Cualquier empresa en el curso de sus actividades puede verse enfrentada a la necesidad de enviar empleados en viaje de negocios o viaje de negocios. Al mismo tiempo, la contabilización de los gastos incurridos a efectos del Impuesto sobre la Renta, así como las liquidaciones con los trabajadores en materia de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, presentan ciertas características. Los impuestos se ven afectados por la naturaleza del trabajo, la duración del viaje y otros factores. Contabilidad y documentación gastos de viaje está dedicado a una entrevista con Sergei Viktorovich Razgulin, el asesor estatal activo de la Federación Rusa de la 3ra clase.

12.02.2016

Sergey Viktorovich, ¿qué viajes del personal de la organización pueden considerarse viajes de negocios?

Un viaje de negocios es un viaje de un empleado por orden del empleador por un cierto período de tiempo para realizar una misión oficial fuera del lugar de trabajo permanente. Se reconoce un viaje de negocios, por ejemplo, un viaje de un empleado de la organización matriz a su subdivisión separada (oficina de representación, sucursal) ubicada en otra localidad.

Al mismo tiempo, el período de estadía de un empleado en un viaje de negocios por ley Federación Rusa no está limitado Sin embargo, si dura un tiempo suficientemente largo, las autoridades fiscales tienen el derecho de reclasificar la naturaleza de las actividades de la organización y reconocer el lugar del viaje de negocios como el lugar de trabajo real del empleado con los cambios correspondientes en el régimen fiscal.

¿Cuáles son las diferencias "fiscales" entre un viaje de negocios y un viaje de negocios?

El trabajo que se realice en carretera o tenga carácter de viaje no se aplica a los viajes de negocios. Sin embargo, la legislación laboral establece la obligación del empleador de reembolsar al personal los gastos asociados con los viajes de negocios cuando realiza dicho trabajo (artículo 168.1 del Código Laboral de la Federación Rusa). En consecuencia, estos gastos pueden tenerse en cuenta en su totalidad al calcular la base imponible del impuesto sobre la renta.

A efectos de cálculo pagos del impuesto sobre la renta personal, destinados a la compensación, incluidas las dietas diarias, no están normalizados. Es decir, están exentos de este impuesto en cantidades reales (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 07/06/2011 No. 03-04-06 / 6-131).

Un viaje de negocios de un trabajador remoto a la ubicación de su empleador es un viaje de negocios. Los costos de la misma se pueden tener en cuenta al calcular la base del impuesto sobre la renta como parte de otros gastos relacionados con la producción y las ventas (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 08.08.2013 No. 03-03-06/1/31945) .

La legislación no prevé el registro de un viaje de negocios para una persona que trabaje en una organización en virtud de un contrato de derecho civil, por lo que el pago de los gastos de viaje, alojamiento y otros gastos de dicha persona no se aplica a los viajes de negocios. Como regla general, estos pagos se reconocen como ingreso de un individuo. Si los gastos enumerados fueron incurridos directamente por un individuo, tiene derecho a declarar un profesional deducción fiscal en presencia de documentos de respaldo (cláusula 2 del artículo 221 del Código Fiscal de la Federación Rusa; carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 29 de abril de 2013 No. 03-04-07 / 15155).

Pero observo que a efectos del IRPF, las normas sobre viajes de negocios se aplican a los viajes de personas que están en poder o subordinación administrativa de la organización o son miembros de sus órganos de dirección y que llegan (salen) para participar en una reunión de órganos de gestión (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia) . Los montos de reembolso no están sujetos al impuesto sobre la renta. No existen reglas similares para efectos del impuesto sobre la renta. Además, existe una prohibición directa de tener en cuenta los pagos a los miembros de la junta directiva en gastos (cláusula 48.8 del artículo 270 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

¿Qué gastos se pueden clasificar como gastos de viaje?

De acuerdo con el artículo 168 del Código del Trabajo, la lista de gastos reembolsados ​​en relación con un viaje de negocios está abierta. Pueden incluir cualquier costo incurrido por el empleado con el permiso o conocimiento del empleador. En muchos aspectos, el mismo enfoque de la lista de gastos puede guiarse por el cálculo del impuesto sobre la renta y el impuesto sobre la renta personal.

De acuerdo con el Código Fiscal, los gastos de viaje incluyen (cláusula 3, artículo 217, subpárrafo 12, cláusula 1, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación Rusa):

Subsidio diario;

Gastos de viaje hacia y desde el destino;

Tarifas de servicios aeroportuarios, tarifas de comisión;

Gastos de desplazamiento al aeropuerto o estación de tren en los puntos de salida, destino o traslados, por equipaje;

Gastos de vivienda;

Pago por servicios de comunicación;

Gastos de obtención y registro de pasaporte extranjero oficial, obtención de visas;

Costos relacionados con el intercambio moneda en efectivo o un cheque en un banco por dinero en efectivo en moneda extranjera.

Tanto a efectos del IRPF como del IRPF, podrán reconocerse gastos de viaje siempre que:

realmente producido;

documentado;

Están dirigidos.

¿Está limitado en términos absolutos el reembolso de los gastos de viaje de los empleados a efectos del cálculo del IRPF?

Las dietas realmente normalizadas, es decir, que contienen un límite por encima del cual los pagos se incluyen en los ingresos de una persona física. A falta de prueba documental, también se normaliza el reembolso de los viajes de negocios de un día y los gastos de alquiler de una vivienda.

Desde 2008, los ingresos de un empleado que no está sujeto al impuesto sobre la renta personal incluyen asignaciones diarias de no más de 700 rublos por cada día de viaje de negocios en la Federación Rusa y no más de 2500 rublos por cada día de viaje de negocios. viaje al extranjero (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Exactamente la misma cantidad está exenta de tributación de la cantidad a cuenta del pago por el alquiler de locales residenciales en el caso de que el empleado no presente los documentos que acrediten el pago de la vivienda durante un viaje de negocios.

¿Cuándo se puede tener en cuenta la asignación diaria? viaje de negocios de un dia en los gastos de la organización a efectos del cálculo del impuesto sobre la renta y no debe tenerse en cuenta en los ingresos de un empleado a efectos del cálculo del impuesto sobre la renta personal?

Durante los viajes de negocios al área desde donde el empleado, según las condiciones de comunicación del transporte y la naturaleza del trabajo realizado, tiene la oportunidad de regresar diariamente al lugar de residencia permanente, no se pagan asignaciones diarias. Sin embargo, la organización debe reembolsar al individuo los gastos incurridos con su permiso o conocimiento. Dichos pagos están exentos del impuesto sobre la renta personal sin prueba documental en los montos establecidos para las asignaciones diarias (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Esta conclusión fue hecha por el Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa (post. del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa del 11 de septiembre de 2012 No. 4357/12). En consecuencia, durante los viajes de negocios de un día, la organización no podrá tener en cuenta en los ingresos del empleado a efectos del cálculo del IRPF únicamente la cantidad que no supere los límites establecidos. De lo contrario, existe el riesgo de disputa con autoridades fiscales.

En lo que respecta al impuesto sobre la renta, los gastos por reembolso de gastos incurridos en un viaje oficial de negocios de un día se toman en cuenta para el cálculo de la base imponible como parte de otros gastos relacionados con la producción y las ventas (inciso 49, inciso 1, artículo 264 de el Código Fiscal de la Federación Rusa; carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 21/05/2013 No. 03-03-06/1/18005).

¿Cómo afectará a la tributación la indicación en el convenio colectivo o acto local de la organización del importe de las dietas superior al establecido por la ley?

La cantidad de más de 700 rublos por asignación diaria para viajes de negocios dentro de Rusia y 2500 rublos para viajes de negocios al extranjero estarán sujetas al impuesto sobre la renta personal.

En cuanto al impuesto sobre la renta, la totalidad del importe de la asignación diaria, cuyo importe esté establecido en un convenio colectivo o ley reglamentaria local, puede tenerse en cuenta en los gastos al calcular la base imponible.

Observo que al determinar el monto de la asignación diaria, se debe tener en cuenta el Reglamento sobre viajes de negocios (aprobado por el decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 13 de octubre de 2008 No. 749 (en adelante, el Reglamento sobre viajes de negocios) excursiones)). Por lo tanto, cuando un empleado viaja desde el territorio de la Federación de Rusia, la fecha de cruce de la frontera estatal se incluye en los días en que se pagan las asignaciones diarias en moneda extranjera. Al viajar al territorio de la Federación de Rusia, la fecha de cruce de la frontera estatal se incluye en los días en que se pagan los viáticos en rublos (cláusula 18 del Reglamento sobre viajes de negocios).

¿Cuáles son las diferencias en el procedimiento para determinar el monto de los ingresos exentos del impuesto sobre la renta personal en el caso en que la organización paga al empleado viáticos en moneda extranjera antes de salir en un viaje de negocios, y en el caso en que los viáticos se pagan como compensación después de regresar?

En caso de pago de la asignación diaria a un empleado antes de que se le envíe en un viaje de negocios, el monto de los montos exentos de impuestos se calcula en función del tipo de cambio de la moneda correspondiente contra el rublo establecido por Banco Central RF en la fecha de recepción del ingreso. De acuerdo con las aclaraciones del Ministerio de Finanzas de Rusia (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 14 de enero de 2013 No. 03-04-06 / 4-5), la fecha de recepción de ingresos es la fecha de aprobación de el informe de avance del empleado.

Cálculo y retencion IRPF realizado en la próxima fecha de pago al empleado Dinero.

Si la asignación diaria se paga como compensación después del regreso del empleado y la aprobación del informe de avance, entonces se aplica el tipo de cambio establecido por el Banco Central de la Federación Rusa en la fecha de su pago (subcláusula 1, cláusula 1, artículo 223 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

No obstante, a partir del 1 de enero de 2016, la fecha de percepción de la renta para el cálculo del IRPF será el último día del mes en que se apruebe el informe de anticipo posterior al regreso del trabajador de un viaje de negocios (inciso 6, inciso 1, artículo 223 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, modificado por ley Federal de fecha 02.05.2015 No. 113-FZ).

Esto significa que independientemente del momento del pago de los fondos, el recálculo de los ingresos (gastos) de un trabajador adscrito, expresados ​​en moneda extranjera, se realizará el último día del mes en que se apruebe el informe de anticipo. Dependiendo de las fluctuaciones del tipo de cambio Divisas en la fecha de su pago efectivo y en la fecha de reconocimiento del hecho de la recepción de ingresos, el monto del pago exento de impuestos puede cambiar significativamente.

¿Puede la empresa tener dificultades para tener en cuenta los costos de pago de la tarifa si el empleado se dirige al lugar del viaje de negocios antes del fin de semana y se considera que el inicio del viaje de negocios es el siguiente día hábil después de ellos?

No, no habrá dificultades. Cuando un trabajador parte en viaje de negocios la víspera del fin de semana o sale del viaje de negocios después del fin de semana, los gastos se tienen en cuenta en el cálculo de la base imponible del impuesto sobre la renta de acuerdo con el procedimiento generalmente establecido (inciso 2 de la letra del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 20 de agosto de 2014 No. SA-4-3 / [correo electrónico protegido]).

Tenga en cuenta que para ser incluido en la base del impuesto sobre la renta como otros gastos de viaje que caen en los días anteriores al inicio o posteriores al final del viaje de negocios, es necesario cambiar sus términos por orden del empleador.

En términos del impuesto sobre la renta personal, una disputa con las autoridades fiscales puede ser causada por una situación en la que un empleado en el lugar de un viaje de negocios antes de que comience o después de que tome unas vacaciones. Pueden tratar las tarifas como ingresos obtenidos por un individuo en forma natural(carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 05.08.2008 No. 03-04-06-01/246).

¿Proporciona ley de Impuesto restricciones en la elección del tipo de transporte, su clase de confort y otras características de viaje al enviar a un empleado en un viaje de negocios?

Como regla general, el procedimiento y el monto del reembolso a los empleados de organizaciones comerciales de los gastos relacionados con los viajes de negocios están determinados por un convenio colectivo o una ley reglamentaria local.

Si estos documentos no contienen normas especiales, entonces los costos de viaje en cualquier clase, incluido el uso de la sala de confort mejorada, pueden atribuirse a los gastos (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 05.03.2014 No. 03-03 -10/9545). Al mismo tiempo, el pago por parte del empleador de la tarifa, por ejemplo, en automóviles de lujo con el costo de los servicios prestados en dichos automóviles incluidos, está exento del impuesto sobre la renta personal (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 02.07.2019). 2015 N° 03-04-06/38183).

Es posible que la organización establezca restricciones, en particular sobre el uso de la clase ejecutiva, para todas o algunas categorías de empleados. Sin embargo, incluso en este caso, si existe una decisión del empleador de reembolsar al empleado los gastos de viaje en montos reales que excedan los especificados en el acto regulatorio local, así como evidencia documental de tales gastos, los montos de los pagos no están sujetos. al impuesto sobre la renta personal (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 30 de diciembre de 2011 No. 03-04 -06/6-364).

En un viaje de negocios, un empleado tiene derecho a utilizar los servicios de transporte por carretera con fines de producción, incluidos los taxis (cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia del 11/07/2012 No. Dado que los servicios de transporte se prestan en interés del empleador, su pago se reembolsa al empleado junto con otros gastos de viaje y no está sujeto al impuesto sobre la renta personal.

Para confirmar el costo de pagar un taxi, un empleado debe tener un recibo en efectivo o un recibo en forma de un formulario de informe estricto. El documento debe contener los detalles obligatorios que se especifican en el Apéndice No. 5 de las Reglas para el Transporte de Pasajeros (aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 14 de febrero de 2009 No. 112 (en adelante, las Reglas para el Transporte de Pasajeros)).

Si el viaje al lugar de viaje de negocios se realizó en vehículos oficiales o personales, para acreditar los gastos, el trabajador deberá emitir un memorando con el anexo de guías de embarque, recibos de caja por la compra de combustibles y lubricantes y demás documentos comprobatorios. .

¿La organización tiene derecho a compensar los gastos de comidas del empleado en un viaje de negocios? ¿Esta compensación está sujeta al impuesto sobre la renta?

Entre el tipo independiente de gastos de viaje, no se proporciona compensación de alimentos como pago exento del impuesto sobre la renta personal (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Sin embargo, la provisión de alimentos como parte de otro servicio está fijada, por ejemplo, por las Reglas para el Transporte de Pasajeros. Por tanto, si no es posible adquirir por separado el servicio especificado, no se generan rentas sujetas al IRPF.

Debería aplicarse un enfoque similar a la práctica común en la mayoría de los hoteles de incluir el desayuno en el precio del alojamiento. Al mismo tiempo, para evitar riesgos fiscales, la empresa debe tener una cuenta de hotel en la que no se asignan servicios adicionales.

Tenga en cuenta que el costo del uso de la piscina, la sauna y otras instalaciones similares por parte del empleado puede estar incluido en la factura del hotel. La compensación por parte del empleador de estos gastos no reduce la base del impuesto sobre la renta (artículo 270 del Código Fiscal de la Federación Rusa) y constituye el ingreso de una persona sujeta al impuesto sobre la renta personal (Artículo 211 del Código Fiscal de la Federación Rusa). ).

Con la participación de un trabajador adscrito en eventos de entretenimiento (almuerzo, cena), se generan ingresos que no están sujetos al impuesto sobre la renta personal (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 11 de diciembre de 2012 No. 03-04-06 / 4 -348).

La necesidad de que un empleado participe en un evento representativo en interés de la organización puede probarse mediante un informe sobre su celebración, de lo que se deduce que existe una conexión directa entre el tema de las negociaciones, dentro del cual se lleva a cabo el evento, y los deberes oficiales estipulados en el acuerdo de empleo (contrato) con el empleado.

¿Qué documentos se requieren para reconocer los gastos de viaje?

El informe de avance es el documento principal. Sobre esta base, se tiene en cuenta una transacción comercial en forma de gastos de viaje: la acumulación de deuda con el empleado por el monto de los gastos incurridos o la cancelación del monto contable del empleado (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 14 de septiembre de 2009 No. 03-03-05/169).

La fecha de reconocimiento de los gastos de viaje es la fecha de aprobación del informe anticipado (subcláusula 5, cláusula 7, artículo 272 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Para aprobar el informe de avance, a su vez, es necesario documentos fuente sobre los gastos incurridos por el empleado: facturas, recibos, cheques de caja, guías de embarque.

No se requiere la presentación de cheques y recibos que confirmen el gasto de viáticos por parte del empleado (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 11 de noviembre de 2011 No. 03-03-06 / 1/741).

Llamo su atención sobre el hecho de que el procedimiento para la emisión de documentos de viaje ha cambiado.

Desde el 8 de enero de 2015, la cantidad de formularios contables se ha reducido mediante la cancelación del certificado de viaje, la asignación oficial para el envío en un viaje de negocios y un informe sobre su implementación (Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 29 de diciembre de 2014 No . 1595).

Además, desde el 8 de agosto de 2015 no se aplica efectivamente el procedimiento de registro de los empleados que salen en viaje de negocios de la organización de envío y llegan a la organización a la que están adscritos (aprobado por orden del Ministerio de Sanidad y Asuntos Sociales). Desarrollo de Rusia del 11 de septiembre de 2009 No. 739n (la cláusula 8 del Reglamento sobre viajes de negocios, sobre la base de la cual se emitió la orden, se declaró inválida)).

A pesar de que el certificado de viaje en el formulario No. T-10 (aprobado por el decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia con fecha 05.01.2004 No. 1) ha sido cancelado, puede continuar usando este formulario, siempre que el la parte receptora lo llena. La emisión de certificados de viaje puede ayudar a confirmar la duración del viaje.

¿Qué documentos bajo las nuevas condiciones confirman la duración de un viaje de negocios?

El término del viaje de negocios se indica en la decisión escrita del empleador (orden, orden del jefe) al enviar al empleado en un viaje de negocios.

Conserva la fuerza y ​​​​el procedimiento para la contabilidad de los empleados enviados en viajes de negocios en la hoja de tiempo (formulario No. T-13) (aprobado por la decisión del Comité Estatal de Estadística de Rusia con fecha 05.01.2004 No. 1).

Se puede acreditar el hecho de estar en el lugar del viaje de negocios a la hora establecida, en particular:

documentos de viaje que indiquen las fechas de llegada y salida del destino;

carta de porte, itinerario cuando viaje en viaje de negocios en transporte oficial o personal (incluyendo vehículo, que el empleado gestiona por poder). (Estos documentos reflejan la ruta de transporte. Al mismo tiempo, la decisión sobre el viaje de negocios debe contener información sobre el envío de un empleado en un viaje de negocios en transporte oficial o personal);

una nota del empleado, que debe contener los detalles requeridos del documento principal (artículo 9 de la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ).

Al determinar la duración de un viaje de negocios sobre la base de los boletos de viaje, se debe tener en cuenta el tiempo necesario para viajar a la estación, el muelle o el aeropuerto, si se encuentran fuera del asentamiento.

En ausencia de documentos de viaje, el período de un viaje de negocios puede confirmarse mediante un documento de alquiler de vivienda, que indica el período de residencia en el lugar del viaje de negocios, incluido un recibo de hotel (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 16.08.2011 N° 03-03-06/3/7).

Pero, ¿y si no hay documentos de viaje y alquiler?

Para establecer el período real de estadía en el lugar del viaje de negocios y, por lo tanto, calcular la asignación diaria, se puede usar un documento que tenga una nota de la parte receptora sobre la llegada y la salida del empleado (por ejemplo, un certificado de viaje ). Con el fin de obtener la calificación adecuada, este documento puede enviarse a la organización anfitriona y recibirse de esta por correo.

Esta opción se proporciona en la Lista de documentos que confirman el período real de estadía de un funcionario del estado federal en un viaje de negocios en ausencia de documentos de viaje (boletos) (aprobado por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 10 de marzo de 2015 n.° 33n).

Desde el 8 de agosto de 2015, las reglas sobre la posibilidad de utilizar este método para confirmar el término de un viaje de negocios se han incluido en las Regulaciones sobre viajes de negocios (Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 29 de julio de 2015 No. 771) .

A pesar de que la nueva versión de la cláusula 7 del Reglamento sobre viajes de negocios contiene la secuencia de uso de documentos, parece que en la práctica la duración de un viaje de negocios se confirmará mediante una combinación de documentos disponibles: documentos de viaje, documentos sobre el alquiler de vivienda, confirmación por escrito de la llegada y salida del trabajador cedido de la parte receptora.

Y, en conclusión, veamos el procedimiento fiscal en el caso de que la organización envíe a su empleado a una subdivisión separada (oficina de representación, sucursal) ubicada fuera del lugar de su trabajo permanente, para participar en eventos corporativos, competiciones deportivas, conciertos o competiciones. de competencias profesionales y le pagó todos los gastos de viaje incurridos?

En mi opinión, en esta situación, son posibles las disputas con las autoridades fiscales, que considerarán que el empleado está participando en actividades no productivas y su viaje no está relacionado con el desempeño de funciones laborales. La contabilización en la base imponible del impuesto sobre la renta de los gastos incurridos es contraria a lo dispuesto en los artículos 252 y 270 código de impuestos.

Al mismo tiempo, el pago o reembolso por parte de la organización de los gastos puede ser el ingreso del empleado y estar sujeto al impuesto sobre la renta personal (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 14 de agosto de 2013 No. 03-04-06 / 33039 ).

Este enfoque se refiere a enviar a un empleado en un viaje de negocios no solo a una subdivisión separada, sino también a otra organización (a otra persona, incluida una extranjera).

Durante el tiempo que un empleado de tiempo completo está en un viaje de negocios, retiene los ingresos medios(Artículo 167 del Código Laboral de la Federación Rusa). Para obtener más información sobre cómo calcular esta cifra, consulte Qué gastos de viaje se deben pagar para un empleado de tiempo completo. Nómina en la cantidad de ganancias promedio de un empleado durante un viaje de negocios, refleje la publicación:

Débito 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91...) Crédito 70

- se acumuló el salario por el monto de las ganancias promedio del viaje de negocios.

Además de las ganancias promedio, la organización compensa al empleado por los gastos de viaje (asignación diaria, gastos de manutención, costos de viaje, etc.) (Artículo 168 del Código Laboral de la Federación Rusa).

Para más información sobre esto, consulte:

• Cómo determinar la asignación diaria al enviar a un empleado en un viaje de negocios ;

• Cómo reembolsar sus gastos de viaje ;

• Cómo reembolsar los gastos de viaje por viajes en transporte público (avión, tren, etc.) .

Los gastos de viaje

El procedimiento para reflejar los gastos de viaje en la contabilidad depende del propósito del viaje. El propósito del viaje está determinado por la tarea especificada en la orden del jefe. Teniendo en cuenta los detalles de la asignación, refleje la cantidad de gastos indicada en el informe de avance aprobado mediante la publicación:

Debe 08 (10) Haber 71

- si el viaje de negocios estuvo relacionado con la adquisición de activos no corrientes o existencias;

Débito 20 (25, 26) Crédito 71

- si el viaje de negocios estuvo relacionado con la actividad principal de la organización de producción;

Débito 44 Crédito 71

- si el viaje de negocios estuvo relacionado con las ventas productos terminados o la actividad principal de la organización comercial;

Débito 28 Crédito 71

- si el viaje de negocios estuvo relacionado con la devolución y transporte de productos defectuosos;

Débito 91-2 Crédito 71

- si el viaje de negocios estuvo relacionado con la recepción de otros ingresos (fuera de naturaleza no productiva).

Cuando pague los gastos de viaje por una organización, y no por un empleado (por ejemplo, pago no en efectivo por servicios de hotel, boletos de viaje, etc.), realice la siguiente entrada en la contabilidad:

Debe 76 (60) Haber 51

- pagado por servicios de hotel, boletos de viaje, etc. para un empleado enviado en un viaje de negocios.

Después de que se apruebe el informe de gastos del empleado, cancele los gastos de viaje de la siguiente manera:

Debe 26 (20, 25, 44...) Haber 76 (60)

- gastos de viaje cargados.

Si una organización compra boletos de viaje para un empleado adscrito, deben tenerse en cuenta en la subcuenta 50-3 "Documentos de dinero" (Instrucciones para el plan de cuentas):

Débito 50-3 Crédito 76 (60)

- se compró un boleto de viaje para un empleado enviado en un viaje de negocios;

Débito 71 Crédito 50-3

- se emitió un boleto a un empleado enviado en un viaje de negocios.

Después de que se apruebe el informe de avance del empleado, cancele el costo del boleto usado como gastos:

Débito 26 (20, 25, 44...) Crédito 71

- el costo de un boleto de viaje utilizado por un empleado en un viaje de negocios se canceló como gastos.

Este procedimiento para reflejar los gastos de viaje se basa en las disposiciones de los párrafos 5 y 7 de PBU 10/99, así como en las Instrucciones para el plan de cuentas (cuentas 71, 50-3).

¿Y cómo reflejar el IVA en los documentos de viaje comprados? Todo depende de cómo se diseñen los documentos primarios. Entonces, si el IVA está resaltado en el documento de viaje o vino junto con la factura, considere el impuesto por separado en la cuenta 19 "IVA sobre los valores adquiridos". Considere el documento de viaje en sí mismo en la cuenta 50-3 "Documentos de dinero" al costo real (Instrucciones para el plan de cuentas).

Si el importe del IVA no se asigna, tampoco se asigna en la contabilidad y no se tiene en cuenta por separado (Instrucciones para el plan de cuentas).

Ejemplo de contabilización de gastos de viaje

En el período del 17 al 19 de enero, el jefe del taller de la LLC "Productora "Master"" V.K. Volkov estaba en un viaje de negocios en Chelyabinsk. El propósito del viaje de negocios es estudiar la tecnología de producción de materiales de revestimiento.

El 20 de enero, el jefe de la organización aprobó el informe de avance presentado por Volkov.

Adjunto al informe de avance:

• factura del hotel por un monto de 6490 rublos. (la factura indica que el costo de los servicios incluye el IVA, pero no se asigna el monto del impuesto);
• dos billetes de tren por valor de 5664 rublos. (en los boletos, la cantidad de IVA 864 rublos se destaca en una línea separada).

Durante su viaje de negocios, Volkov tenía derecho a una asignación diaria de 300 rublos.

El contador de la organización hizo las siguientes entradas en la contabilidad:

Débito 25 Crédito 71
- 300 rublos - se reflejan las asignaciones diarias;

Débito 25 Crédito 71
- 5500 rublos. (6490 rublos - (6490 rublos × 18/118)) - el costo de la estadía de Volkov en el hotel está incluido en los costos;

Débito 19 Crédito 71
- 990 rublos. - asignado por cálculo IVA del costo de los servicios de alojamiento en hotel;

Débito 91-2 Crédito 19
- 990 rublos. - el monto del IVA sobre los gastos de viaje se canceló, no se documentó;

Débito 25 Crédito 71
- 4800 rublos. (5664 rublos - 864 rublos) - el costo del viaje se atribuye a los gastos;

Débito 19 Crédito 71
- 864 rublos. - IVA asignado de la tarifa;

- 864 rublos. - Aceptado para la deducción del IVA en gastos de viaje.

Compra de un billete electrónico

Situación: ¿cómo reflejar en la contabilidad la compra de un billete electrónico para el viaje de un empleado en un viaje de negocios en tren? La organización no recibe un cupón de control de boletos emitido en un formulario de responsabilidad estricta.

Registre la compra de un boleto electrónico como un pago regular por los servicios de una organización de terceros.

Un billete electrónico es un documento utilizado para certificar un contrato para el transporte de un pasajero, en el que la información sobre el transporte ferroviario se presenta en forma digital electrónica y está contenida en el sistema de control automatizado para el transporte de pasajeros en el transporte ferroviario. Tal definición está contenida en la orden del Ministerio de Transporte de Rusia del 21 de agosto de 2012 No. 322. Por lo tanto, un boleto electrónico no es un documento en papel. Por lo tanto, a diferencia de las entradas en forma de papel es imposible tenerlo en cuenta en la caja de la organización como parte de los documentos monetarios (Instrucciones para el plan de cuentas).

Registre la compra de un boleto de tren electrónico en la contabilidad como un pago regular por servicios de una organización de terceros:

Debe 76 (60) Haber 51

- pagado por un billete de tren electrónico comprado para un empleado enviado en un viaje de negocios (sobre la base de una orden de pago).

Después de que el empleado presente documentos de viaje , cancele el costo de un boleto electrónico para gastos (cláusulas 5, 7 PBU 10/99).

Regístrelo así:

Débito 26 (20, 25, 44...) Crédito 76 (60)

- el costo de la entrada está incluido en los gastos de la organización.

Viaje de negocios para concluir un contrato para el próximo año.

Situación: cómo reflejar en la contabilidad los gastos de viaje y las ganancias promedio de un empleado que realizó la tarea de concluir contratos para el próximo año

Si se envía a un empleado a un viaje de negocios para celebrar un acuerdo, estos son los gastos de viaje habituales de la organización (gastos por actividades ordinarias) (cláusulas 5, 7 PBU 10/99). El empleado realiza sus deberes definidos por la tarea. Los gastos corresponden al período en el que se realizó el viaje de negocios. Es decir, se cumple la condición para la cancelación de costos en la contabilidad (cláusula 18 de la PBU 10/99). Por lo tanto, las siguientes publicaciones son legales:

Débito 20 (44, 25, 26...) Crédito 71 (76, 60)

- se tienen en cuenta los gastos de viaje del empleado;

Débito 20 (44, 25, 26...) Crédito 70

- salario acumulado por el monto de los ingresos promedio del empleado durante el viaje de negocios.

Pero en un caso determinado, los gastos de viaje asociados con la celebración de contratos para el próximo año también se pueden tener en cuenta en la cuenta 97 "Gastos diferidos". A pesar de que desde 2011 la cuenta 97 no se ha utilizado en todos los casos en que se utilizó anteriormente, se puede utilizar siempre que los montos correspondientes se nombren explícitamente como gastos diferidos en el PBU actual. O los importes pueden tenerse en cuenta en la cuenta 97 si cumplen los siguientes criterios:

• la organización incurrió en gastos, mientras que la contraparte no tenía obligaciones contrarias a ella (de lo contrario, se reconoce Cuentas por cobrar, no consumo);

• estos gastos no forman el costo de los inventarios ni un indicador del costo de producción y no están relacionados con la venta de bienes del período corriente;

• los gastos determinan la recepción de ingresos a lo largo de varios periodos sobre los que se informa y no afectan resultados financieros período actual.

Por lo tanto, si el propósito del viaje es concluir un acuerdo para el próximo año y este acuerdo establece que la organización de envío recibirá ingresos en el futuro (por ejemplo, vende productos a un comprador potencial), entonces se pueden reflejar los gastos de viaje. en gastos diferidos. Puede comenzar a cancelarlos al precio de costo desde el momento en que el contrato celebrado entra en vigor de manera uniforme durante todo el período de validez. Así, la condición sobre la correspondencia de los gastos incurridos con los ingresos recibidos se observa plenamente (párrafo 19 de la PBU 10/99). En contabilidad, esto se refleja de la siguiente manera:

Débito 97 Crédito 71 (76, 60), 70

- los gastos de viaje de un empleado, las ganancias promedio durante un viaje de negocios se tienen en cuenta como parte de los gastos futuros;

Débito 20 (44, 25, 26...) Crédito 97

- parte de los costos se cancela para gastos corrientes (desde el inicio del contrato).

IVA sobre gastos de viaje

Los montos del IVA para gastos de viaje deben asignarse en los formularios de informes estrictos apropiados (cláusula 18 de la sección II del Apéndice 4 del Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de diciembre de 2011 No. 1137). Si los gastos de viaje reducen la base imponible, elimine el IVA con entradas:

Débito 19 Crédito 71 (76, 60)

- IVA incluido en los gastos de viaje;

Débito 68 subcuenta "Liquidaciones de IVA" Crédito 19

- Aceptado para la deducción del IVA en gastos de viaje.

No se puede deducir el monto del IVA sobre los gastos que no reducen los ingresos imponibles (cláusula 7, artículo 171 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Debe cancelarse mediante el cableado:

Débito 91-2 Crédito 19

- Se canceló el IVA sobre gastos no productivos.

Las empresas que emiten dinero a cuenta, acumulan dividendos y envían empleados en viajes de negocios, a menudo tienen que discutir con los inspectores. La esencia del desacuerdo se reduce a lo siguiente: ¿es necesario cobrar el impuesto sobre la renta personal y qué tasa se debe aplicar? Analizamos la práctica reciente de arbitraje y descubrimos en qué situaciones los jueces apoyan a las organizaciones y en cuáles se ponen del lado de las autoridades fiscales.

Los gastos de viaje

Documentos de respaldo

Tradicionalmente, durante las inspecciones, las autoridades fiscales exigen documentos que confirmen el carácter oficial del viaje de negocios. A falta de tales documentos, los auditores declaran que el viaje se realizó con fines personales, debiendo retenerse el IRPF al trabajador cedido.

Los jueces invariablemente se ponen del lado de las empresas. Por ejemplo, una organización del Okrug autónomo de Yamalo-Nenets envió a dos trabajadores a Moscú. El primero recibió la tarea de concluir contratos con contratistas, el segundo, tomar un curso en la academia de administración. Los inspectores creían que a su regreso de la capital, los empleados deberían haber pegado copias de los contratos celebrados y una copia del certificado de formación avanzada en sus informes de gastos. Dado que estos documentos no estaban disponibles, los auditores consideraron los gastos de viaje como ingresos personales sujetos al IRPF.

Sin embargo, los jueces concluyeron que solo el propio empleador puede decidir qué documentos de respaldo necesita. Si la empresa aceptó informes anticipados, entonces, a pesar de la ausencia de contratos y certificados de capacitación avanzada, la orientación productiva de los gastos está fuera de toda duda. Como resultado, los empleados no tienen ingresos sujetos a impuestos (la decisión del Octavo Tribunal de Apelación de Arbitraje de fecha 9 de noviembre de 2011 No. A81-1294 / 2011 no se modificó por la decisión del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Occidental de fecha febrero 24, 2012 N° A81-1294/2011).

Hay conclusiones similares en otras decisiones judiciales. En particular, los jueces del Distrito de Moscú reconocieron: "... la propia organización determina en qué viajes de negocios qué documentos redactar para confirmar el hecho del viaje de negocios del empleado" (decreto del Noveno Tribunal de Apelación de Arbitraje con fecha 20.01.2019). 12 No. 09AP-34530/2011-AK, dejado sin cambios por la decisión FAS Distrito de Moscú del 14 de mayo de 2012 No. A40-66362 / 11-91-285).

Viaje de negocios sin motivo comercial

A veces, el propósito del viaje es obviamente improductivo, y el empleador lo declara abiertamente. En tal situación, según los funcionarios, todos los gastos de viaje son ingresos imponibles del empleado. Esta posición se establece en la carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 22 de noviembre de 2010 No. 03-04-06 / 6-272.

Pero en la práctica del arbitraje hay ejemplos en los que los jueces reconocieron: incluso en el caso de un propósito no oficial de un viaje de negocios, no es necesario retener el impuesto sobre la renta personal de un empleado. Esta decisión fue tomada por el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú en relación a una empresa que envió a sus empleados a participar en carreras de motos y en el juego Brain Ring. El principal argumento fue el hecho de que el empleador inició el viaje de negocios. En cuanto a los empleados, no estaban interesados ​​en el viaje, y no tenían que pagar impuesto sobre la renta (Decreto N° A40-35658/10-4-154 del 03.12.12).

Sin embargo, no se puede descartar que en otra ocasión los árbitros coincidan con los oficiales. Por tanto, en nuestra opinión, es más seguro devengar y retener el IRPF. Y posteriormente, la empresa, por orden del jefe, puede compensar a los empleados por el monto del impuesto.

excursiones de un día

Muchas disputas son causadas por viajes de negocios, cuya duración no excede las 24 horas. Las autoridades fiscales están convencidas de que los empleados no tienen derecho a la asignación diaria para viajes de corta duración. Y si, no obstante, la empresa pagó una cierta cantidad, entonces este dinero no puede considerarse viáticos y debe incluirse en la base del impuesto sobre la renta personal (ver, por ejemplo, carta del Servicio Federal de Impuestos para Moscú con fecha 07.05.09 No. 20- 15 / 3 / [correo electrónico protegido]).

Práctica de arbitraje sobre este tema es ambiguo. Hace algunos años, el Tribunal Supremo de Arbitraje apoyó a los inspectores y confirmó que la asignación diaria para un viaje de negocios de un día es el ingreso imponible de un empleado (determinación del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa de fecha 22.10.09 No. VAS- 13740/09). Las autoridades federales llegaron a conclusiones similares. tribunales de arbitraje(Ver, por ejemplo, la decisión del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de los Urales del 29 de junio de 2009 No. Ф09-4274/09-С2).

Pero últimamente la situación ha comenzado a cambiar. Recientemente, el Servicio Antimonopolio Federal del Distrito de Moscú tomó decisiones en contra de la inspección. Los jueces, en particular, señalaron: si la organización no es presupuestaria, entonces tiene derecho a establecer cualquier duración de un viaje de negocios, desde varias horas hasta varios meses. Las dietas están exentas del IRPF independientemente de la duración del viaje (Decretos N° A56-48850/2011 del 30.07.12 y N° A05-8580/2011 del 29.06.12).

Pero se desconoce el resultado de otras disputas similares, y es posible que sea negativo para la organización. En este sentido, es más fácil para las empresas que no quieren dedicar tiempo y esfuerzo a litigios cobrar el impuesto sobre la renta en viajes de negocios de un día.

Montos contables no recuperados

Como usted sabe, un empleado que ha recibido efectivo contra un informe está obligado a informar dentro de los tres días hábiles posteriores al vencimiento del período por el cual se emitió el dinero. Esto se establece explícitamente en el párrafo 4.4 del Reglamento sobre el mantenimiento transacciones en efectivo, aprobado por el Banco de Rusia con fecha 12 de octubre de 2011 No. 373-P*.

En caso de que hayan transcurrido tres días hábiles y no se haya presentado el informe anticipado, las autoridades fiscales invariablemente causan el impuesto sobre la renta de las personas físicas sobre la totalidad del valor contable. Los inspectores razonan de la siguiente manera: dado que el empleado no informó dónde gastó el dinero, entonces los fondos se gastaron en sus objetivos personales. Por lo tanto, es la renta imponible del empleado.

Pero los jueces opinan lo contrario: la ausencia de un informe anticipado por sí sola no significa que el empleado haya utilizado el dinero de la empresa para sus propias necesidades. Por esta razón, los valores contables no devueltos no pueden ser considerados como un beneficio económico para el trabajador (Resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Lejano Oriente del 10 de mayo de 2012 N° F03-710/2012 y el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Norte). Distrito Oeste de 2 de agosto de 2012 No. A05-7569/2011).

La situación es diferente con el dinero que los empleados recibieron no en la caja, sino en la cuenta de la tarjeta de la empresa. Este método de obtención de fondos contables no está regulado, porque el Reglamento sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo solo prevé la emisión de dinero en efectivo bajo el informe. Quizás por esta razón, los jueces son menos leales a la situación cuando el empleado no informó a tiempo sobre el dinero de la "tarjeta". Dichos montos, por regla general, se reconocen como ingresos imponibles de un empleado (ver, por ejemplo, la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Cáucaso Norte del 18 de abril de 2012 No. A32-6514 / 2010).

Dividendos que son desproporcionados a las acciones de los participantes en el capital autorizado

Muchos conflictos surgen debido a los dividendos acumulados por los fundadores individuales. El hecho es que se prevé una tasa reducida del impuesto sobre la renta de las personas físicas del 9% para los dividendos, mientras que la mayoría de los demás pagos están gravados con una tasa del 13%.

Pero no hay una claridad completa en cuanto a lo que cuenta como dividendos. En el capítulo 23 "Impuesto sobre la renta individuos» No existe tal definición en el Código Fiscal de la Federación Rusa. Pero en otros capítulos del Código Tributario hay dos definiciones de dividendos a la vez. El primero está en el artículo 43 del Código Fiscal de la Federación Rusa. Dice que los dividendos son ingresos recibidos por un accionista o miembro de una organización en la distribución beneficio neto en proporción a la participación en el capital autorizado. La segunda definición se encuentra en el artículo 275 del Código Fiscal de la Federación Rusa. De acuerdo con esta definición, los dividendos son ingresos de participacion equitativa en las actividades de la empresa. Por lo tanto, la principal diferencia entre estas definiciones radica en la palabra "proporcionalmente".

Las organizaciones que acumulan dividendos desproporcionadamente a las acciones de los fundadores generalmente se guían por la definición del Artículo 275 del Código Fiscal de la Federación Rusa. Consideran tales pagos como dividendos y sujetos a una tasa reducida del 9%. Los inspectores objetan: el artículo 275 del Código Fiscal de la Federación Rusa se refiere al impuesto sobre la renta y no se puede aplicar al calcular el impuesto sobre la renta personal. Los jueces están de acuerdo con las autoridades fiscales (ver, por ejemplo, la decisión del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste del 17 de abril de 2012 No. A13-2089/2010).

La siguiente pregunta es: ¿se debe aplicar la tasa del 13% a la totalidad del monto de los dividendos? ¿O se deben dividir los dividendos en dos partes: una corresponde a la distribución proporcional y se grava con una tasa del 9%, la segunda excede el monto de la "prorrata" y se grava con una tasa del 13%? Los funcionarios fiscales insisten en la primera opción, las empresas - en la segunda. Las organizaciones suelen ganar en los tribunales (véanse, por ejemplo, las resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste del 28 de abril de 2012 No. A13-7191/2010, el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste del 27 de junio , 2011 N° A13-2088/2010).

Otras sentencias judiciales en materia de IRPF adoptadas este año

Ingresos de los empleados

"Cálculo", 2007, N 2

¿Cómo contabilizar los gastos si un empleado se enferma en un viaje de negocios, si el vuelo se retrasa debido a las condiciones climáticas o si es necesario enviar a un trabajador autónomo a un viaje de negocios? Lea sobre el procedimiento para el pago de gastos en estas y otras situaciones en el libro "Informe Anual - 2006".

Fuerza mayor en un viaje de negocios

En la práctica, el curso normal de un viaje de negocios puede verse interrumpido por circunstancias imprevistas: tanto externas como relacionadas con el propio empleado. Esto puede ser mal tiempo que retrasó la salida de la aeronave, un accidente, cuarentena y otras razones por las que se retrasa el viaje de negocios.

Entonces, cómo pagar los gastos si el empleado está en un viaje de negocios y no puede regresar a tiempo por razones objetivas. En tales casos, al regreso, el empleado debe ser reembolsado por:

• Subsidio diario;
• gastos de alquiler de viviendas.

Algunos contadores consideran estos gastos extraordinarios. Sin embargo, en la práctica puede ser difícil obtener documentos que confirmen una emergencia. Así que es más fácil hacerlo de esta manera.

Emitir una orden para extender el viaje. En este caso, estos costes se considerarán gastos de viaje normales.

Para evitar problemas, solicite a la empresa asociada a la que se envía al empleado que incluya en el certificado de viaje la fecha real de salida del lugar del viaje de negocios. Es decir, los días de un viaje de negocios incluirán también los días de un desastre natural.

Si esto falla, los gastos sólo pueden justificarse mediante una orden de prolongación del viaje y los billetes. Sin embargo, en este caso, los desacuerdos con las autoridades fiscales son posibles. Un argumento adicional a su favor será la Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 6 de diciembre de 2002 N 16-00-16 / 158. Establece que solo un pedido es suficiente para confirmar un viaje de negocios.

Empleado en viaje de negocios se enferma

Puede suceder que un empleado en un viaje de negocios se enferme repentinamente. Luego, a su regreso, la empresa deberá reembolsarle el tiempo de su enfermedad:

• Subsidio diario;
• el costo de alquilar una vivienda;
• licencia por enfermedad (Artículo 168 del Código Laboral, Instrucción conjunta del Ministerio de Finanzas de la URSS, el Comité Estatal de Trabajo de la URSS y el Consejo Central de Sindicatos de toda la Unión del 7 de abril de 1988 N 62 "En viajes de negocios dentro de la URSS" ).

Si el empleado fue tratado en un hospital, entonces no se le pagan los costos de alquiler de una vivienda por estos días. La empresa puede compensar los viáticos por enfermedad durante un viaje de negocios por un período de no más de dos meses (cláusula 16 de la Instrucción conjunta del Ministerio de Finanzas de la URSS, el Comité Estatal de Trabajo de la URSS y el Consejo Central de Comercio de toda la Unión). Sindicatos de fecha 7 de abril de 1988 N 62).

Tenga en cuenta: la licencia por enfermedad solo se puede pagar si el empleado presenta una licencia por enfermedad.

Si la empresa envía a un trabajador a tiempo parcial en un viaje de negocios, entonces, en el lugar de trabajo principal, dicho empleado emite vacaciones sin ahorrar salarios(a su cargo). Si un empleado se enferma durante este período, no se le paga la licencia por enfermedad (párrafo 15 de la Resolución del Presidium del Consejo Central de Sindicatos de toda la Unión del 12 de noviembre de 1984 N 13-6).

Viaje de negocios a tiempo parcial

Cuando un trabajador a tiempo parcial realiza un viaje de negocios, se le paga el salario promedio en la organización que lo envió.

Si se envía a un empleado en un viaje de negocios al mismo tiempo para el trabajo principal y combinado, entonces debe acumular el salario promedio para ambos puestos y distribuir los gastos de viaje entre estas empresas por acuerdo.

Servicios de comunicación

Si un empleado en un viaje de negocios llamó a su oficina o a una empresa asociada en otra ciudad, entonces debe ser compensado por el costo de las negociaciones. Un recibo del hotel con una copia impresa de los números de teléfono a los que llamó el empleado confirmará la naturaleza productiva de los costos. Asimismo, se reembolsan los costes de las llamadas desde un teléfono móvil.

El empleado puede justificar la necesidad de tales negociaciones en un memorando dirigido al jefe de la empresa, en el que debe imponer la resolución "Contabilidad para pagar".

Fin de semana

Si durante el viaje de negocios caen fines de semana y días festivos, el empleado no dispone de otros días de descanso a su regreso. Si el empleado fue enviado especialmente a trabajar los fines de semana y días festivos (por ejemplo, a una exposición o feria), entonces se le debe cobrar un pago adicional por estos días o se le deben proporcionar días adicionales de descanso.

Viaje de negocios de un día: ¿pagar o no?

Un viaje de negocios de un día se emite de la manera habitual. El empleado es enviado a una tarea por orden del jefe de la empresa. Pero no se puede emitir un certificado de viaje para un empleado (cláusula 2 de la Instrucción del Ministerio de Finanzas de la URSS, el Comité Estatal de Trabajo de la URSS y el Consejo Central de Sindicatos de toda la Unión del 7 de abril de 1988 N 62). Basta con hacer una nota en el registro de empleados que se van en viajes de negocios.

Si un empleado al final de la jornada laboral decide quedarse en el lugar del viaje de negocios, también se le puede pagar el costo del alquiler de la vivienda. Es cierto que en esta situación, un viaje de negocios no se considerará de un día.

Como regla general, si un empleado de la empresa puede regresar a su lugar de residencia todos los días (incluso durante un viaje de negocios de un día), entonces no se le paga por día. Sin embargo, si se emitieron al empleado, esta cantidad no reduce los ingresos imponibles y se incluye en el ingreso total del empleado (Carta del Servicio Federal de Impuestos de Moscú con fecha 10 de febrero de 2006 N 20-12 / 11312).

Si el empleado puede regresar a casa o no, lo decide el jefe de la empresa. Al mismo tiempo, debe tener en cuenta la distancia, la naturaleza del trabajo realizado por el empleado, el tiempo que necesita para descansar. Esta decisión debe reflejarse en la orden de viaje, en la que se indica su duración.

Si el jefe de la empresa ha decidido que el empleado no puede regresar a casa, entonces se emitirán viáticos de forma general (Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 29 de marzo de 1999 N 04-02-05 / 6) .

Si a un empleado se le paga por día, se le debe emitir un certificado de viaje.

Si se cancela el viaje

El viaje fue planeado con anticipación. En la víspera de la salida, se canceló, ya que no había necesidad de ello. Sin embargo, los fondos ya se gastaron: se compraron boletos, se obtuvieron visas y se emitieron montos para gastos de viaje.

Está claro que se devolverá el dinero imputable. Pero ¿qué pasa con otros gastos? Por lo general, el dinero de los boletos no utilizados se puede recuperar. Sin embargo, esto no devuelve la cantidad total. Pero las tarifas de visa no pueden ser reembolsadas.

Todos estos costos son improductivos. En contabilidad se clasifican como otros gastos (PBU 10/99). Para que los costos sean reconocidos en la contabilidad fiscal, es necesario que estén económicamente justificados. Sin embargo, en este caso, es difícil vincular los costos del viaje de negocios cancelado con la ganancia.

Puede intentar justificar la penalización que se le retendrá al devolver los billetes como penalización por incumplimiento del contrato de transporte. Dichas sanciones pueden reducir la base imponible (inciso 13, inciso 1, artículo 265 del Código Tributario). Pero en este caso, esté preparado para defender su posición en la corte.

Como regla, tales gastos son insignificantes y raros. Por lo tanto, si desea evitar disputas con las autoridades fiscales, es mejor no reducir la base imponible de las mismas.

Viaje "no empleado"

El viaje de un empleado con el que se ha celebrado un contrato de derecho civil (por ejemplo, un contrato o una cesión) no se considera un viaje de negocios. Sin embargo, la empresa puede reembolsar a dicho empleado los gastos de viaje. Para ello, los costes incurridos deben ser:

• directamente relacionado con los servicios prestados (trabajo realizado);
• documentado.

Además, la condición para el reembolso de los costos debe especificarse en el contrato. Entonces el trabajador no tendrá que pagar el impuesto sobre la renta personal sobre ellos, y la empresa no tendrá que pagar el impuesto social unificado y las contribuciones "por lesiones".

Sucede que se envía a una persona en un viaje de negocios que no tiene relaciones oficiales con la empresa. Puede haber una variedad de razones para esto: un empleado puede estar en el personal de una empresa "amiga" o incluso recibir un salario no oficial. Tenga en cuenta: los inspectores pueden considerar los pagos a este empleado no como compensación por un viaje de negocios, sino como sus ingresos. En este caso, en una disputa con los revisores, use los siguientes argumentos.

El hecho de que un empleado realice la tarea de la empresa ya es evidencia del cumplimiento de sus deberes laborales. Y una vez que una persona ha comenzado a trabajar, el contrato de trabajo se considera automáticamente celebrado (artículo 67 del Código del Trabajo), incluso si no está redactado en papel. Por lo tanto, no hay consecuencias fiscales para la empresa y el empleado. Los tribunales de arbitraje se adhieren a la misma opinión (Resoluciones de la FAS del Distrito de Moscú del 5 de diciembre de 2003 N KA-A40 / 9726-03 y la FAS del Distrito Volga-Vyatka del 29 de julio de 2003 N A31-541 / 1) .

Sin embargo, para evitar reclamos durante la verificación, es mejor redactar contratos de trabajo de duración determinada para el período de viajes de negocios con autónomos.

¿Es legal incluir en los costos laborales sobre la base del párrafo 6 del art. 255 del Código Fiscal de la Federación Rusa, ¿la cantidad de ganancias promedio retenidas por el empleado durante el período de su viaje de negocios de naturaleza no productiva (por ejemplo, competiciones deportivas)? ¿Este pago está sujeto a un impuesto social único?

Según el art. 167 del Código Laboral de la Federación Rusa, al enviar a un empleado en un viaje de negocios, retiene sus ganancias promedio. Un viaje de negocios es un viaje de un empleado por orden del empleador por un cierto período de tiempo para realizar una asignación oficial fuera del lugar de trabajo permanente (Artículo 166 del Código Laboral de la Federación Rusa).

La legislación laboral no define el término "cesión de servicios" y no contiene criterios para clasificar ciertas órdenes y órdenes del empleador como asignaciones oficiales.

Sin embargo, según el art. 60 del Código Laboral de la Federación de Rusia, el empleador no tiene derecho a exigir que el empleado realice un trabajo que no esté previsto en el contrato de trabajo. En consecuencia, una asignación oficial no puede ir más allá de las funciones de un empleado en relación con un puesto, especialidad o profesión (función laboral) determinada por un contrato de trabajo. Dado que un viaje de negocios en todos los casos tiene un propósito conocido de antemano por las partes en el contrato de trabajo, la asignación oficial debe ser una tarea específica y específica del empleador para que el trabajador desempeñe las funciones incluidas en su función laboral.

De la pregunta se desprende que el trabajador, cuya función laboral no tiene nada que ver con el deporte, fue enviado por el empleador a competiciones deportivas que se desarrollaban en otra localidad. Tal viaje de un empleado no es un viaje de negocios, por lo que las garantías establecidas por el art. 167 del Código Laboral de la Federación Rusa. El empleador decide por su cuenta las cuestiones de pago por un "viaje de negocios que no sea de producción".

Al mismo tiempo, de conformidad con el apartado 6 del art. 255 del Código Fiscal de la Federación Rusa, los gastos del impuesto sobre la renta incluyen la cantidad de ganancias promedio acumuladas por un empleado, retenidas durante la duración de sus funciones estatales o públicas y en otros casos previstos por la legislación laboral. Dado que el viaje del empleado no es un viaje de negocios, entonces el monto de las ganancias promedio acumuladas no se puede imputar a los gastos del impuesto sobre la renta.

Cualquier costo de la organización por viajes de negocios que no sean de producción (incluidos los costos de pagar a los empleados para viajar a otra localidad y regresar y vivir allí, para pagar las asignaciones diarias) no se pueden imputar a los gastos del impuesto sobre la renta, ya que no cumplen con los criterios establecidos. por el apartado 1 del art. 252 del Código Fiscal de la Federación Rusa (no destinado a generar ingresos). Dichos costos no se tienen en cuenta a los efectos de la tributación de las ganancias (cláusula 49, artículo 270 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Según el apartado 3 del art. 236 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, los pagos y remuneraciones a favor de los empleados (independientemente de la forma en que se realicen) no se reconocen como objeto de tributación por un impuesto social único (UST), si las organizaciones contribuyentes no lo hacen. clasificar dichos pagos como gastos que reducen base imponible para el impuesto sobre la renta de sociedades en el período de declaración (impuesto) actual. Por lo tanto, los gastos por viajes de negocios no productivos, incluido el monto de las ganancias promedio, no pueden estar sujetos al UST.