"Съвременно счетоводство", N 4, 2004г

Изисквания за държане на пари в брой Париорганизации се създават с Реда за извършване на касови операции в Руска федерация, одобрен с Решение на Съвета на директорите на Централната банка на Русия от 22 септември 1993 г. N 40 (наричана по-долу „Процедура за извършване на касови транзакции).

Съгласно клауза 3 от посочената Процедура за сетълмент в брой всяко предприятие трябва да разполага с каса. В тази връзка ръководителите на предприятия са длъжни да оборудват каса (изолирано помещение, предназначено за получаване, издаване и временно съхраняване на пари в брой) и да осигурят безопасността на парите в касата, както и когато те се доставят от банка институция и се предава на банка (клауза 29 от Процедурата).

Нека да посочим изискванията, наложени от действащото законодателство към касата, както и изискванията за оборудването на касата и безопасността на средствата по време на тяхното съхранение и транспортиране.

Изисквания за касиер

Касиерите, контрольорите, касиерите-контрольори (включително старши), както и други служители, изпълняващи задълженията на касиери (контрольори), са включени в Списъка на длъжностите и работата, заменена или изпълнявана от служители, с които работодателят може да сключи писмени споразумения за пълен индивидуална отговорност за липсата на поверено имущество, одобрена с Указ на Министерството на труда на Русия от 31 декември 2002 г. N 85. Този указ утвърди и стандартна форма на споразумение за пълна индивидуална отговорност (посочено в приложението към чл. ).

Съгласно клауза 32 от Процедурата за извършване на касови операции, след издаване на заповед (решение, решение) за назначаване на касиер за работа, ръководителят на предприятието е длъжен срещу разписка да го запознае с Процедурата за извършване на касови операции в Руската федерация, след което се сключва споразумение за пълна отговорност с касиера (стандартен формуляр на споразумение за пълна отговорност е даден в приложението).

Процедурата за извършване на касови операции установява, че:

• касиерът, в съответствие с действащото законодателство за отговорността на работниците и служителите, носи пълна отговорност за безопасността на всички стойности, приети от него, и за щети, причинени на предприятието както в резултат на умишлени действия, така и в резултат на немарливо или непочтено отношение към задълженията му (параграф 33) ;
• на касиера е забранено да поверява изпълнението на поверената му работа на други лица (клауза 34);
• в предприятия, които имат един касиер, ако е необходимо временно да го замени, изпълнението на задълженията на касиер се възлага на друг служител с писмена заповед на ръководителя на предприятието (решение, решение). С този служител се сключва споразумение за пълна отговорност (клауза 35);
• в случай на внезапно напускане на работа (заболяване и др.), стойностите по неговия отчет незабавно се преизчисляват от друг касиер, на когото са прехвърлени, в присъствието на ръководителя и главния счетоводител на предприятието или в наличие на комисия от лица, определени от ръководителя на предприятието. За резултатите от преизчисляването и прехвърлянето на стойности се съставя акт, подписан от посочените лица (клауза 35);
• в предприятия с голям брой поделения или обслужвани от централизирани счетоводни отдели, възнаграждение, изплащане на обезщетения за социална осигуровка, стипендиите могат да се извършват с писмена заповед на ръководителя на предприятието (решение, решение) от други, с изключение на касиери, лица, с които е сключен договор за пълна отговорност и на които са всички права и задължения, установени с Процедурата за провеждане Прилагат се касови операции за касиери (клауза 36);
• в малки предприятия, които нямат касиер на персонал, задълженията на последния могат да се изпълняват от главния счетоводител или друг служител с писмена заповед на ръководителя на предприятието, при сключване на споразумение с него за пълна отговорност ( клауза 36).

Съгласно параграф 31 от Процедурата за извършване на касови операции, преди отваряне на касата и металните шкафове, касиерът е длъжен да провери безопасността на брави, врати, решетки и пломби, за да се увери, че охранителната аларма работи. В случай на повреда или отстраняване на пломбата, счупване на брави, врати или решетки, касиерът е длъжен незабавно да съобщи това на ръководителя на предприятието, който съобщава за инцидента на органите на вътрешните работи и взема мерки за защита на касата преди пристигането на служителите им.

Параграф 29 от Правилника за извършване на касови операции също така установява, че при извършване на операциите касиерът трябва да заключва вратите на касата. Забранен е достъпът до помещенията на касата на лица, които не са свързани с нейната работа. Също така е забранено съхраняването в касата на парични средства и други ценности, които не принадлежат на това предприятие.

Изисквания към оборудването на касата

Приложение № 3 към Реда за извършване на касови операции съдържа Единните изисквания за техническо укрепване и сигнално оборудване в касите на предприятията. Съгласно параграф 3 от настоящите изисквания, за да се осигури надеждна безопасност на паричните средства и ценностите, касата трябва да отговаря на следните изисквания:

• да бъде изолиран от други офиси и помощни помещения;
• разположени на междинни етажи на многоетажни сгради. В двуетажни сгради касите са разположени на горните етажи. В едноетажни сгради прозорците на касовата стая са оборудвани с вътрешни капаци;
• имат масивни стени, масивни подове и тавани, надеждни вътрешни стени и прегради;
• да се затваря на две врати: външна, отваряща се навън и вътрешна, изпълнена под формата на стоманена решетка, отваряща се към вътрешното разположение на касата;
• да бъдат оборудвани със специален прозорец за издаване на пари;
• разполагат със сейф (метален шкаф) за съхранение на пари и ценности, в без провалздраво закрепени към строителните конструкции на пода и стената със стоманени ръбове;
• разполагат с подходящ пожарогасител.

Параграф 29 от Реда за извършване на касови операции също така установява, че всички парични и ценни книжав предприятията, като правило, те се съхраняват в огнеупорни метални шкафове, а в някои случаи - в комбинирани и обикновени метални шкафове, които в края на работния ден се заключват с ключ и се запечатват с касиерска пломба. Ключовете от метални шкафове и пломби се съхраняват от касиери, на които е забранено да ги оставят на уговорените места, да ги прехвърлят на неупълномощени лица или да правят незаписани дубликати.

Осчетоводени дубликати на ключове в опаковки, запечатани от касиери, ковчежета и др. се съхраняват от ръководителите на предприятия. Най-малко веднъж на тримесечие те се проверяват от комисия, назначена от ръководителя на предприятието, резултатите от която се записват в акта.

Ако се установи загуба на ключа, ръководителят на предприятието докладва за инцидента на органите на вътрешните работи и предприема мерки за незабавно подмяна на ключалката на металния шкаф.

Изисквания за безопасност на средствата при тяхното съхранение и транспортиране

За да се гарантира безопасността на средствата при тяхното съхранение и транспортиране, организациите трябва да спазват препоръките, дадени в Приложение № 2 към Реда за извършване на касови операции.

Съгласно горните препоръки, при наемане и назначаване на длъжности, свързани с извършване на касови операции, поддръжка на пожароизвестители, охрана и транспортиране на средства или периодично включване на лица в горните работи, се препоръчва ръководителите на предприятия да кандидатстват за органите на вътрешните работи и лечебните заведения да получат информация за тези лица, като се има предвид, че следните лица нямат право да извършват касови операции, поддържат пожароизвестителни системи, защитават и транспортират средства:

• по-рано привлечени към наказателна отговорност за умишлени престъпления, чиито присъди не са отменени или не са отстранени по предписания начин;
• страдащи от хронични психични заболявания;
• системно нарушаване на обществения ред;
• злоупотреба с алкохол или употреба на наркотици без лекарско предписание.

При транспортиране на пари и ценности от банкови институции или депозирането им ръководителят на предприятието трябва да осигури охрана на касата и при необходимост автомобил.

При транспортиране на пари до касата, придружаващите лица и шофьора превозно средствозабранено:

• оповестява маршрута на движение и размера на доставените пари и ценности;
• допускат неопределени от ръководителя на предприятието лица за доставката им до купето на превозното средство;
• следвайте пеша, минавайки или градски транспорт;
• посещение на магазини, пазари и други подобни места;
• изпълнява всякакви инструкции и по какъвто и да е друг начин да се отклонява от доставката на пари и ценности до местоназначението им.

Изисквания за документиране на касови операции

До известна степен настоящата процедура допринася за безопасността на средствата документацияпаричен поток. В клауза 22 от Процедурата за извършване на касови операции е установено, че всички постъпления и теглене на пари в брой трябва да се отчитат от касиера в касовата книга веднага след транзакцията. Освен това всяко предприятие поддържа само една касова книга, която трябва да бъде номерирана, завързана и запечатана. Броят на листовете в касовата книга се удостоверява с подписите на ръководителя и главния счетоводител на предприятието. Не се допускат изтривания и неуточнени корекции в касовата книга. Направените корекции се удостоверяват с подписите на касиера, както и на главния счетоводител на предприятието или лицето, което го замества. Правилността на касовата книга се контролира от главния счетоводител на организацията.

Приемането на пари в брой от касите на предприятията се извършва по приходни ордери, подписани от главния счетоводител или упълномощено за това лице с писмена заповед на ръководителя на предприятието.

Издаването на пари от касата се извършва стриктно по разходни ордери или надлежно изпълнени други документи (платежни (разплащателни) извлечения, заявления за издаване на пари, фактури и др.) с налагане на печат върху тези документи с подробности за разходен касов ордер. Документите за издаване на пари трябва да бъдат подписани от ръководителя, главния счетоводител на предприятието или упълномощени за това лица, както и лицето, което е получило парите. Съгласно параграф 27 от Процедурата за извършване на касови операции издаването на пари от касата, непотвърдено от разписката на получателя в касовия ордер или друг документ, който го замества, не се приема за оправдаване на остатъка на парите в касата . Тази сума се счита за недостиг и се събира от касата.

Касиерът издава пари само на лицето, посочено в касовия ордер или документ, който го замества. Ако издаването на пари се извършва с пълномощно, съставено по предписания начин, в текста на заповедта след фамилното име, собственото и бащиното име на получателя на парите, счетоводството посочва фамилното име, първо име и отчество на лицето, на което е поверено получаването на парите. Ако издаването на пари се извършва по извлечение, преди получаването на парите, касиерът прави надпис: „Чрез пълномощник“. При издаване на пари по разходен касов ордер или документ, който го замества на физическо лице, касиерът изисква представяне на документ (паспорт или друг документ), удостоверяващ самоличността на получателя, записва името и номера на документа, от кого и кога е издадена и избира разписката на получателя.

Получаването и издаването на пари по касови ордери може да се извършва само в деня на изготвянето им.

При получаване на входящи и изходящи касови ордери или заместващи ги документи, касиерът е длъжен да провери:

• наличието и автентичността на подписа на главния счетоводител върху документите, както и върху разходния касов ордер или документ, който го замества - разрешителен надпис (подпис) на ръководителя на предприятието или на упълномощени за това лица;
• коректност на документите;
• наличието на изброените в документите приложения.

Ако едно от тези изисквания не е изпълнено, касиерът връща документите в счетоводството за надлежна обработка.

Отговорност за нарушение на реда за съхраняване на средства

Съгласно параграф 38 от Процедурата за извършване на касови операции, учредителите на предприятия, висши организации (ако има такива), както и одитори (одиторски фирми) в съответствие със сключените споразумения, при извършване на документални одити и проверки в предприятия, одит на касата и да провери спазването на касовата дисциплина. В същото време трябва да се обърне специално внимание на въпроса за гарантиране на безопасността на парите и ценностите.

Спазването от страна на предприятията на изискванията на Процедурата за извършване на касови операции се проверява системно от банките.

Техническата изправност на касите и касите, осигуряващи условията за безопасност на парите и ценностите в предприятията, се проверява от органите на вътрешните работи в рамките на тяхната компетентност.

Съгласно параграф 39 от Процедурата за извършване на касови операции отговорността за спазването на посочената процедура се възлага на ръководителите на предприятия, главните счетоводители и касиерите.

В съответствие с член 15.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, нарушение на процедурата за работа с пари в брой и процедурата за извършване на парични транзакции, изразяващо се в извършване на парични разплащания с други организации над установените суми, не - получаване (непълна капитализация) в касата, неспазване на процедурата за съхранение на свободни пари в брой, както и при натрупване на пари в брой над установените лимити, води до налагане административна глобаза длъжностни лица в размер от 40 до 50 бр минимални размеризаплати; за юридически лица - от 400 до 500 минимални работни заплати.

Приложение

Стандартна форма на договор за пълна индивидуална отговорност

(име на компания)
наричан по-долу „Работодател“, представляван от ръководителя _____________________________
(Пълно име)
или негов заместник ______________________________, действащ на осн
(Пълно име)
_____________________________, от една страна, и _____________________
(устав, регламент, пълномощно) (наименование на длъжността)
_____________________________________________________________________________
(Пълно име)

наричани по-долу "Служителят", от друга страна, са сключили това Споразумение, както следва.

1. Служителят поема пълна финансова отговорност за недостига на имущество, поверено му от Работодателя, както и за вреди, претърпени от Работодателя в резултат на обезщетение за вреди на други лица, като във връзка с гореизложеното се задължава:

а) се грижи за имуществото на работодателя, прехвърлено му за изпълнение на възложените му функции (задължения), и взема мерки за предотвратяване на щети;

б) да информира своевременно Работодателя или прекия ръководител за всички обстоятелства, които застрашават безопасността на повереното му имущество;

в) води отчети, съставя и представя по установения ред стокови и други отчети за движението и наличностите на повереното му имущество;

г) участва в инвентаризацията, ревизията, други проверки на безопасността и състоянието на повереното му имущество.

1. Работодателят се задължава:

а) създава необходимите условия за нормална работа на Служителя и осигурява пълната безопасност на повереното му имущество;

б) да запознае Служителя с действащото законодателство относно отговорността на служителите за вреди, причинени на работодателя, както и други регулаторни правни актове (включително местни) относно реда за съхранение, приемане, обработка, продажба (ваканция), транспортиране, да използва в производствения процес и извършва други операции с прехвърленото му имущество;

в) извършва по установения ред инвентаризация, ревизии и други проверки на безопасността и състоянието на имуществото.

1. Определянето на размера на вредите, причинени от Служителя на Работодателя, както и щетите, понесени от Работодателя в резултат на обезщетение за вреди на други лица, и процедурата за тяхното обезщетяване се извършват в съответствие с приложимото законодателство.
2. Служителят не носи отговорност, ако вредата е причинена не по негова вина.
3. Настоящото споразумение влиза в сила от момента на подписването му. Това Споразумение се прилага за целия период на работа с имуществото на Работодателя, поверено на Служителя.
4. Това Споразумение е съставено в два екземпляра с еднаква юридическа сила, единият от които е при Работодателя, а вторият - при Служителя.
5. Промяната на условията на това Споразумение, добавянето, прекратяването или прекратяването на неговата валидност се извършват с писмено съгласие на страните, което е неразделна част от това Споразумение.

Адреси на страните по Споразумението: Подписи на страните по Споразумението:
Работодател ________________________ ________________________________
Служител _______________________________ ________________________________
Дата на сключване на договора за L.P

К. И. Ковалев

Консултант в списанието

"Модерно счетоводство"

В съответствие с „Правилника за реда за извършване на парични операции с банкноти и монети на Банката на Русия на територията на Руската федерация“ (наричана по-долу „Процедура за извършване на касови операции“), като част от мерките за гарантира безопасността на парите в брой, ръководителят на организацията е длъжен да оборудва каса (т.е. изолирано помещение, предназначено за получаване, издаване и временно съхранение на пари в брой) и да гарантира безопасността на парите в касата, както и когато са доставени от банкова институция и депозирани в банка. В случаите, когато по вина на ръководителя на организацията не са създадени необходимите условия за осигуряване на безопасността на средствата по време на тяхното съхранение и транспортиране, той носи отговорност по реда, предписан от закона.

Непременно организацията трябва да разработи и одобри ръководителя на Инструкцията: „За реда за депозиране на пари в брой под защита в неработно време и през уикендите и празниците“, „За процедурата за организиране на получаване на пари в банкова институция , доставката и доставката им до касата на организацията ”, „За реда на действията на охраната в случай на нападение в помещението, отредено за получаване и съхранение на пари в брой”.

Получаването на пари в брой в банкова институция се извършва от счетоводител-касиер (касиер). В малки организации, които нямат касиер на персонал, задълженията на последния могат да се изпълняват от главния счетоводител или друг служител с писмена заповед на ръководителя на организацията, при условие че сключи споразумение с тях за пълна индивидуална отговорност в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация.

Следните лица нямат право да извършват касови операции, да поддържат противопожарни и охранителни системи, да защитават и транспортират средства:

• Привлечени към наказателна отговорност за умишлени престъпления, чиито присъди не са отменени или не са отстранени по предписания начин;
• страдащи от хронични психични заболявания;
• системно нарушаване на обществения ред;
• Злоупотреба с алкохол или употреба на наркотици без лекарско предписание.

Ръководителят на организацията е длъжен да осигури на касата охрана и превозно средство при транспортиране на пари и ценности от банкови институции или депозирането им.

При транспортиране на средства на касиера, придружаващите го лица и водача на превозното средство е забранено:

• Разкриване на маршрута на движение и размера на доставените парични средства и ценности;
• · допускат лица, които не са определени от ръководителя на предприятието, за доставката им до купето на превозното средство;
• · следват пеша, минавайки или градски транспорт;
• посещение на магазини, пазари и др. места;
• изпълнява всякакви инструкции и по какъвто и да е друг начин да се отклонява от доставката на пари и ценности до местоназначението им.

Касовата стая трябва да бъде изолирана, а вратите към касата по време на транзакции трябва да бъдат заключени отвътре. Забранен е достъпът до помещенията на касата на лица, които не са свързани с нейната работа.

Всички парични средства и ценни книжа трябва да се съхраняват в огнеупорни метални шкафове (сейфове), а в някои случаи - в комбинирани и обикновени метални шкафове, които в края на работния ден се заключват с ключ и се запечатват с касова пломба. Ключовете от метални шкафове и пломби се съхраняват от касиери, на които е забранено да ги оставят на уговорените места, да ги прехвърлят на неупълномощени лица или да правят незаписани дубликати.

Отчетените дублирани ключове в пакети, запечатани от касиери, ковчежета и др. се съхраняват от ръководителя на организацията. Най-малко веднъж на тримесечие те се проверяват от комисия, назначена от ръководителя на организацията, резултатите от която се записват в отчета за проверка.

Ако се установи загуба на ключа, ръководителят на организацията взема мерки за незабавно подмяна на ключалката на металния шкаф (сейф).

Съхранение на пари в брой и други ценности на касата собственост на организацията, е забранено.

Преди отваряне на касата и металните шкафове (сейфове), касиерът е длъжен да провери безопасността на брави, врати, решетки и пломби, за да се увери, че охранителната аларма работи.

В случай на повреда или отстраняване на пломбата, счупване на брави, врати или решетки, касиерът е длъжен незабавно да съобщи това на ръководителя на организацията, който докладва за инцидента на органите на вътрешните работи и предприема мерки за защита на касата преди пристигането на служителите им.

В този случай ръководителят на организацията Главен счетоводителили лицата, които ги заместват, както и касиерът, след получаване на разрешение от органите на вътрешните работи, проверяват наличието на парични средства и други ценности, съхранявани в касата. Тази проверка трябва да бъде направена преди началото на паричните операции.

За резултатите от проверката се съставя акт, който се подписва от всички лица, участващи в проверката. Първият екземпляр от акта се предава на органите на вътрешните работи, вторият се изпраща на по-висша организация, а третият остава в организацията.

След издаване на заповед за назначаване на касиер за работа, ръководителят на организацията е длъжен да го запознае с тази инструкция срещу разписка, след което се сключва споразумение за пълна индивидуална отговорност с касиера.

Касиерът, в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, носи пълна отговорност за безопасността на всички ценности, приети от него, и за щетите, причинени на организацията, както в резултат на умишлени действия, така и в резултат на немарливо или непочтено отношение към задълженията му. На касиера е забранено да поверява изпълнението на поверената му работа на други лица.

Ако е необходимо временно да се замени касиерът, задълженията на касиера се възлагат на друг служител с писмена заповед на ръководителя на организацията. С този служител се сключва споразумение за пълна индивидуална отговорност. Съставя се акт за ревизия на средствата в касата.

В случай на внезапно напускане на работа (заболяване и др.), стойностите по неговия отчет незабавно се преизчисляват от друг касиер, на когото са прехвърлени, в присъствието на ръководителя на организацията и главния счетоводител или в наличието на комисия от лица, назначени от ръководителя на организацията. За резултатите от преизчисляването и прехвърлянето на стойности се съставя акт, подписан от посочените лица.

В съответствие с точка 1.2. „Ред за извършване на касови операции” за извършване на касови операции субектопределя максимално допустимия размер на паричните средства, които могат да се съхраняват в касата след вписване в касовата книга (наричан по-долу лимит на салдото в брой) в края на работния ден. Спазването на установения лимит за съхранение на пари в касата е предпоставка за гарантиране на сигурността на средствата.

За да се гарантира надеждната безопасност на парите и ценностите, касата задължително трябва да отговаря на следните изисквания:

• да бъде изолиран от други офиси и помощни помещения;
• разположени на междинни етажи на многоетажни сгради. В двуетажни сгради касите са разположени на горните етажи;
• · имат масивни стени, масивни подове и тавани, надеждни вътрешни стени и прегради;
• · да се затваря на две врати: външна метална врата с метална верига и зрително око отвътре, отваряща се навън, и вътрешна, изпълнена под формата на стоманен решетъчни отвор към вътрешното местоположение на касата, заключена с катинар с помощта на уши;
• да бъде оборудван със специален прозорец за издаване на пари във външната врата (стена). Размерът на прозореца трябва да бъде не повече от 20 х 30 см. Ако размерите на прозореца надвишават посочените по-горе, тогава отвън трябва да бъде укрепен с надеждна метална решетка;
• да бъдат оборудвани с решетки на прозорците. В зависимост от дизайна на използваната дограма, решетки могат да се монтират както от вътрешната страна на помещението, така и между рамките, но не и отвън. В стаи, където всички прозорци са оборудвани с решетки, една от тях е направена плъзгаща се с катинар;
• · да бъдат оборудвани с аларма, която контролира площта (обема) на помещението, и отделно аларма на сейф (метален шкаф) за съхранение на пари и ценности;
• да бъдат снабдени с алармени бутони на работните места на касиерите за защита на персонала на касата от престъпни посегателства, които са тайно монтирани и предназначени за предаване на алармени сигнали на охраната или на дежурните звена на органите на вътрешните работи за предприемане на навременни мерки в случай на грабеж нападение на касата;
• · да разполагат със сейф (метален шкаф) за съхранение на пари и ценности, непременно закрепен здраво към строителните конструкции на пода и стената със стоманени настилки;
• Имайте подходящ пожарогасител.

Всички видове окабеляване са скрити. В изключителни случаи е позволено да се полагат бримки в метални тръби на закрито по протежение на стоманобетонни или бетонни строителни конструкции.

Касата на организацията е предназначена за съхранение, издаване и получаване на пари в брой и парични документи.

Процедурата за съхранение, изразходване и отчитане на пари в касата е установена от Правилника за реда за извършване на парични операции с банкноти и монети на Банката на Русия на територията на Руската федерация, одобрен Централна банка RF от 12 октомври 2011 г. № 373-П.

Съгласно Правилника за мерките за осигуряване на безопасността на паричните средства при касови операции, съхранение, транспортиране, редът и сроковете за проверка на действителната наличност на пари в касата се определят от юридическото лице.

Организациите на касата могат да разполагат с пари в рамките на лимитите, определени от самите организации. Ограничената стойност се изчислява по специална формула и зависи от размера на получените приходи, периода на фактуриране, както и периода от време между дните на теглене на пари от банката (този период не трябва да надвишава седем работни дни). На установения лимит следва да бъде издаден административен документ (заповед, заповед).

Всички средства, надвишаващи установените лимити по остатъка от парични средства в касата на организацията, са длъжни да бъдат предадени на банката по начина и в сроковете, договорени с обслужващите банки.

Допуска се съхраняване на пари в касата над установените лимити през периода на плащане заплати(в рамките на пет работни дни) и през почивните дни (празничните дни), ако организацията извършва касови операции в тези дни.

Отговорността за спазването на процедурата за извършване на касови операции се носи от ръководителя на организацията, главния счетоводител и касиера. Касиерът отговаря за безопасността на средствата в касата, с него се сключва споразумение за пълна отговорност.

Приемането на пари в касата на организацията се извършва съгласно входящи касови ордери, които се подписват от главния счетоводител и касиера. Парични в брой могат да се получават за плащане на фактури за продадени продукти, работи и услуги от купувачи, от отговорни лица, от банки и други длъжници.

Издаването на пари в брой от касата на организацията се извършва съгласно касови ордери или други правилно изпълнени документи (платна ведомост, заявления за издаване на пари, фактури и др.), които са подпечатани с данните на касовия ордер. Разходните касови ордери трябва да имат подписите на ръководителя, главния счетоводител и касиера. Касата на организацията изплаща заплати, средства за пътни и служебни разходи и плаща за услуги в брой.

Разплащанията в брой са ограничени от Централната банка на Руската федерация до сумата от 100 000 рубли. по един договор.

Всички входящи и изходящи касови ордери, преди предаването им в касата за извършване на операции по тях, се регистрират в регистъра на входящите и изходящите касови документи.

Касиерът регистрира всички постъпления и тегления на пари в брой от касата на организацията в касовата книга. Всяка организация поддържа само една касова книга в два екземпляра за въглеродна хартия. Касовата книга трябва да бъде номерирана, завързана, запечатана и подписана от ръководителя и главния счетоводител на организацията.

Записванията в касовата книга се извършват от касиера за всеки касов ордер при извършване на транзакции. В края на всеки работен ден касиерът изчислява резултатите от транзакциите, показва остатъка на парите в касата в края на деня и изпраща втория екземпляр от касовата книга, заедно с квитанции и разходни документи, срещу постъпване в касовата книга в счетоводството като отчет.

При автоматизирано счетоводство се формират отделни листове от касовата книга под формата на два регистъра: „Вложен лист от касовата книга“, „Отчет на касата“, чието съдържание съответства на касовата книга. В този случай листовете на касовата книга се номерират автоматично и се разпечатват.

За отчитане на наличността и движението на средства в касата е предназначена активна сметка 50 „Каса”.

Счетоводните записи за отчитане на паричния поток в касата на организацията са представени в табл. 5.2.

Таблица 5.2

Операции по отчитане на паричните потоци

		Дебит на сметката	Кредит на сметката	Оценка, разтриване.
	Отразява сумата на парите, получени в касата			Сума на разписката
	Отразено е получаването на пари в брой от купувачи и клиенти за изплащане на дълга			Дължима сума
	Отразено получаването на заем (заем) в касата на организацията			Размер на кредит
	Отразява се връщането от служителите на организацията в касата на неизразходвани суми, издадени им по-рано съгласно отчета			Размер на дълга
	Преведени средства от касата на организацията по разплащателната сметка			Размер на кредит
	Отразено е издаването на пари в брой за изплащане на дълга			Дължима сума
	Отразено е издаването на заплати на служителите на организацията			Дължима сума
	Отразено е издаването на пари в брой по отчета			Размер на предстоящите разходи

Предлагаме на вашето внимание списанията, издавани от издателство "Академия по естествена история"

Ръководителите на предприятия са длъжни да оборудват касата и да осигурят безопасността на парите в касата, както и когато са доставени от банковата институция и депозирани в банката. В случаите, когато по вина на ръководителите на предприятия не са създадени необходимите условия за осигуряване на безопасността на средствата по време на тяхното съхранение и транспортиране, те носят отговорност по установения от закона ред.

Ръководителят на организацията трябва да осигури на касиера защита по време на транспортиране на средства и ценности от банкови институции или доставка до тях и, ако е необходимо, превозно средство.

Касовата стая трябва да бъде изолирана, а вратите към касата по време на транзакции трябва да бъдат заключени отвътре. Забранен е достъпът до помещенията на касата на лица, които не са свързани с нейната работа.

Касите на предприятията могат да бъдат застраховани в съответствие с приложимото законодателство.

Всички парични средства и ценни книжа в предприятията се съхраняват по правило в огнеупорни метални шкафове, а в някои случаи - в комбинирани и обикновени метални шкафове, които в края на работния ден се заключват с ключ и се запечатват с касиерска пломба. Ключовете от метални шкафове и пломби се съхраняват от касиери, на които е забранено да ги оставят на уговорените места, да ги прехвърлят на неупълномощени лица или да правят незаписани дубликати.

Ако се установи загуба на ключа, ръководителят на предприятието докладва за инцидента на органите на вътрешните работи и предприема мерки за незабавно подмяна на ключалката на металния шкаф.

Забранено е съхраняването в касата на парични средства и други ценности, които не принадлежат на това дружество.

„Преди отваряне на касата и металните шкафове, касиерът е длъжен да провери безопасността на бравите, вратите, решетките на прозорците и уплътненията, за да се увери, че алармата за сигурност работи“ Инструкция на Централната банка на Русия „За процедурата за извършване на касови операции в Руската федерация” от 22 септември 1993 г., раздел 3 стр.31 // Системен консултант Плюс.

В случай на повреда или отстраняване на пломбата, счупване на брави, врати или решетки, касиерът е длъжен незабавно да съобщи това на ръководителя на предприятието, който съобщава за инцидента на органите на вътрешните работи и взема мерки за защита на касата преди пристигането на служителите им. В този случай ръководителят, главният счетоводител или лицата, които ги заместват, както и касиерът на предприятието, след получаване на разрешение от органите на вътрешните работи, проверяват наличието на средства и други ценности, съхранявани в касата. Тази проверка трябва да бъде направена преди началото на паричните операции.

За резултатите от проверката се съставя акт в 4 екземпляра, който се подписва от всички лица, участващи в проверката. Първият екземпляр от акта се предава на органите на вътрешните работи, вторият се изпраща на застрахователната компания, третият се изпраща на по-висшата организация (ако има такава), а четвъртият остава в предприятието.

Единните изисквания за техническа здравина и сигнално оборудване за помещенията на касите на предприятията са дадени в Приложение № 3 към Процедурата за извършване на касови операции в Руската федерация.

Парите в касата на организацията са на специална сметка, тъй като парите са най-ликвидните активи на предприятието и те са по-често обект на кражба, отколкото други видове имущество. Ето защо е в интерес на дружеството да извършва редовна инвентаризация на средствата. Прочетете статията как да го направите правилно.

Инвентаризацията на касовия апарат се извършва в съответствие със заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 юни 1995 г. № 49 „За одобряване на насоки. "(Насоки).

Не забравяйте с материално отговорните служители (MOL), които имат достъп до средства и документи, непременно да сключите споразумения за пълна отговорност. Ако такова споразумение не бъде сключено, тогава в случай на недостиг организацията няма да може да удържи пълния размер на щетите от служителя (членове 241 - 244 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Кога е необходима процедурата?

Инвентаризация на паричните средства в касата се извършва:

• преди съставяне на годишен финансов отчет (клауза 27 от Правилника за счетоводството, заповед на Министерството на финансите от 29.07.1998 г. № 34н);
• преди промяна на ТО (клауза 1.5 от Насоките);
• ако бъде открита кражба (клауза 1.5 от Насоките);
• ако са възникнали извънредни ситуации, като пожар, злополука и др. (клауза 1.5 от Насоките);
• ако организацията се ликвидира (реорганизира) (клауза 1.5 от Насоките).

В други случаи инвентаризацията на касата (2017 г.) се извършва в рамките на срока, определен от ръководителя на неговата поръчка.

Редът и сроковете за извършване на инвентаризация на касата в 5 стъпки

Стъпка 1. Първо се издава заповед от ръководителя, която определя:

• времето;
• местоположение;
• обекти и съоръжения, които трябва да бъдат инспектирани;
• състав на инвентаризационната комисия.

Такава заповед може да бъде съставена във формуляр № INV-22 (можете да изтеглите унифицирания му формуляр в края на статията).

Трябва да се помни, че всяко решение - или да използвате унифицирани формуляри, или да ги изоставите и да разработите свои собствени документи - трябва да бъде заложено в счетоводна политика.

Ако предприятието е достатъчно голямо и например има магазини в различни градове, тогава се създават комисии за инвентаризация, за да контролират едновременно всички каси. Комисията трябва да се състои от най-малко двама души.

Тя трябва да включва:

• представители на ръководството на организацията;
• касиер счетоводител;
• други специалисти.

Неприемливо е да се формира комисия само от служители на организация на трета страна (например представители на аутсорсинг компания или одиторска фирма).

Служителят, отговорен за безопасността на средствата, също не е включен в комисията. Той може да бъде само там, където се извършва одита, да наблюдава процеса и да подпише инвентарния лист.

Ако по време на контролната мярка отсъства поне един член на комисията, резултатите от нея се анулират.

Образец за попълване на поръчка за инвентаризация на касата

Стъпка 2. Преди да започнат одита, МОТ са длъжни да подпишат акта за инвентаризация на паричните средства във формуляр № INV-15. Така те ще потвърдят, че до началото на процедурата цялата документация е предадена в счетоводството.

Стъпка 3. Инвентаризацията на средствата в касата се състои в преброяване на банкноти, монети и парични документи. Комисионната преизчислява парите и проверява сумата с салдото в касовата книга. Ако входящите и (или) изходящи касови ордери не бъдат отразени в касовата книга през деня, тогава посочените в тях суми също се вземат предвид при изчислението.

Стъпка 4. Резултатите от такова преизчисление се оформят в акт, съставен от комисията по образец № INV-15, одобрен. Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 18 август 1998 г. № 88. Актът е отпечатан в два екземпляра, като в тях подписват всички членове на комисията и МОЛ.

1. Пример за счетоводство.
2. Пример за бившия MOL.
3. Инстанция за новия PMO или лицето, което временно изпълнява задълженията си.

Стъпка 5. Ако по време на одита са разкрити липси и (или) излишъци на средства, информацията за това трябва да бъде въведена в акта за инвентаризация. На обратната си страна MOL посочва причините за установените излишъци и липси.

Извършване на инвентаризация на паричните средства в касата през 2018г

Инвентаризацията на наличните парични средства е задължителна процедура, която се извършва с цел контрол на коректността на извършване на касови операции. Процедурата за инвентаризация на касов апарат има редица характеристики, които ще разгледаме подробно в днешната статия.

Инвентаризация на паричните средства в касата: цели и задачи

Стопанските субекти, които разполагат с каса и съхраняват в нея парични средства и парични документи, са длъжни периодично да извършват инвентаризация на касата. Организации и предприемачи извършват инвентаризация на касата, за да:

• проверка на правилността на извършване на касови операции (пълнота и коректност на попълване на нареждания и касова книга, наличие на документи, потвърждаващи отразяването на транзакциите и др.);
• да контролира реалността на текущото счетоводство (съответствие на действителните салда на паричните средства на информацията, отразена в баланса);
• идентифициране на грешки в изчисленията (проверка на математическата коректност на изчисленията);
• контролира безопасността на парите и паричните документи;
• проверка на спазването на правилата за отговорност на касиерите и управителите (ръководител на касата, старши касиер и др.). Прочетете още: → Договор за отговорност на касиера (образец) през 2018г

Правила за инвентаризация, нормативни документи, срокове

При инвентаризация на касата на компанията, човек трябва да се ръководи от регулаторните документи, регулиращи тази процедура. Уверете се, че текущата инвентаризация се извършва в съответствие с разпоредбите на Федералния закон-402 „За счетоводството“ и Заповед на Министерството на финансите № 34n. Основният документ, на който обаче трябва да се разчита при инвентаризация на касата, е Методиката, утвърдена със Заповед No 49 на Министерството на финансите. Прочетете също статията: → „Имам ли нужда от касов апарат за индивидуални предприемачи и LLC по опростената данъчна система през 2018 г.“

В съответствие с горните документи е необходимо да се разработи вътрешен регулаторен акт, който ще регулира процедурата за инвентаризация в конкретна организация. Този документ може да бъде издаден отделно ( Правилник за инвентаризация на касовите апарати) или да бъде част от общата процедура за извършване на инвентаризация в дружеството. Освен това като част от счетоводната политика може да се изготви Наредбата за инвентаризацията на касата. Препоръчително е да направите това, ако говорим за малка компания или индивидуален предприемач.

Отделно си струва да говорим за времето на инвентаризацията на касовия апарат. Законодателството не одобрява честотата на проверка на извършването на касови операции. Всяка организация има право да извършва проверки по своя преценка, като спазва утвърдените вътрешни правила. В същото време трябва да сте наясно, че случаите на задължителни проверки на касата са одобрени от закона. Ето основните от тях:

• годишно, преди съставянето на годишния финансови отчети, необходимо е да се направи инвентаризация на касата и да се предостави в счетоводството информация за баланса на паричните средства и паричните документи;
• в случай, че е настъпила промяна в MOL (уволнен от касата, касиерът е преместен на друга длъжност и т.н.), е задължително да се извърши инвентаризация на касата, за да се провери безопасността на парите;
• инвентаризация на касата е необходима при всяка форма на реорганизация на дружеството (сливане, вливане, промяна на юридическата форма и др.), както и при ликвидация и несъстоятелност;
• в ситуация, когато в предприятието са установени фактите на кражба и злоупотреба от служители на касата, тогава трябва да се извърши инвентаризация въз основа на съответните актове.

При съставянето на Правилника за инвентаризацията на касата в предприятието трябва да се вземат предвид всички горепосочени случаи. Препоръчително е да се изготви документ под формата на график, в който да се посочат датите на касата на касата, както и отделно да се опишат случаите на задължителни одити в съответствие със законовите изисквания.

Как да инвентаризирате касовия апарат: инструкции стъпка по стъпка, документи, транзакции

Етап 1. Подготовка за инвентаризация

Подготвителният етап на проверка на касата започва с издаване на заповед за нейното провеждане. Документът трябва да посочва:

• дата на проверка. Ако говорим за цялостна инвентаризация на всички каси на предприятие (например проверка на касите на верига магазини), тогава е препоръчително да се състави график, в който да се посочи датата на проверките на конкретна каса, както и общия период на инвентаризация;
• състав на инвентарната група. Членове на одиторския екип могат да бъдат служители на отдели за счетоводство, одит, финансов мониторинг и сигурност, както и служители на други контролни отдели. Забранява се инвентаризация на касата за служители на взаимозависими с касата подразделения;
• документ, одобряващ резултатите от проверката (виж → акт във формуляр INV-15).

Етап 2. Процедура за проверка

В деня на проверката членовете на инвентарната група са на касата. По време на одита всички касови операции трябва да бъдат прекратени, а именно:

• всички разходни и приходни нареждания се прехвърлят в счетоводството;
• кредитират се пари в брой и документи, държани в касата и преведени на отговорност на касата;
• издадените от касата пари в брой са отписани, за което има съответни оправдателни документи.

Ако в момента на започване на проверката касиерът не е прехвърлил част от кредитните или дебитните нареждания в счетоводния отдел, тогава те трябва да бъдат предоставени на контрольорите за проверка. Също така, касиерът е длъжен да предаде на инспекторите документ, отразяващ информация за салдото на парите и документи в касата (баланс). Вижте също: → счетоводни оборотни ведомости (конструкция и предназначение)

След това инспекторите пристъпват към основния етап на инвентаризацията, а именно преизчисляване на парични средства и парични документи. Присъствието на всички членове на инвентаризационната комисия е задължително условие за тази процедура. Преизчисляването на парите може да се извърши както ръчно, така и с помощта на касови апарати. При преизчисление проверяващият сравнява резултата с данните, посочени в баланса.

Етап 3. Регистрация на резултатите.

При проверка е възможен един от резултатите от проверката, а именно:

• сумата на паричните средства и паричните документи съответства на информацията, посочена в баланса;
• разкрива се излишък от пари;
• установено, че липсват пари.

Независимо от резултата от инвентаризацията, инспекторите са длъжни да издадат резултата от проверката с акт под формата на INV-15. Нека поговорим за някои характеристики на попълването на формуляра INV-15:

1. При попълване на формуляра е задължително да се попълнят необходимите данни: наименование на предприятието, код KVED, база за описа (номер, дата на поръчката), номер, дата на акта, както и като датата, на която е извършена проверката. Подчертаваме, че актът за инвентаризация се съставя в деня на извършването му, не по-късно;
2. В основната част на акта инспекторът посочва отчетната и действителната сума на парите и документи. И двата индикатора са отразени в контекста на видовете пари и документи (поотделно пари, марки, ценни книжа и др.). Сумите трябва да бъдат посочени както с цифри, така и с думи;
3. При проверка актът отразява информация за идентифицирания излишък/недостиг (ако има такъв). Ако счетоводните данни за средствата и документите съответстват на тяхната действителна наличност, тогава в колоната "Излишък", "Недостиг" се поставят тирета;
4. Обратната страна на формуляра съдържа информация относно обясненията от MOT на причините за установените липси (излишъци), както и решението на ръководителя на организацията по този въпрос (порицание, уволнение, необходимост от изплащане на сумата на недостига за сметка на отговорното лице или предприятие и др.).

Предпоставка за признаване на акта за инвентаризация за валиден е наличието на всички необходими подписи, а именно:

• членове на комисията, приемаща акта;
• MOL, потвърждаващ факта на отговорно съхранение на изброените в акта ценности (допълнителен подпис - при обяснение на причините за излишъка/недостига);
• мениджър по взетото решение във връзка с установения излишък/недостиг.

Етап 4. Отчитане на резултатите от инвентаризацията.

Ако не са установени отклонения от резултатите от инвентаризацията, тогава не е необходимо резултатите от проверката да се отразяват в счетоводството. Ако има излишък или недостиг в касата, тогава този факт трябва да бъде отразен в счетоводството.

Установеният излишък от средства се приписва на други приходи на дружеството: Dt 50 Kt 51. Що се отнася до недостига, техният размер може да бъде покрит както за сметка на виновния служител, така и за сметка на организацията. Прочетете също статията: → „Имам ли нужда от касов апарат за UTII през 2018 г.“

Инвентар за плащане

С каква цел и в какви случаи се извършва инвентаризация на касата? Кой прави инвентаризация на касата? Каква е процедурата за отчитане на резултатите? Отговорите на тези въпроси са в статията.

Целта на извършването на инвентаризация на касата е да се провери правилността и реалността на текущото отчитане на касовите операции, да се идентифицират грешки в изчисленията, да се контролира безопасността на средствата и паричните документи в касата и да се спазва принципът на отговорност на длъжностните лица.

В какви случаи се извършва инвентаризация на касата?

Има два вида инвентаризация на касов апарат – планова инвентаризация и непланова (внезапна) проверка на касов апарат.

Планираната инвентаризация на касата се извършва в случаи, установени с регулаторни правни актове, нейните условия и правила се утвърждават предварително в счетоводната политика и други допълнителни административни документи на организацията.

Така че е необходимо да се извърши инвентаризация на касовия апарат:

• при прехвърляне на имуществото на организацията за отдаване под наем, изкупуване, продажба, както и в предвидените от закона случаи при преобразуване на държавно или общинско унитарно предприятие;
• преди изготвяне на годишни финансови отчети;
• при смяна на финансово отговорни лица (в деня на приемане и предаване на делата);
• при установяване на факти за кражба, злоупотреба, увреждане на ценности;
• при форсмажорни обстоятелства, при природни бедствия, пожар, аварии или други извънредни ситуации;
• при ликвидация (реорганизация) на организация преди съставяне на ликвидационен (разделителен) баланс и в други случаи, предвидени от законодателството на Руската федерация или наредбите на Министерството на финансите (причина - клауза 1.5 от Методически указания № 49) .

Извънпланова инвентаризация на касата (одит), напротив, се извършва внезапно, неочаквано за финансово отговорно лице, за да се провери неговата съвестност и компетентност. Например, одитът на касовия апарат се извършва:

• за укрепване на системата за вътрешен контрол в предприятието;
• идентифициране на причината за грешка в счетоводството;
• по искане на одитори, разследващи и контролни органи.

Действащото законодателство не определя времето за внезапна (непланирана) инвентаризация на касата, поради което организациите и предприемачите ги определят самостоятелно. В заповедта за извънпланова инвентаризация следва да се посочи причината за такава инвентаризация на касата.

Кой прави инвентаризация на касата?

За извършване на инвентаризацията се създава постоянна инвентарна комисия. С голям обем работа за едновременна инвентаризация на имущество и финансови задължения се създават работни комисии за инвентаризация (основата е клауза 2.2 от Насоки N 49).

Съставът на постоянните и работещите инвентарни комисии се утвърждава от ръководителя. Документи за състава на комисията могат да бъдат заповед, решение, заповед и др. (основата е т. 2.3 от Методически указания № 49).

Съставът на комисията по инвентаризацията включва:

• представители на администрацията на организацията;
• счетоводен персонал;
• представители на службата за вътрешен одит или служители на независими одиторски компании;
• служители по сигурността или други фирмени специалисти (икономисти, мениджъри и др.).

Трябва да се има предвид, че отсъствието дори на един одобрен член на комисията по време на инвентаризацията е основание за признаване на нейните резултати за невалидни (причината е т. 2.3 от Насоки № 49).

Нормативните документи не задължават ежегодно да се преиздава заповед за състава на инвентаризационната комисия, в случай че не е имало кадрови промени в организацията.

Редът за извършване на инвентаризация на касата

Непосредствено преди началото на инвентаризацията всички касови операции се прекратяват, комисионната се предоставя с последните входящи и изходящи парични документи. Финансово отговорните лица потвърждават, че всички разходни и приходни документи са предадени на счетоводството или прехвърлени на комисията, всички ценности, получени под тяхна отговорност, са кредитирани, всички пенсионирани средства са отписани като разходи.

След това се извършва инвентаризация на самата каса, която включва пълно изчисляване на наличните пари в касата. Преизчисляването на парите се извършва под стриктния надзор на всички членове на комисията. Идентифицираната сума на паричните средства се сравнява с салда според данните първични документии счетоводна програма, индикаторите на KKM също се проверяват задължително.

В случай, че организацията извършва плащания в брой с помощта на касови апарати, инвентаризацията на касовия апарат започва с проверка на действителната наличност на касови апарати на оперативните каси, докато документите, свързани с придобиването, регистрацията и пускането в експлоатация на всеки касов апарат, трябва да бъдат на разположение.

На практика има три варианта за резултата от инвентаризацията на касата: съответствието на счетоводните данни с действителната наличност на средства, открит е недостиг и е намерен излишък на пари в касата.

Регистрация на резултатите от инвентаризацията на касата

За формализиране на резултатите от инвентаризацията на паричните средства в касата, както и на различни ценности и документи (пари, печати, чекове (чекови книжки) и други), намиращи се в касата, може да се издаде Акт за инвентаризация на касата под формата на INV-15 и Инвентарен опис на ценни книжа и бланки на документи със строга отчетност” по образец INV-16.

Резултатите от инвентаризацията на средствата в касата се съставят в акт в два екземпляра и се подписват от всички членове на комисията и лицата, отговорни за безопасността на ценности, и се довеждат до вниманието на ръководителя на организацията. Един екземпляр от акта се прехвърля в счетоводния отдел на организацията, вторият остава при финансово отговорното лице.

При смяна на финансово отговорни лица актът се съставя в три екземпляра. Единият екземпляр се предава на финансово отговорното лице, предало ценностите, вторият - на финансово отговорното лице, приел ценностите, а третият - на счетоводството.

За отразяване на резултатите от внезапна проверка на действителната наличност на средства, държани в касата на организация или предприемач, се прилага „Акт за проверка на паричните средства в касата“ във формуляр № КМ-9.

Действителното салдо в касата се сверява с данните от дневника на касата-оператор, съставен по образец № КМ-4. Ако резултатите от сумите на контролната лента се различават от сумата на парите, се установява причината за несъответствието и установените липси или излишъци се вписват в съответните колони на дневника касиер-оператор, тогава се издава „Акт за прехвърляне показанията на сумиращите касови броячи до нула и регистриране на контролните броячи на касата” се съставя » по образец No КМ-1. Прилагането на акт под формата на KM-1 е задължително при използване на касов апарат (въз основа на писмо на Федералната данъчна служба на Русия от 23.06.2014 N ED-4-2 / ​​11941).

В случай, че в резултат на инвентаризацията на касата се установи недостиг, управителят взема решение да удържи сумата на недостига от финансово отговорното лице или ако липсата не е по вина на касиера или не е доказано отписване на недостига за сметка на организацията. Решението на ръководителя е отразено на обратната страна на акта.

Неприемливо е съхраняването на лични средства на служителите в касата на организацията, тъй като не само недостигът, но и излишъкът на пари в касата е нарушение на касовата дисциплина. Разкритият в касата излишък от средства трябва да бъде изтеглен от комисията, капитализиран и също отразен в акта. Записванията, изтриванията и корекциите в инвентарните записи са забранени (причина - клауза 2.9 от Насоки № 49).

В счетоводството резултатите от инвентаризацията на касовия апарат, в зависимост от неговия резултат, се записват чрез осчетоводяване:

• Дебит 50 Кредит 91-1 - Разкрита е сумата на излишъка в брой;
• Дебит 94 Кредит 50 - Идентифициран е сумата на недостига в брой;
• Дебит 73 Кредит 94 - Установената липса в касата е приписана на извършителите;
• Дебит 91-2 Кредит 94 - Компенсиран (изкупен) недостиг на парични средства в оперативна касаот други разходи на организацията.

В заключение бих искал да кажа, че навременната инвентаризация на средствата в касата е преди всичко гаранция за безопасността на средствата на компанията, следователно към процедурата за инвентаризация на касовия апарат винаги трябва да се подхожда с цялата сериозност и надлежно задълбоченост.

Олга Улянова,
експерт по счетоводство, данъчно и управленско счетоводство, финансов директор и съсобственик на консултантска компания EQUITY OM (сервизен парен локомотив). Има две висши образования – икономическо и юридическо. Трудов опит в холдингови структури, големи международни компании на ръководни позиции (главен счетоводител, финансов директор, заместник генерален директор по счетоводство и одит, одитор).

Най-пълното ръководство за инвентаризация на касов апарат

Законът на Руската федерация предвижда процедура за инвентаризация на паричните средства в касата на предприятието (IP). И ако има каса, ще има инвентаризация. Ще разберем как правилно да одитираме парите в касата и какви документи да оформим резултатите от него.

Основни разпоредби за инвентаризацията на касата на организацията

Опис на паричните средства в касата е задължителен. Въпросът е за времето. В някои случаи крайните срокове са фиксирани в местни документи. Такава инвентаризация се счита за планирана, извършена по график в удобно време (веднъж седмично, месец, година и т.н.). Непланирана инвентаризация може да започне внезапно: при спешна нужда. Тези точки са посочени в Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 157n от 01.12.2010 г. (Инструкция № 157n).

Колко често да се извършва одит на пари в брой

Какво в касата заслужава непосредствения интерес на инспекторите? Първо, това са пари в брой. Различните стопански субекти имат различни суми в брой. Всички пари обаче трябва да се отчитат стриктно. Второ, това са ценни книжа и форми на стриктно отчитане.

Освен междинните контролни сверки на резултатите от касовия апарат се разграничават задължителни такива (съгласно методически указания под номер 49 от 13.07.1995 г. изм. и доп. Актуално през 2017 г.).

• При прехвърляне на имущество на организация за отдаване под наем, изкупуване, продажба, както и в случаите, предвидени от закона при преобразуване на държавно или общинско унитарно предприятие.
• Преди изготвяне на годишни финансови отчети.
• При смяна на финансово отговорни лица (в деня на приемане и прехвърляне на делата).
• При установяване на фактите за кражба, злоупотреба, увреждане на ценности.
• В случай на природни бедствия, пожар, аварии или други извънредни ситуации, причинени от екстремни условия.
• В случай на ликвидация (реорганизация) на организация преди изготвяне на ликвидационен (отделящ) баланс и в други случаи, предвидени от законодателството на Руската федерация или наредбите на Министерството на финансите.

Кой може да провери спазването на касовата дисциплина

До инвентаризацията се допускат всички заинтересувани лица, документирани в заповедта на ръководителя. Те могат да включват представители на счетоводната служба, ръководители на отдели. И, разбира се, самият лидер. В края на краищата, законността на извършване на парични транзакции, тяхната точност и законност - това са основните точки на финансов контрол в една организация (IP).

Моля, обърнете внимание: финансово отговорно лице не е включено в комисията, тъй като не може да провери себе си. MOL присъства само в инвентара.

Процедурата за одит на парични средства

Проверката на пари в касата на предприятието (IP) включва ясен алгоритъм на действия. Включително изготвяне на придружаващи документи.

На първо място се взема решение (планирано или поради обстоятелства) за извършване на инвентаризация. За да продължите с инвентаризацията, трябва да действате според плана по-долу.

1. Заповед на ръководителя или лицето, което го замества. Със заповедта се утвърждава съставът на комисията, която пряко извършва инвентаризация на парите в касата. Всички членове на комисията се запознават със заповедта под подпис.
2. Вместо заповедта на ръководителя за извършване на инвентаризация може да има решение на учредителя или протокол от събранието на собствениците. Тези документи имат пълна правна сила при решаване на въпроси от този вид. Освен това вакантното място на главата не винаги е затворено.
3. В допълнение към парите, в касата на организацията се съхраняват и ценни книжа, включително форми на стриктно отчитане. Те трябва да бъдат предадени в счетоводната служба срещу разписка. Същата разписка съдържа информация, че сумата на парите в касата е напълно потвърдена от съответните документи (чекове, касови бележки, купони, актове).
4. Провеждане на процес на инвентаризация. Направено е съпоставяне на данните, посочени в оправдателните документи с в бройв регистъра. В идеалния случай всичко трябва да съвпада.
5. Попълване на формуляр INV-15. Необходими са подписи на членове на комисията и на финансово отговорното лице.
6. Довеждане на резултатите от инвентаризацията на вниманието на ръководството.
7. Един формуляр INV-15 се прехвърля в счетоводната служба, вторият се предава на лицето, отговорно за безопасността на парите в касата.

Как се оформят документи при инвентаризация на касата

Формулярът във формата INV-15 се използва за показване на резултатите от инвентаризацията на парите на касата.

Правила за издаване на INV-15

Ако се планира одитът на касата, тогава ще са необходими 2 копия на празни формуляри (за счетоводството и финансово отговорното лице). При извънпланова проверка - 3 бр. Формулярите трябва да са налични.

По време на инвентаризацията всички парични операции са преустановени.

Всички членове на комисията, посочени в заповедта, трябва да присъстват на инвентаризацията.

Всички вписвания във формата INV-15 се правят без петна и изтривания. Ако е необходимо да се направят промени във формуляра за инвентаризация, те се съгласуват от всички членове на комисията. По-долу е даден пример за попълване на първата страница на формуляра.

Във формуляра INV-15 при попълване се разграничават 3 блока. Първият е информация за организацията, вторият е инвентаризация на данните по време на инвентаризацията, третият е попълване на обяснителна бележка.

Попълването на обратната страна на формуляра INV-15 е за посочване на причините за недостига или излишъка. Ако количеството пари в касата съвпада с данните счетоводство, съответният раздел остава празен.

Как трябва да се издаде заповед?

Ръководителят издава заповед за извършване на инвентаризация на парите в касата. Формуляр за поръчка INV-22. Въз основа на одобрената заповед комисията получава достъп до автоматизираното работно място на отговорното лице. Това включва всички документи за хартиено копие(входящи и изходящи нареждания, касова книга).

Членовете на инвентаризационната комисия преизчисляват наличните пари в касата и сравняват тази сума с остатъка в касовата книга. Ако има PKO и RKO, които не са вписани в касовата книга през деня, тогава се вземат предвид сумите, отразени в тях.

Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 18 август 1998 г. N 88 (изменено от 3 май 2000 г.) „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документацияотчитане на касови операции, отчитане на резултатите от инвентаризацията.

Формулярът на поръчката за преизчисляване на парите в касата е даден по-долу.

Образец за попълване на лист за съпоставяне

Законът на Руската федерация не предвижда отделна декларация за съгласуване при одит на пари в касата. Всички вписвания на такъв план се извършват в попълнения при инвентаризацията формуляр INV-15. Този формуляр е разделен на три раздела.

В първия блок се въвежда информация от организационен тип: името на организацията, данните от инвентарната поръчка. Но вторият блок на формуляра вече съдържа информация за резултатите от съгласуването. Резултатът се получава чрез сравняване на сумата, получена по време на изчислението, със счетоводни данни. Ако има несъответствия, тогава се посочва размерът на разликата.

Третият блок на формуляр INV-15 се попълва, когато се установи разлика между действителната сума и счетоводните данни. Финансово отговорното лице пише обяснителна бележка, в която обяснява причините за случилото се.

В предприятието са установени нарушения: каква работа трябва да се свърши в този случай

Типичните грешни изчисления, установени при инвентаризацията на средствата, са разделени на три групи.

1. Нарушаване на установения лимит на остатъка на парите в касата.
2. Грешки и нарушения при попълване на касови бележки и дебитни нареждания.
3. Твърде много или твърде малко пари.

Ръководителят или лицето, което го замества, се запознава лично с резултатите от инвентаризацията. След това се взема решение как да се постъпи с виновния. Това решение се записва във формуляра INV-15.

Периодът на съхранение на актовете

Трябва да се отговори, че всички формуляри за инвентаризация на касата се съхраняват до момента на проверка от данъчните органи. Често инвентаризацията на касата се извършва с участието на представители данъчна служба. В този случай (ако бъдат открити нарушения) данъчните органи посочват своите санкции във формуляра INV-15. Това, разбира се, са глоби.

Не забравяйте за задължителното полагане на всички подписи върху документи.

Работа за счетоводител: публикации

При инвентаризацията се установяват както излишък, така и недостиг на средства. Всички тези нарушения ще трябва да бъдат отстранени от счетоводната служба на предприятието (IE). Заповедта на Министерството на финансите на Руската федерация 34-n от 29 юли 1998 г. (изменена и допълнена, приложима през 2017 г.) посочва как да направите това правилно.

Според правилата за счетоводство нарушенията, установени при инвентаризацията на касовия апарат, са разделени на три вида.

Как трябва да се отпише излишъкът?

Те идват по пазарна стойност към датата на инвентаризацията спрямо финансови резултатиза търговска организация или увеличение на дохода за организация с нестопанска цел.