої організації (у разі її наявності), а четвертий - залишається на підприємстві.

Єдині вимоги щодо технічної укріпленості та устаткування сигналізацією приміщень кас підприємств наведено у додатку № 3 до Порядку ведення касових операцій на РФ.

Кошти в касі організації знаходяться на особливому обліку, тому що гроші - це найбільш ліквідні активи підприємства і вони частіше є об'єктом розкрадання, ніж інші види майна. Саме тому проводити регулярну інвентаризацію коштів на користь підприємства. Про те, як правильно це зробити, читайте у статті.

Інвентаризація каси проводиться відповідно до наказу Мінфіну Росії від 13.06.1995 № 49 «Про затвердження методичних вказівок. " (Методичні вказівки).

Не забудьте з матеріально відповідальними працівниками (МОЛ), які мають доступ до грошових коштів та документів, обов'язково укласти договори про повну матеріальну відповідальність. Якщо такий договір не укладено, то у разі виявлення нестачі організація не зможе утримати з працівника суму збитків у повному розмірі (ст. 241 - 244 Трудового кодексу РФ).

Коли процедура є обов'язковою

Інвентаризація коштів у касі проводиться:

• перед тим як складати річну бухгалтерську звітність (п. 27 Положення про бухоблік, наказ Мінфіну від 29.07.1998 № 34н);
• перед зміною МОЛ (п. 1.5 методичних вказівок);
• якщо виявлено розкрадання (п. 1.5 методичних вказівок);
• якщо сталися надзвичайні ситуації, такі як пожежа, аварія тощо (п. 1.5 Методичних вказівок);
• якщо організація ліквідується (реорганізується) (п. 1.5 методичних вказівок).

В інших випадках інвентаризація каси (2017) здійснюється у ті строки, які встановить керівник за своїм наказом.

Порядок та строки проведення інвентаризації каси за 5 кроків

Крок 1. Спочатку видається наказ керівника, у якому визначаються:

• строки проведення;
• місце проведення;
• ділянки та об'єкти, які будуть перевірені;
• склад інвентаризаційної комісії

Таке розпорядження можна скласти за формою № ІНВ-22 (завантажити його уніфікований бланк можна наприкінці статті).

Слід пам'ятати, що будь-яке рішення - або використовувати уніфіковані форми, або відмовитися від них і розробити власні документи - має бути закріплене в облікової політики.

Якщо підприємство досить велике і, наприклад, має магазини у різних містах, то одночасного контролю всіх кас створюються інвентаризаційні комісії. Комісія має складатися не менше ніж із двох осіб.

До її складу обов'язково включають:

• представників керівництва організації;
• бухгалтера;
• інших спеціалістів.

Неприпустимо формувати комісію лише з працівників сторонньої організації (наприклад, представників аутсорсингової компанії чи аудиторської фірми).

Працівника, відповідального за безпеку коштів, до складу комісії також не включають. Він може лише перебувати там, де проводиться ревізія, спостерігати за її процесом та підписувати інвентаризаційний опис.

Якщо під час проведення заходу контролю немає хоча б один член комісії, її результати будуть визнані недійсними.

Зразок заповнення наказу про інвентаризацію каси

Крок 2. Перед початком ревізії МОЛ зобов'язані розписатися в акті інвентаризації готівки за формою № ІНВ-15. Таким чином вони підтвердять, що до початку процедури всю документацію здано до бухгалтерії.

Крок 3. Інвентаризація коштів у касі полягає у перерахунку грошових купюр, монет та фінансових документів. Комісія перераховує гроші та звіряє суму із залишком за касовою книгою. Якщо будь-які прибуткові та (або) видаткові касові ордери не відображені в касовій книзі протягом дня, то зазначені в них суми також враховуються під час розрахунку.

Крок 4. Результати такого перерахунку оформлюються в акті, складеному комісією за формою № ІНВ-15, утв. постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 № 88. Акт роздруковується у двох примірниках, у яких ставлять свої підписи всі члени комісії та МОЛ.

1. Примірник для бухгалтерії.
2. Примірник для колишнього МОЛ.
3. Примірник для нового МОЛ або особи, яка тимчасово виконує його обов'язки.

Крок 5. Якщо під час перевірки було виявлено недостачі та (або) надлишки коштів, інформація про це обов'язково вноситься до акту інвентаризації. На його зворотному боці МОЛ вказує причини виявлених надлишків та недостач.

Проведення інвентаризації грошових коштів у касі у 2018 році

Інвентаризація коштів, що у касі - обов'язкова процедура, проведена з контролю правильності ведення касових операцій. Процедура інвентаризації каси має низку особливостей, які ми докладно розглянемо у статті.

Інвентаризація коштів у касі: цілі та завдання

Суб'єкти господарювання, що мають касу та зберігають у ній готівку та фінансові документи, повинні періодично проводити інвентаризацію каси. Організації та підприємці інвентаризують касу з метою:

• перевірити правильність ведення касових операцій (повнота та коректність заповнення ордерів та касової книги, наявність документів, що підтверджують відображення операцій тощо);
• проконтролювати реальність поточного обліку (відповідність фактичних залишків готівки інформації, відображеної в оборотно-сальдовій відомості);
• виявити помилок у розрахунках (перевірка математичної правильності розрахунків);
• проконтролювати безпеку готівки та фінансових документів;
• перевірка дотримання правил матеріальної відповідальності касирів та керівників (завідувач касою, старший касир тощо). Читайте докладніше: → Договір про матеріальну відповідальність касира (зразок) у 2018

Регламент інвентаризації, нормативні документи, терміни

Інвентаризуючи касу фірми, слід керуватися нормативними документами, що регламентують цю процедуру. Переконайтеся, що інвентаризація, що проводиться, здійснюється у відповідність до положень ФЗ-402 «Про бухоблік» та наказу Мінфіну № 34н. Проте, основним документом, який слід спиратися при інвентаризації каси, є Методологія, затверджена наказом Мінфіну №49. Читайте також статтю: → «Чи потрібен касовий апарат для ІП та ТОВ на УСН у 2018»

Відповідно до вищезазначених документів необхідно розробити внутрішній нормативний акт, який регламентуватиме процедуру інвентаризації у конкретній організації. Цей документ може бути випущений окремо ( Положення про інвентаризацію каси) або бути частиною загального порядку проведення інвентаризації на фірмі. Крім того, Положення про інвентаризацію каси може бути оформлене як частину облікової політики. Це доцільно робити у разі, якщо йдеться про невелику фірму чи ІП.

Окремо варто поговорити про терміни інвентаризації каси. Законодавством не затверджено періодичність перевірки ведення касових операцій. Кожна організація має право проводити перевірки на свій розсуд, дотримуючись при цьому затверджених внутрішніх положень. При цьому слід знати, що законом затверджено випадки обов'язкової перевірки каси. Ось основні з них:

• щорічно, перед складанням річний бухгалтерської звітності, слід проінвентаризувати касу та подати до бухгалтерії інформацію про залишки готівки та грошових документів;
• у разі, якщо відбулася зміна МОЛу (звільнений завкасою, касир переведено на іншу посаду тощо), обов'язково необхідно провести інвентаризацію каси з метою перевірки безпеки готівки;
• інвентаризація каси обов'язкова за фактом проведення будь-якої форми реорганізації підприємства (злиття, поглинання, зміна правової форми тощо), а також при ліквідації та банкрутстві;
• у ситуації, коли на підприємстві встановлено факти розкрадань та зловживань із боку працівників каси, то на підставі відповідних актів слід провести інвентаризацію.

При оформленні Положення про інвентаризацію каси на підприємстві слід враховувати всі перераховані вище випадки. Доцільно скласти документ у вигляді графіка, в якому вказати дати перевірки каси, а також окремо описати випадки обов'язкових ревізій відповідно до законодавчих вимог.

Як проінвентаризувати касу: покрокова інструкція, документи, проведення

Етап 1. Підготовка до інвентаризації

Підготовчий етап перевірки каси починається з наказу про її проведенні. У документі слід зазначити:

• дату перевірки. Якщо йдеться про комплексну інвентаризацію всіх кас підприємства (наприклад, перевірка кас мережі магазинів), то доцільно скласти графік, у якому вказати дату проведення перевірок конкретної каси, а також загальний період інвентаризації;
• склад інвентаризаційної групи Членами перевіряючої групи можуть бути працівники бухгалтерії, підрозділів аудиту, фінансового моніторингу та безпеки, а також працівники інших відділів контролю. Інвентаризувати касу заборонено працівникам взаємозалежних із касою підрозділів;
• документ, що затверджує результати перевірки (див. акт за формою ІНВ-15).

Етап 2. Процедура перевірки

У день перевірки члени інвентаризаційної групи є у касу. На момент проведення перевірки всі касові операції мають бути припинені, а саме:

• всі видаткові та прибуткові ордери передані до бухгалтерії;
• кошти та документи, що у касі і передані під відповідальність касира, оприбутковані;
• готівка, видана з каси, списана, про що є відповідні документи, що підтверджують.

У разі, якщо на момент початку перевірки касир не передав до бухгалтерії частину прибуткових чи видаткових ордерів, їх слід подати контролерам для перевірки. Також касир зобов'язаний передати перевіряючим документ, який відображає інформацію про залишки грошей та документів у касі (оборотно-сальдова відомість). Читайте також: → бухгалтерські оборотні відомості (побудова та призначення)

Далі перевіряючі переходять до основного етапу інвентаризації, саме до перерахунку готівки та фінансових документів. Присутність усіх членів інвентаризаційної комісії – обов'язкова умова щодо даної процедури. Перерахунок грошей може здійснюватися як вручну, і з використанням ККТ. За фактом перерахунку перевіряючий порівнює отриманий результат із даними, зазначеними в оборотно-сальдовій відомості.

Етап 3. Оформлення результатів.

За фактом перевірки можливий один із результатів перевірки, а саме:

• сума готівки та грошових документів відповідає інформації, зазначеній у оборотно-сальдовій відомості;
• виявлено надлишок грошей;
• виявлено нестачу готівки.

Незалежно від результату інвентаризації, перевіряючі зобов'язані оформити результат перевірки актом формою ИНВ-15. Розповімо про деякі особливості заповнення бланка ІНВ-15:

1. При оформленні бланка обов'язково заповнення необхідних реквізитів: найменування підприємства, код КВЕД, підстава щодо інвентаризації (номер, дата наказу), номер, дата акта, і навіть дату, яку проводилася перевірка. Підкреслимо, що акт про інвентаризацію складається у день її проведення, пізніше;
2. В основній частині акта перевіряючий вказує облікову та фактичну суму коштів та документів. Обидва показники відображаються в розрізі видів готівки та документів (окремо готівка, марки, цінні папери тощо). Суми мають бути зазначені як цифрами, і прописом;
3. За фактом перевірки в акті відображається інформація про виявлені надлишки/нестача (за наявності). У разі, якщо облікові дані про кошти та документи відповідають за їхньою фактичною наявністю, то у графа «Надлишки», «Нестача» ставляться прочерки;
4. Зворотний бік бланка містить інформацію, що стосується пояснень МОЛ причин виявлених недостачі (надлишків), а також рішення керівника організації з цього питання (догана, звільнення, необхідність погашення суму недостачі за рахунок відповідальної особи або підприємства тощо).

Обов'язкова умова для визнання акта інвентаризації дійсною – наявність усіх необхідних підписів, а саме:

• членів комісії, які затверджують акт;
• МОЛу, що підтверджує факт відповідального зберігання цінностей, перерахованих в акті (додатковий підпис – у разі пояснення причин надлишків/нестачі);
• керівника під рішенням, прийнятим щодо виявлених надлишків/нестачі.

Етап 4. Облік результатів інвентаризації.

У випадку, якщо будь-які відхилення за результатами інвентаризації не були виявлені, то відображати результати перевірки в обліку не потрібно. Якщо ж у касі виявлено надлишки або виявлено недостачу, цей факт необхідно відобразити в обліку.

Виявлений надлишок коштів належить до інших доходів підприємства: Дт 50 Кт 51. Що ж до недостачі, їх сума то, можливо покрито як з допомогою винного співробітника, і з допомогою коштів організації. Читайте також статтю: → «Чи потрібний касовий апарат для ЕНВД у 2018»

Інвентаризація каси

З якою метою та у яких випадках проводиться інвентаризація каси? Хто проводить інвентаризацію каси? Який порядок оформлення результатів? Відповіді на ці питання – у статті.

Мета проведення інвентаризації каси - перевірка правильності та реальності поточного обліку касових операцій, виявлення помилок у розрахунках, контроль за збереженням грошових коштів та фінансових документів у касі, дотримання принципу матеріальної відповідальності посадових осіб.

У яких випадках проводиться інвентаризація каси?

Існує два види інвентаризацій каси – планова інвентаризація та позапланова (раптова) ревізія каси.

Планова інвентаризація каси здійснюється у випадках, встановлених нормативно-правовими актами, її строки та регламент проведення затверджуються заздалегідь в обліковій політиці та інших додаткових розпорядчих документах організації.

Так, обов'язково проведення інвентаризації каси:

• під час передачі майна організації у найм, викупі, продажу, і навіть у випадках, передбачених законодавством під час перетворення державного чи муніципального унітарного підприємства;
• перед складанням річної бухгалтерської звітності;
• при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
• при встановленні фактів розкрадань, зловживань, псування цінностей;
• за форс-мажорних обставин, у разі стихійного лиха, пожежі, аварій або інших надзвичайних ситуацій;
• при ліквідації (реорганізації) організації перед складанням ліквідаційного (розділового) балансу та інших випадках, передбачених законодавством РФ чи нормативними актами Мінфіну (підстава - п. 1.5 Методичних вказівок № 49).

Позапланова інвентаризація каси (ревізія), навпаки, проводиться раптово, несподівано для матеріально відповідальної особи з метою перевірки її сумлінності та компетентності. Наприклад, ревізії каси здійснюється:

• посилення системи внутрішнього контролю для підприємства;
• виявлення причини помилки, що виникла в обліку;
• на вимогу ревізорів, слідчих та контрольних органів.

Чинним законодавством не визначено термінів проведення раптової (позапланової) інвентаризації каси, тому організаціями та підприємцями вони визначаються самостійно. У наказі про позапланову інвентаризацію слід зазначити причину проведення такої інвентаризації каси.

Хто проводить інвентаризацію каси?

Для інвентаризації створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. У разі великого обсягу робіт для одночасного проведення інвентаризації майна та фінансових зобов'язань створюються робочі інвентаризаційні комісії (підстава - п. 2.2 Методичних вказівок N 49).

Склад постійно діючих та робочих інвентаризаційних комісій затверджує керівник. Документами про склад комісії можуть бути наказ, постанова, розпорядження тощо (підстава - п. 2.3 Методичних вказівок N 49).

До складу інвентаризаційної комісії включаються:

• представники адміністрації організації;
• працівники бухгалтерської служби;
• представники служби внутрішнього аудиту чи співробітники незалежних аудиторських компаній;
• співробітники служби безпеки або інші спеціалісти компанії (економісти, менеджери та ін.).

Слід мати на увазі, що відсутність навіть одного затвердженого члена комісії під час проведення інвентаризації є підставою для визнання її результатів недійсними (підстава – п. 2.3 Методичних вказівок № 49).

Нормативні документи не зобов'язують щорічно перевидавати наказ складі інвентаризаційної комісії у разі, якщо у організації були відсутні кадрові перестановки.

Порядок інвентаризації каси

Безпосередньо перед початком інвентаризації всі касові операції припиняються, комісії надаються останні прибуткові і видаткові касові документи. Матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі видаткові та прибуткові документи здані в бухгалтерію або передані комісії, всі цінності, що надійшли під їхню відповідальність, оприбутковані, всі вибулі кошти списані у витрату.

Далі проводиться сама інвентаризація каси, яка включає повний підрахунок наявної готівки в касі. Перерахунок грошей провадиться під суворим наглядом усіх членів комісії. Виявлену суму коштів порівнюють із залишками за даними первинних документіві бухгалтерської програми, обов'язково перевіряються та показники ККМ

У випадку, якщо в організації здійснюються готівкові розрахунки із застосуванням ККМ, інвентаризація каси починається з перевірки фактичної наявності в операційних касах контрольно-касової техніки, при цьому мають бути документи, пов'язані з придбанням, реєстрацією та введенням в експлуатацію кожної ККМ.

Насправді можливі три варіанти результату інвентаризації каси: відповідність даних обліку фактичного наявності коштів, виявлено недостача, виявлено надлишок коштів у касі.

Оформлення результатів інвентаризації каси

Для оформлення результатів інвентаризації грошових коштів у касі, а також різних цінностей та документів (готівки, марок, чеків (чекових книжок) та інших), що перебувають у касі, можуть оформлятися «Акт інвентаризації готівкових коштів» за формою ІНВ-15 та «Інвентаризаційна» опис цінних паперів та бланків документів суворої звітності» за формою ІНВ-16.

Результати проведеної інвентаризації грошових коштів у касі оформляються актом у двох примірниках та підписуються всіма членами комісії та особами, відповідальними за збереження цінностей, та доводяться до відома керівника організації. Один екземпляр акта передається до бухгалтерії організації, другий залишається у матеріально відповідальної особи.

При зміні матеріально відповідальних осіб акт складається у трьох примірниках. Один екземпляр передається матеріально відповідальній особі, яка здала цінності, другий - матеріально відповідальній особі, яка прийняла цінності, і третій - до бухгалтерії.

Для відображення результатів раптової перевірки фактичної наявності коштів, що у касі організації чи підприємця, застосовується «Акт про перевірку готівкових коштів каси» формою № КМ-9.

Фактичний залишок готівки в касі звіряється з даними журналу касира-операціоніста, що оформляється за формою № КМ-4. При розходженні результатів сум на контрольній стрічці із сумою готівкових коштів встановлюється причина розбіжності, а виявлені недостачі або надлишки заносять у відповідні графи журналу касира-операціоніста, потім оформляється «Акт про переведення показань сумувальних грошових лічильників на нулі та реєстрації » за формою № КМ-1. Застосування акта формою КМ-1 обов'язково під час використання ККТ (підстава – Лист ФНС Росії від 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

У тому випадку, якщо в результаті проведення інвентаризації каси було виявлено недостачу, керівником приймається рішення про утримання суми недостачі з матеріально відповідальної особи або якщо у недостачі немає вини касира або вона не доведена про списання недостачі за рахунок коштів організації. Рішення керівника відбивається на звороті акта.

Неприпустимо зберігання особистих коштів працівників у касі організації, бо як недостача, а й надлишок грошей у касі є порушенням касової дисципліни. Виявлені в касі надлишки коштів повинні бути вилучені комісією, оприбутковані та також відображені в акті. Помарки, підчистки та виправлення в інвентаризаційних описах заборонені (підстава – п. 2.9 Методичних вказівок № 49).

У бухгалтерському обліку результати інвентаризації каси в залежності від її результату оформляються проводками:

• Дебет 50 Кредит 91-1 - Виявлено суму надлишку в касі;
• Дебет 94 Кредит 50 - Виявлено суму недостачі в касі;
• Дебет 73 Кредит 94 - Виявлену нестачу в касі віднесено на винних осіб;
• Дебет 91-2 Кредит 94 - Відшкодовано (погашено) нестачу готівкових коштів у операційній касіза рахунок інших витрат організації.

У висновку хочеться сказати про те, що своєчасно проведена інвентаризація коштів у касі - це насамперед заставу безпеки коштів підприємства, тому до процедури інвентаризації каси завжди варто підходити з усією серйозністю і належною ґрунтовністю.

Ольга Ульянова,
експерт з питань бухгалтерського, податкового та управлінського обліку, фінансовий директор та співвласник консалтингової компанії «ЕКВІТІ ОМ» (сервіс-паровоз). Має дві вищі освіти - економічну та юридичну. Стаж роботи у холдингових структурах, великих міжнародних компаніях на керівних позиціях (головний бухгалтер, фінансовий директор, заступник генерального директора з бухгалтерського обліку та аудиту, аудитор).

Найповніший посібник з інвентаризації каси

Законом РФ передбачена процедура опису готівкових коштів у касі підприємства (ІП). І якщо є каса – інвентаризації бути. З'ясуємо, як правильно проводити ревізію готівки в касі та якими документами оформляти її результати.

Основні положення про інвентаризацію каси організації

Інвентаризація готівки у касі проводиться обов'язково. Запитання стосується термінів. В одних випадках термін проведення зафіксовано в локальних документах. Така інвентаризація вважається плановою, проводиться за графіком у зручні терміни (раз на тиждень, місяць, рік тощо). Позаплановий опис може розпочатися раптово: у міру термінової необхідності. Ці моменти прописані у Наказі Мінфіну РФ № 157н від 01.12.2010 (Інструкція № 157н).

Як часто проводити ревізію готівки

Що в касі заслуговує на пильну зацікавленість перевіряючих? По-перше, це готівка. У різних суб'єктів господарювання сума у ​​касі відрізняється. Однак усі гроші повинні бути на строгому обліку. По-друге, це цінні папери та бланки суворої звітності.

Крім проміжних контрольних звірок результатів по касі, виділяють обов'язкові (згідно з методичними вказівками під номером 49 від 13.07.1995 із змінами та доповненнями. Актуально у 2017 році).

• При передачі майна організації у найм, викупі, продажу, соціальній та випадках, передбачених законодавством під час перетворення державного чи муніципального унітарного підприємства.
• Перед складанням річної бухгалтерської звітності.
• При зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ).
• При встановленні фактів розкрадань, зловживань, псування цінностей.
• У разі стихійного лиха, пожежі, аварій або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами.
• При ліквідації (реорганізації) організації перед складанням ліквідаційного (розділового) балансу та інших випадках, передбачених законодавством РФ чи нормативними актами Мінфіну.

Хто може перевіряти дотримання касової дисципліни

До проведення опису допускаються всі заінтересовані особи, документально перелічені у наказі керівника. До них можуть належати представники бухгалтерської служби, начальники відділів. І, звісно, ​​сам керівник. Адже законність ведення касових операцій, їх точність та легальність – ось основні моменти фінансового контролю в організації (ІП).

Зверніть увагу: матеріально відповідальна особа до складу комісії не включається, оскільки не може перевіряти саму себе. МОЛ тільки присутній при інвентаризації.

Порядок проведення ревізії готівки

Перевірка готівки у касі підприємства (ІП) передбачає точний алгоритм дій. У тому числі під час оформлення супровідних документів.

Насамперед, приймається рішення (планове або з обставин) проведення опису. Щоб розпочати інвентаризації, необхідно діяти за наведеним нижче планом.

1. Наказ керівника або особи, що його замінює. Наказом затверджується склад комісії, яка безпосередньо проводить опис грошей у касі. Усі члени комісії знайомляться із наказом під підпис.
2. Замість наказу керівника проведення опису може бути рішення засновника чи протокол зборів власників. Ці документи мають повноцінну юридичну силу у вирішенні питань такого плану. До того ж вакансія керівника не завжди закрита.
3. У касі організації крім грошей зберігаються і цінні папери, зокрема бланки суворої звітності. Їх необхідно здати до бухгалтерської служби під розписку. У цій же розписці вказуються відомості про те, що суму готівки в касі повністю підтверджено відповідними документами (чеками, квитанціями, талонами, актами).
4. Проведення процедури інвентаризації. Відбувається зіставлення даних, зазначених у підтверджуючих документах, готівкоюв касі. В ідеалі все має збігтися.
5. Заповнення бланку ІНВ-15. Підписи членів комісії та матеріально відповідальної особи – обов'язкові.
6. Доведення до керівництва результатів опису.
7. Один бланк ІНВ-15 передається до бухгалтерської служби, другий вручається особі, відповідальній за збереження грошей у касі.

Як оформити документи під час інвентаризації каси

Бланк формою ІНВ-15 використовується для відображення результатів опису грошей у касі.

Правила оформлення ІНВ-15

Якщо ревізія каси планова, то чистих бланків знадобиться 2 екземпляри (для бухгалтерії та матеріально відповідальної особи). У разі позапланової перевірки – 3 екземпляри. Бланки обов'язково мають бути в наявності.

Під час проведення інвентаризації всі касові операції призупиняються.

Усі члени комісії, перелічені у наказі, обов'язково мають бути присутніми під час опису.

Всі записи в бланку ІНВ-15 робляться без помарок та підчисток. Якщо необхідно внести зміни до бланку опису, вони узгоджуються з усіма членами комісії. Приклад заповнення першої сторінки бланка наведено нижче.

У бланку ІНВ-15 при заповненні виділяють 3 блоки. Перший – відомості про організацію, другий – опис даних при інвентаризації, третій – заповнення пояснювальної записки.

Заповнення оборотної сторони бланка ІНВ-15 полягає у викладі причин, що викликали недостачі або надлишки. Якщо сума грошей у касі збігається з даними бухгалтерського обліку, відповідний розділ залишається порожнім.

Як має оформлятися наказ

Керівник видає наказ проведення опису грошей у каси. Форма наказу ІНВ-22. На підставі затвердженого наказу комісія отримує доступ до автоматизованого робочого місця відповідальної особи. У тому числі до уваги приймаються всі документи на паперовому носії(прибуткові та видаткові ордери, касова книга).

Члени інвентаризаційної комісії перераховують наявні в касі готівку та звіряють цю суму із залишком за касовою книгою. Якщо є ПКО та РКО, які не внесені до касової книги протягом дня, то відображені в них суми беруться до розрахунку.

Постанова Держкомстату РФ від 18.08.1998 N 88 (ред. Від 03.05.2000) «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документаціїз урахуванням касових операцій, з урахуванням результатів інвентаризації».

Бланк наказу проведення перерахунку грошей у касі наведено нижче.

Зразок заповнення порівнювальної відомості

Окремої відомості звіряння при ревізії готівки в касі законом не передбачено. Всі записи такого плану робляться в бланку ІНВ-15, що заповнюється при інвентаризації. Форма цього бланка поділена на три блоки.

До першого блоку вносяться відомості організаційного типу: найменування організації, дані наказу про інвентаризацію. А ось другий блок бланку вже містить відомості про результати звіряння. Підсумок одержують шляхом зіставлення отриманої суми при підрахунку з даними бухгалтерського обліку. Якщо є розбіжності, то вказується сума різниці.

Третій блок бланка ІНВ-15 заповнюється в тому випадку, коли виявлено різницю між фактичною сумою та даними бухгалтерії. Матеріально відповідальна особа пише пояснювальну записку, де пояснює причини того, що сталося.

На підприємстві виявлено порушення: яка робота має проводитись у цьому випадку

Типові прорахунки, що виявляються під час опису коштів, поділяються на три групи.

1. Порушення встановленого ліміту залишку грошей у касі.
2. Помилки та порушення при заповненні прибуткових та видаткових ордерів.
3. Надлишок або нестача грошей.

З підсумками опису керівник, або особа, що його замінює, знайомиться особисто. Потім ухвалюється рішення, як вчинити з винною особою. Це рішення заноситься до бланку ІНВ-15.

Термін зберігання актів

Треба відповісти, що це бланки з інвентаризації каси зберігаються досі перевірки податковими службами. Часто опис каси проводиться за участю представників податкової служби. І тут (при виявлених порушеннях) податківці вказують у бланку ИНВ-15 свої покарання. Це, звичайно, штрафи.

Не слід забувати про обов'язкове проставлення всіх підписів на документах.

Робота для бухгалтера: проводки

Під час інвентаризації виявляються як надлишок, і недостача коштів. Всі ці порушення доведеться налагоджувати бухгалтерській службі підприємства (ІП). У наказі Мінфіну РФ 34-н від 29 липня 1998 (зі змінами та доповненнями, актуально у 2017 році) зазначено, як це правильно зробити.

За правилами бухобліку порушення, виявлені під час опису каси, поділяються на три види.

Як повинні списуватися надлишки

Їх приходять за ринковою вартістю на дату проведення інвентаризації з віднесенням на фінансові результатиу комерційної організації чи збільшення доходів у некомерційної організації.