La sicurezza del contante al botteghino è un documento normativo. Esempio di disposizione sullo svolgimento delle transazioni in contanti

casa » CASCO La sicurezza del contante al botteghino è un documento normativo. Esempio di disposizione sullo svolgimento delle transazioni in contanti

"Contabilità moderna", N 4, 2004

Requisiti di detenzione di contanti I soldi le organizzazioni sono stabilite dalla Procedura per lo svolgimento di operazioni in contanti in Federazione Russa, approvato con Decisione del Consiglio di amministrazione della Banca centrale russa il 22 settembre 1993 N 40 (di seguito denominata Procedura per lo svolgimento di operazioni in contanti).

Ai sensi dell'articolo 3 della citata Procedura, per il regolamento in contanti, ciascuna impresa deve disporre di una cassa. A questo proposito, i responsabili delle imprese sono tenuti ad attrezzare una cassa (una stanza isolata progettata per ricevere, emettere e immagazzinare temporaneamente contanti) e garantire la sicurezza dei soldi in cassa, nonché quando vengono consegnati da una banca istituto e consegnata ad una banca (art. 29 della Procedura) .

Designiamo i requisiti imposti dalla normativa vigente al cassiere, nonché i requisiti per l'attrezzatura della cassa e la sicurezza dei fondi durante il loro stoccaggio e trasporto.

Requisiti per un cassiere

Sono inclusi nell'Elenco degli incarichi e dei lavori sostituiti o svolti da dipendenti con i quali il datore di lavoro può concludere accordi scritti integralmente responsabilità individuale per mancanza di beni affidati, approvata dal decreto del Ministero del lavoro russo del 31 dicembre 2002 N 85. Tale decreto ha anche approvato una forma standard di accordo sulla piena responsabilità individuale (riportata in appendice all'articolo ).

Secondo la clausola 32 della Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti, dopo l'emissione di un ordine (decisione, risoluzione) sulla nomina di un cassiere per lavoro, il capo dell'impresa è obbligato, contro ricevuta, a familiarizzare con la Procedura per effettuando transazioni in contanti nella Federazione Russa, dopo di che viene concluso un accordo di piena responsabilità con il cassiere (il modulo standard di contratto di piena responsabilità è riportato in appendice).

La procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti prevede che:

il cassiere, ai sensi della vigente normativa in materia di responsabilità dei lavoratori e dei dipendenti, risponde pienamente dell'incolumità di tutti i valori da lui assunti e dei danni cagionati all'impresa sia a seguito di atti deliberati che per atteggiamento negligente o disonesto nei confronti dei propri doveri (comma 33);
è fatto divieto al cassiere di affidare ad altre persone l'esecuzione dell'opera a lui affidata (art. 34);
nelle imprese che hanno un cassiere, se è necessario sostituirlo temporaneamente, le funzioni di cassiere sono assegnate a un altro dipendente con ordine scritto del capo dell'impresa (decisione, risoluzione). Con questo dipendente viene concluso un accordo di piena responsabilità (clausola 35);
in caso di abbandono improvviso del lavoro di un cassiere (malattia, ecc.), i valori sotto la sua denuncia vengono immediatamente ricalcolati da un altro cassiere a cui vengono trasferiti, alla presenza del capo e capo contabile dell'impresa o in presenza di una commissione di persone nominate dal capo dell'impresa. Viene redatto un atto sui risultati del ricalcolo e trasferimento di valori sottoscritto dalle persone indicate (clausola 35);
presso imprese con un gran numero di divisioni o servite da dipartimenti contabili centralizzati, remunerazione, pagamento di benefici per assicurazione sociale, le borse di studio possono essere erogate su mandato scritto del responsabile dell'impresa (decisione, delibera) da parte di altri, esclusi i cassieri, soggetti con i quali sia stipulato un accordo di piena responsabilità e nei confronti dei quali tutti i diritti e gli obblighi stabiliti dalla Procedura di Conduzione Si applicano le operazioni in contanti per i cassieri (clausola 36);
nelle piccole imprese che non hanno un cassiere nel personale, i compiti di quest'ultimo possono essere svolti dal capo contabile o altro dipendente su ordine scritto del capo dell'impresa, previa conclusione di un accordo con lui sulla piena responsabilità ( clausola 36).

Secondo il paragrafo 31 della Procedura per lo svolgimento delle operazioni di cassa, prima di aprire la cassa e gli armadi metallici, il cassiere è obbligato a controllare la sicurezza di serrature, porte, inferriate e sigilli, per accertarsi che l'allarme di sicurezza sia funzionante. In caso di danneggiamento o rimozione del sigillo, rottura di serrature, porte o sbarre, il cassiere è tenuto a segnalarlo immediatamente al responsabile dell'impresa, che segnala l'accaduto agli organi degli affari interni e adotta misure per proteggere la cassa prima dell'arrivo dei propri dipendenti.

Il comma 29 della Procedura per lo svolgimento delle operazioni di cassa prevede inoltre che durante lo svolgimento delle operazioni il cassiere debba chiudere a chiave le porte della cassa. E' vietato l'accesso ai locali della cassa a persone estranee alla sua attività lavorativa. È inoltre vietato depositare nel registratore di cassa contanti e altri valori che non appartengono a questa impresa.

Requisiti dell'attrezzatura alla cassa

L'allegato n. 3 alla Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti contiene i requisiti uniformi per gli apparati tecnici di potenziamento e segnalamento presso le casse delle imprese. Secondo il paragrafo 3 di questi Requisiti, al fine di garantire la sicurezza affidabile di denaro contante e valori, la cassa deve soddisfare i seguenti requisiti:

essere isolato da altri uffici e locali di servizio;
situato ai piani intermedi di edifici multipiano. Negli edifici a due piani, le casse si trovano ai piani superiori. Negli edifici a un piano, le finestre della cassa sono dotate di serrande interne;
avere pareti solide, pavimenti e soffitti solidi, pareti interne e pareti divisorie affidabili;
essere chiuso su due ante: esterna, apribile verso l'esterno, ed interna, realizzata a forma di traliccio in acciaio, apribile verso l'ubicazione interna della cassa;
essere dotato di una finestra speciale per l'emissione di denaro;
avere una cassaforte (armadietto in metallo) per riporre denaro e oggetti di valore, in senza fallire saldamente fissato alle strutture edilizie del pavimento e del muro con gorgiere in acciaio;
avere un estintore adeguato.

Il comma 29 della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti prevede inoltre che tutti i contanti e titoli nelle imprese, di norma, sono conservati in armadi di metallo ignifughi e, in alcuni casi, in armadi di metallo combinati e ordinari, che alla fine della giornata lavorativa sono chiusi a chiave con una chiave e sigillati con un sigillo di cassa. Le chiavi degli armadietti metallici e dei sigilli sono custodite dai cassieri, ai quali è fatto divieto di lasciarle nei luoghi concordati, di cederle a persone non autorizzate o di fare duplicati non contabilizzati.

I duplicati contabili delle chiavi nei pacchi sigillati da cassieri, cofanetti, ecc. sono conservati dai capi delle imprese. Almeno una volta al trimestre, vengono controllati da una commissione nominata dal capo dell'impresa, i cui risultati sono registrati nell'atto.

Se viene rilevata la perdita della chiave, il capo dell'impresa segnala l'incidente agli organi degli affari interni e adotta misure per sostituire immediatamente la serratura dell'armadio metallico.

Requisiti per la sicurezza dei fondi durante il loro stoccaggio e trasporto

Al fine di garantire la sicurezza dei fondi durante il loro stoccaggio e trasporto, le organizzazioni devono seguire le Raccomandazioni fornite nell'Appendice n. 2 alla Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti.

Secondo le Raccomandazioni di cui sopra, quando si assumono e si nominano incarichi relativi alla conduzione di transazioni in contanti, alla manutenzione di allarmi antincendio, alla sicurezza e al trasporto di fondi o al coinvolgimento periodico di persone nei lavori di cui sopra, si raccomanda che i responsabili delle imprese si rivolgano a gli organi degli affari interni e le istituzioni mediche per ottenere informazioni su queste persone, tenendo presente che le seguenti persone non sono autorizzate a effettuare transazioni in contanti, mantenere allarmi antincendio, proteggere e trasportare fondi:

precedentemente portato alla responsabilità penale per delitti dolosi, le cui condanne non siano state annullate o non rimosse nei modi prescritti;
soffre di malattie mentali croniche;
violare sistematicamente l'ordine pubblico;
abuso di alcol o uso di droghe senza prescrizione medica.

Durante il trasporto di denaro e oggetti di valore da istituti bancari o il loro deposito, il capo dell'impresa deve fornire sicurezza al cassiere e, se necessario, un veicolo.

Durante il trasporto di denaro alla cassa, agli accompagnatori e all'autista veicolo vietato:

rivelare il percorso di spostamento e l'importo della somma di denaro e valori consegnati;
consentire la consegna nell'abitacolo del veicolo a persone non incaricate dal responsabile dell'impresa;
seguire a piedi, di passaggio o con i mezzi pubblici;
visitare negozi, mercati e altri luoghi simili;
eseguire le istruzioni e in qualsiasi altro modo essere distratti dalla consegna di denaro e valori a destinazione.

Requisiti per la documentazione delle transazioni in contanti

In una certa misura, l'attuale procedura di documentazione dei flussi di cassa contribuisce a garantire la sicurezza dei fondi. L'articolo 22 della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti prevede che tutti gli incassi e prelievi di contanti devono essere contabilizzati dal cassiere nel libro cassa immediatamente dopo il completamento dell'operazione. Inoltre, ogni impresa mantiene un solo libro cassa, che deve essere numerato, allacciato e sigillato. Il numero di fogli nel libro cassa è certificato dalle firme del capo e del capo contabile dell'impresa. Non sono ammesse cancellazioni e correzioni non specificate nel libro cassa. Le correzioni apportate sono certificate dalle firme del cassiere, nonché del capo contabile dell'impresa o di chi lo sostituisce. La correttezza del libro di cassa è controllata dal capo contabile dell'organizzazione.

L'accettazione di contanti da parte delle casse delle imprese viene effettuata in base a ordini di ricevuta di cassa firmati dal capo contabile o da una persona autorizzata a farlo da un ordine scritto del capo dell'impresa.

L'emissione di denaro dalla cassa avviene rigorosamente in base a ordini di spesa o altri documenti debitamente eseguiti (dichiarazioni di pagamento (regolamento e pagamento), domande di emissione di denaro, fatture, ecc.) con l'imposizione di un timbro su questi documenti con i dettagli di un mandato di cassa di spesa. I documenti per l'emissione di denaro devono essere firmati dal capo, dal capo contabile dell'impresa o da persone a ciò autorizzate, nonché dalla persona che ha ricevuto il denaro. Ai sensi del paragrafo 27 della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti, l'emissione di denaro dalla cassa, non confermata dalla ricezione del destinatario sul buono o altro documento sostitutivo dello stesso, non è accettata per giustificare il saldo del contante in cassa . Questo importo è considerato una carenza e viene riscosso dalla cassa.

Il cassiere emette denaro solo alla persona indicata nell'ordine di cassa o in un documento sostitutivo. Se l'emissione di denaro avviene con procura rilasciata secondo le modalità prescritte, nel testo dell'ordine, dopo il cognome, nome e patronimico del destinatario del denaro, l'ufficio contabilità indica il cognome, il nome e patronimico della persona a cui è affidato il ricevimento del denaro. Se l'emissione di denaro viene effettuata secondo la dichiarazione, prima del ricevimento del denaro, il cassiere appone l'iscrizione: "Per procura". In caso di emissione di denaro tramite un buono spesa o un documento sostitutivo ad una persona fisica, il cassiere richiede la presentazione di un documento (passaporto o altro documento) comprovante l'identità del destinatario, registra il nome e il numero del documento, da chi e quando è stato emesso e seleziona la ricevuta del destinatario.

La ricezione e l'emissione di denaro sugli ordini in contanti possono essere effettuate solo il giorno in cui vengono redatte.

Al ricevimento degli ordini di cassa in entrata e in uscita o dei documenti sostitutivi degli stessi, il cassiere è tenuto a controllare:

la presenza e l'autenticità della firma del capo contabile sui documenti e sul mandato di cassa di spesa o un documento sostitutivo - un'iscrizione permissiva (firma) del capo dell'impresa o delle persone autorizzate a farlo;
correttezza delle pratiche burocratiche;
la presenza delle domande elencate negli atti.

Se uno di questi requisiti non è soddisfatto, il cassiere restituisce i documenti all'ufficio contabilità per la corretta elaborazione.

Responsabilità per violazione della procedura di mantenimento dei fondi

Secondo il paragrafo 38 della Procedura per lo svolgimento di operazioni in contanti, i fondatori di imprese, le organizzazioni superiori (se presenti), nonché i revisori dei conti (società di revisione) in conformità con gli accordi conclusi, quando effettuano audit e ispezioni documentali presso le imprese, la cassa e verificare il rispetto della disciplina di cassa. Allo stesso tempo, dovrebbe essere prestata particolare attenzione alla questione di garantire la sicurezza del denaro e degli oggetti di valore.

Il rispetto da parte delle imprese dei requisiti della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti è sistematicamente verificato dalle banche.

La solidità tecnica delle casse e dei punti cassa, garantendo le condizioni per la sicurezza del denaro e degli oggetti di valore nelle imprese, è verificata dagli organi degli affari interni di loro competenza.

Ai sensi del paragrafo 39 della Procedura per lo svolgimento delle operazioni di cassa, la responsabilità dell'osservanza della Procedura specificata è attribuita ai capi d'impresa, ai dottori commercialisti e ai cassieri.

In conformità con l'articolo 15.1 del Codice della Federazione Russa sul illeciti amministrativi violazione della procedura per lavorare con i contanti e della procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti, espressa in liquidazioni di contanti con altre organizzazioni in eccesso rispetto agli importi stabiliti, mancata ricezione (capitalizzazione incompleta) di contanti alla cassa, mancato rispetto della procedura per lo stoccaggio di contante gratuito, nonché l'accumulo di contante in cassa oltre i limiti stabiliti, comporta l'irrogazione di una sanzione amministrativa ai funzionari di importo da 40 a 50 dimensioni minime salari; per le persone giuridiche - da 400 a 500 salari minimi.

Appendice

Forma standard di un accordo sulla piena responsabilità individuale

(nome dell'azienda)
di seguito denominato "Datore di lavoro", rappresentato dal responsabile _____________________________
(Nome e cognome)
o suo delegato __________________________, agendo sulla base di
(Nome e cognome)
_________________________________, da un lato, e _____________________
(atto costitutivo, regolamento, procura) (titolo della posizione)
_____________________________________________________________________________
(Nome e cognome)

di seguito denominato "Dipendente", d'altra parte, hanno stipulato il presente Accordo come segue.

Il Dipendente si assume la piena responsabilità finanziaria per la carenza di beni affidatigli dal Datore di lavoro, nonché per i danni subiti dal Datore di lavoro in conseguenza del risarcimento del danno ad altre persone, e in relazione a quanto sopra si impegna:

a) prendersi cura dei beni del Datore di lavoro a lui ceduti per l'espletamento delle funzioni (incarichi) a lui affidati e adottare misure per prevenire danni;

b) informare tempestivamente il datore di lavoro o il diretto superiore di ogni circostanza che minacci l'incolumità dei beni a lui affidati;

c) tenere registri, redigere e presentare, secondo la procedura stabilita, rapporti merce-monetari e di altro genere sui movimenti e saldi dei beni a lui affidati;

d) partecipare all'inventario, all'audit, ad altre verifiche della sicurezza e dello stato dei beni a lui affidati.

Il datore di lavoro si impegna:

a) creare per il Dipendente le condizioni necessarie per il normale lavoro e garantire la completa sicurezza dei beni a lui affidati;

b) familiarizzare il Dipendente con la normativa vigente in materia di responsabilità dei dipendenti per danni causati al datore di lavoro, nonché con altri atti normativi (compresi quelli locali) sulla procedura di conservazione, accettazione, lavorazione, vendita (vacanza), trasporto, utilizzare nel processo produttivo e attuativo altre operazioni con i beni a lui ceduti;

c) effettuare, secondo la procedura stabilita, un inventario, audit e altri controlli della sicurezza e dello stato dell'immobile.

La determinazione dell'ammontare del danno cagionato dal Dipendente al Datore di Lavoro, nonché il danno subito dal Datore di Lavoro in conseguenza del risarcimento del danno ad altre persone, e la procedura per il loro risarcimento sono effettuate in conformità alla normativa applicabile.
Il lavoratore non risponde se il danno è stato causato non per sua colpa.
Il presente Accordo entra in vigore dal momento della sua firma. Il presente Accordo si applica all'intero periodo di lavoro con i beni del Datore di lavoro affidato al Dipendente.
Il presente Accordo è redatto in due copie di uguale valore legale, una delle quali è con il Datore di lavoro e la seconda - con il Dipendente.
La modifica dei termini del presente Accordo, l'aggiunta, la risoluzione o la cessazione della sua validità sono effettuati previo accordo scritto delle parti, che è parte integrante del presente Accordo.

Indirizzi delle parti dell'Accordo: Firme delle parti dell'Accordo:
Datore di lavoro ________________________ ________________________________
Operaio ________________________________ ________________________________
Data di conclusione dell'Accordo L.P

KI Kovalev

Consulente di giornale

"Contabilità moderna"

In conformità con il "Regolamento sulla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti con banconote e monete della Banca di Russia sul territorio della Federazione Russa" (di seguito denominata "Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti"), nell'ambito delle misure per garantire la sicurezza del denaro contante, il capo dell'organizzazione è obbligato a dotare una cassa (cioè un locale isolato destinato alla ricezione, all'emissione e alla custodia temporanea di denaro contante) e garantire la sicurezza del denaro nella cassa, nonché quando vengono consegnati da un istituto bancario e depositati presso una banca. Nei casi in cui, per colpa del responsabile dell'organizzazione, non siano state create le condizioni necessarie per garantire la sicurezza dei fondi durante la loro conservazione e trasporto, egli risponde secondo le modalità previste dalla legge.

A colpo sicuro, l'organizzazione deve sviluppare e approvare il capo dell'istruzione: "Sulla procedura per depositare contanti sotto protezione durante le ore non lavorative e nei fine settimana e nei giorni festivi", "Sulla procedura per organizzare la ricezione di contanti in un istituto bancario , la loro consegna e consegna alla cassa dell'organizzazione ", "Sull'ordine delle azioni della guardia in caso di attacco ai locali assegnati per il ricevimento e lo stoccaggio di contanti".

La ricezione di contanti in un istituto bancario viene effettuata da un contabile-cassiere (cassiere). Nelle piccole organizzazioni che non hanno un cassiere nel personale, i compiti di quest'ultimo possono essere svolti dal capo contabile o da un altro dipendente su ordine scritto del capo dell'organizzazione, previa conclusione di un accordo con loro sulla piena responsabilità individuale in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa.

Le seguenti persone non sono autorizzate a condurre transazioni in contanti, mantenere sistemi di allarme antincendio e di sicurezza, proteggere e trasportare fondi:

Già portati a responsabilità penale per reati dolosi, le cui condanne non siano state annullate o non rimosse nei modi prescritti;
soffre di malattie mentali croniche;
violare sistematicamente l'ordine pubblico;
Abuso di alcol o uso di droghe senza prescrizione medica.

Il capo dell'organizzazione è obbligato a fornire al cassiere sicurezza e un veicolo durante il trasporto di denaro e oggetti di valore da istituti bancari o il loro deposito.

Durante il trasporto di fondi, al cassiere, agli accompagnatori e al conducente del veicolo è vietato:

Indicare il percorso di spostamento e l'importo del denaro e degli oggetti di valore consegnati;
· consentire la consegna nell'abitacolo del veicolo a persone non incaricate dal responsabile dell'impresa;
· seguire a piedi, di passaggio o con i mezzi pubblici;
visitare negozi, mercati, ecc. posti;
eseguire le istruzioni e in qualsiasi altro modo essere distratti dalla consegna di denaro e valori a destinazione.

La sala cassa deve essere isolata e le porte della cassa durante le transazioni devono essere chiuse dall'interno. E' vietato l'accesso ai locali della cassa a persone estranee alla sua attività lavorativa.

Tutti i contanti e i titoli devono essere conservati in armadi metallici ignifughi (casseforti) e, in alcuni casi, in armadi metallici combinati e ordinari, che alla fine della giornata lavorativa vengono chiusi a chiave con una chiave e sigillati con un sigillo di cassa. Le chiavi degli armadietti metallici e dei sigilli sono custodite dai cassieri, ai quali è fatto divieto di lasciarle nei luoghi concordati, di cederle a persone non autorizzate o di fare duplicati non contabilizzati.

Le chiavi duplicate contabilizzate nei pacchi sigillati da cassieri, cofanetti, ecc. sono conservate dal capo dell'organizzazione. Almeno una volta al trimestre, vengono controllati da una commissione nominata dal capo dell'organizzazione, i cui risultati sono registrati nell'atto del controllo.

Se viene rilevata la perdita della chiave, il responsabile dell'organizzazione prende provvedimenti per sostituire immediatamente la serratura dell'armadio metallico (cassaforte).

Tenere contanti e altri oggetti di valore alla cassa di proprietà dell'organizzazione, è proibito.

Prima di aprire la cassa e gli armadi metallici (cassaforti), il cassiere è obbligato a controllare la sicurezza di serrature, porte, inferriate e sigilli, per assicurarsi che l'allarme di sicurezza funzioni.

In caso di danneggiamento o asportazione del sigillo, rottura di serrature, porte o sbarre, il cassiere è obbligato a segnalarlo immediatamente al responsabile dell'organizzazione, che segnala l'accaduto agli organi interni e adotta misure a tutela della cassa prima dell'arrivo dei propri dipendenti.

In questo caso, il capo dell'organizzazione Capo Ragioniere o di soggetti che li sostituiscono, nonché il cassiere, previa autorizzazione degli organi interni, verificano la disponibilità dei fondi e degli altri valori depositati in cassa. Questo controllo deve essere effettuato prima dell'inizio delle transazioni in contanti.

Viene redatto un atto sui risultati dell'ispezione, che è firmato da tutte le persone che partecipano all'ispezione. La prima copia dell'atto viene trasferita agli organi degli affari interni, la seconda viene inviata a un'organizzazione superiore e la terza rimane nell'organizzazione.

Dopo l'emissione di un ordine per nominare un cassiere al lavoro, il capo dell'organizzazione è obbligato a informarlo di questa Istruzione contro ricevuta, dopodiché viene concluso un accordo sulla piena responsabilità individuale con il cassiere.

Il cassiere, in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa, è pienamente responsabile per la sicurezza di tutti i valori da lui accettati e per i danni causati all'organizzazione, sia a seguito di azioni deliberate, sia a causa di un atteggiamento negligente o disonesto nei confronti dei suoi doveri. Al cassiere è fatto divieto di affidare ad altre persone l'esecuzione dell'opera a lui affidata.

Se è necessario sostituire temporaneamente il cassiere, i compiti del cassiere sono assegnati a un altro dipendente per ordine scritto del capo dell'organizzazione. Con questo dipendente viene stipulato un accordo sulla piena responsabilità individuale. Viene redatto un atto di revisione dei fondi in contanti.

In caso di abbandono improvviso del lavoro di un cassiere (malattia, ecc.), i valori sotto la sua denuncia vengono immediatamente ricalcolati da un altro cassiere a cui vengono trasferiti, alla presenza del responsabile dell'organizzazione e del capo contabile o in la presenza di una commissione di persone nominate dal capo dell'organizzazione. Viene redatto un atto sui risultati del ricalcolo e del trasferimento di valori firmato dalle persone indicate.

In conformità con la clausola 1.2. "Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti" per lo svolgimento di transazioni in contanti entità stabilisce la quantità massima consentita di contante che può essere trattenuta in cassa dopo che l'importo del saldo contante al termine della giornata lavorativa è stato iscritto nel libro cassa (di seguito denominato limite del saldo contante). Il rispetto del limite stabilito per la detenzione di contanti alla cassa è un prerequisito per garantire la sicurezza dei fondi.

Per garantire l'affidabile sicurezza di denaro contante e valori, la cassa deve necessariamente possedere i seguenti requisiti:

essere isolato da altri uffici e locali di servizio;
situato ai piani intermedi di edifici multipiano. Negli edifici a due piani, le casse si trovano ai piani superiori;
· avere pareti solide, pavimenti e soffitti solidi, pareti interne e pareti divisorie affidabili;
· essere chiuso su due ante: una porta metallica esterna con catena metallica e occhiello di osservazione dall'interno, con apertura verso l'esterno, e una porta interna realizzata a forma di traliccio in acciaio che si apre verso l'ubicazione interna del registratore di cassa, chiusa con un lucchetto con l'aiuto delle orecchie;
essere dotato di una finestra speciale per l'emissione di denaro nella porta esterna (muro). La dimensione della finestra non deve essere superiore a 20 x 30 cm Se le dimensioni della finestra superano quelle sopra indicate, all'esterno dovrebbe essere rinforzata con una griglia metallica affidabile;
essere dotato di sbarre alle finestre. A seconda del design dei telai delle finestre utilizzati, le griglie possono essere installate sia all'interno della stanza che tra i telai, ma non all'esterno. Nei locali in cui tutte le finestre sono dotate di sbarre, una di esse è realizzata scorrevole con lucchetto;
· essere dotato di un allarme che controlli l'area (volume) dei locali, e, separatamente, di un allarme su una cassaforte (armadietto metallico) per riporre denaro e valori;
essere dotati di pulsanti di allarme nei luoghi di lavoro dei cassieri per proteggere il personale di cassa da usurpazioni criminali, che sono installati di nascosto e destinati a trasmettere segnali di allarme alla sicurezza o alle unità di servizio degli organi degli affari interni per adottare misure tempestive in caso di rapina alla cassa;
· disporre di una cassaforte (armadietto metallico) per custodire denaro e valori, immancabilmente fissata alle strutture edilizie del pavimento e della parete con gorgiere in acciaio;
Avere un estintore adeguato.

Tutti i tipi di cablaggio sono nascosti. In casi eccezionali, è consentito posare cappi in tubi metallici all'interno lungo strutture edili in cemento armato o cemento.

La cassa dell'organizzazione è destinata alla conservazione, all'emissione e alla ricezione di contanti e documenti monetari.

La procedura per la conservazione, la spesa e la contabilizzazione del contante alla cassa è stabilita dal Regolamento sulla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti con banconote e monete della Banca di Russia sul territorio della Federazione Russa, approvato dalla Banca centrale della Federazione Russa del 12 ottobre 2011 n. 373-P.

Secondo il Regolamento sulle misure per garantire la sicurezza del contante durante le transazioni in contanti, lo stoccaggio, il trasporto, la procedura e i termini per verificare l'effettiva disponibilità di contante nel registratore di cassa sono determinati dalla persona giuridica.

Le organizzazioni alla cassa possono avere contanti entro i limiti stabiliti dalle organizzazioni stesse. Il valore limite è calcolato secondo una formula speciale e dipende dall'importo delle entrate ricevute, dal periodo di fatturazione, nonché dal periodo di tempo che intercorre tra i giorni di prelievo di contanti alla banca (questo periodo non deve superare i sette giorni lavorativi). Un atto amministrativo (ordinanza, ordinanza) deve essere emesso nel limite stabilito.

Tutti i fondi eccedenti i limiti stabiliti per il saldo della cassa presso la cassa dell'organizzazione sono tenuti a consegnare alla banca secondo le modalità e nei tempi concordati con le banche di servizio.

Durante il periodo di pagamento è consentito tenere contanti alla cassa eccedenti i limiti stabiliti salari(entro cinque giorni lavorativi) e nei fine settimana (festivi), se l'organizzazione effettua transazioni in contanti in questi giorni.

La responsabilità del rispetto della procedura per lo svolgimento delle transazioni in contanti spetta al capo dell'organizzazione, al capo contabile e al cassiere. Il cassiere è responsabile della sicurezza dei fondi alla cassa, con lui viene concluso un accordo sulla piena responsabilità.

L'accettazione di contanti alla cassa dell'organizzazione viene effettuata in base agli ordini di cassa in entrata, che sono firmati dal capo contabile e dal cassiere. Il contante può essere ricevuto alla cassa per pagare fatture di prodotti venduti, lavori e servizi da acquirenti, da responsabili, da banche e altri debitori.

L'emissione di contanti dalla cassa dell'organizzazione viene effettuata in base a ordini di cassa o altri documenti correttamente eseguiti (buste paga, domande di emissione di denaro, fatture, ecc.), Che sono timbrati con i dettagli dell'ordine di cassa. Gli ordini di cassa di spesa devono avere le firme del capo, capo contabile e cassiere. La cassa dell'organizzazione paga gli stipendi, i fondi per le spese di viaggio e di lavoro e paga i servizi in contanti.

I pagamenti in contanti sono limitati dalla Banca centrale della Federazione Russa all'importo di 100.000 rubli. sotto un contratto.

Tutti gli ordini di cassa in entrata e in uscita, prima del loro trasferimento alla cassa per l'esecuzione delle operazioni sugli stessi, sono registrati nel registro dei documenti di cassa in entrata e in uscita.

Il cassiere registra tutte le ricevute e i prelievi di contanti dalla cassa dell'organizzazione nel libro cassa. Ogni organizzazione mantiene un solo libro di cassa in due copie per carta carbone. Il libro cassa deve essere numerato, allacciato, sigillato e firmato dal capo e capo contabile dell'organizzazione.

Le registrazioni nel libro cassa vengono effettuate dal cassiere per ogni ordine di cassa man mano che vengono effettuate le transazioni. Alla fine di ogni giornata lavorativa, il cassiere calcola i risultati delle transazioni effettuate, visualizza il saldo del denaro in cassa a fine giornata e invia la seconda copia del libretto di cassa, insieme agli incassi e alle spese documenti, contro ricevuta nel libro di cassa, all'ufficio contabilità come verbale.

Con la contabilità automatizzata, si formano fogli separati del libro cassa sotto forma di due registri: "Inserisci foglio del libro cassa", "Rapporto del cassiere", il cui contenuto corrisponde al libro cassa. In questo caso i fogli della cassa vengono numerati automaticamente e stampati.

Per tenere conto della disponibilità e del movimento di fondi alla cassa, è previsto un conto attivo 50 "Cassa".

Le registrazioni contabili per la contabilizzazione del flusso di cassa nella cassa dell'organizzazione sono presentate nella tabella. 5.2.

Tabella 5.2

Operazioni di contabilità dei flussi di cassa

	Addebito sul conto	Credito sul conto	Stima, strofina.
Riflette la quantità di denaro ricevuta alla cassa			Importo Ricevuta
Rifletteva la ricezione di contanti da parte di acquirenti e clienti per ripagare il debito			Importo dovuto
Rifletteva la ricezione di un prestito (prestito) alla cassa dell'organizzazione			Ammontare del credito
Si riflette la restituzione da parte dei dipendenti dell'organizzazione alla cassa degli importi non spesi precedentemente assegnati loro ai sensi del rapporto			Importo del debito
Trasferiti fondi dalla cassa dell'organizzazione al conto corrente			Ammontare del credito
Rifletteva l'emissione di contanti per ripagare il debito			Importo dovuto
Rifletteva l'emissione di salari ai dipendenti dell'organizzazione			Importo dovuto
Rifletteva l'emissione di contanti nell'ambito del rapporto			Importo delle spese imminenti

Portiamo alla vostra attenzione le riviste pubblicate dalla casa editrice "Accademia di Storia Naturale"

I capi delle imprese sono obbligati ad attrezzare la cassa e garantire la sicurezza del denaro nella cassa, nonché quando vengono consegnati dall'istituto bancario e depositati presso la banca. Nei casi in cui, per colpa dei responsabili delle imprese, non siano state create le condizioni necessarie per garantire la sicurezza dei fondi durante il loro stoccaggio e trasporto, essi sono responsabili secondo la procedura stabilita dalla legge.

Il capo dell'organizzazione deve fornire protezione al cassiere durante il trasporto di fondi e oggetti di valore dagli istituti bancari o la consegna agli stessi e, se necessario, un veicolo.

Le casse delle imprese possono essere assicurate in conformità con la legge applicabile.

Tutti i contanti e i titoli delle imprese sono conservati, di regola, in armadi di metallo ignifughi e, in alcuni casi, in armadi di metallo combinati e ordinari, che alla fine della giornata lavorativa sono chiusi a chiave con una chiave e sigillati con un sigillo di cassa. Le chiavi degli armadietti metallici e dei sigilli sono custodite dai cassieri, ai quali è fatto divieto di lasciarle nei luoghi concordati, di cederle a persone non autorizzate o di fare duplicati non contabilizzati.

Se viene rilevata la perdita della chiave, il capo dell'impresa segnala l'incidente agli organi degli affari interni e adotta misure per sostituire immediatamente la serratura dell'armadio metallico.

È vietato tenere alla cassa contanti e altri oggetti di valore non appartenenti a questa società.

“Prima di aprire la cassa e gli armadi metallici, il cassiere è obbligato a controllare la sicurezza di serrature, porte, inferriate e sigilli, per assicurarsi che l'allarme di sicurezza funzioni” Banca centrale Russia "Sulla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti nella Federazione Russa" del 22 settembre 1993, sez. 3 p.31 // Consulente di sistema Plus.

In caso di danneggiamento o rimozione del sigillo, rottura di serrature, porte o sbarre, il cassiere è tenuto a segnalarlo immediatamente al responsabile dell'impresa, che segnala l'accaduto agli organi degli affari interni e adotta misure per proteggere la cassa prima dell'arrivo dei propri dipendenti. In questo caso, il capo, il capo contabile o le persone che li sostituiscono, nonché il cassiere dell'impresa, dopo aver ottenuto l'autorizzazione dagli organi degli affari interni, verificano la disponibilità di denaro contante e altri valori depositati in cassa. Questo controllo deve essere effettuato prima dell'inizio delle transazioni in contanti.

Viene redatto un atto sui risultati del controllo in 4 copie, che è firmato da tutte le persone che partecipano al controllo. La prima copia dell'atto viene trasferita agli organi degli affari interni, la seconda viene inviata alla compagnia di assicurazioni, la terza viene inviata all'organizzazione superiore (se presente) e la quarta rimane all'impresa.

I requisiti uniformi per la forza tecnica e le apparecchiature di segnalazione per le casse delle imprese sono riportati nell'appendice n. 3 alla procedura per lo svolgimento di operazioni di cassa nella Federazione Russa.

I contanti nella cassa dell'organizzazione sono su un conto speciale, perché il denaro è la risorsa più liquida dell'impresa e sono più spesso oggetto di furto rispetto ad altri tipi di proprietà. Ecco perché è nell'interesse dell'azienda condurre un inventario regolare dei fondi. Leggi l'articolo su come farlo bene.

L'inventario del registratore di cassa viene effettuato in conformità con l'ordinanza del Ministero delle finanze russo del 13 giugno 1995 n. 49 “Sull'approvazione delle linee guida. "(Linee guida).

Non dimenticare con i dipendenti materialmente responsabili (MOL), che hanno accesso a fondi e documenti, di concludere accordi di piena responsabilità senza fallo. Se tale accordo non viene concluso, in caso di carenza, l'organizzazione non sarà in grado di trattenere l'intero importo del danno dal dipendente (articoli 241 - 244 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Quando è richiesta la procedura?

L'inventario del contante alla cassa viene effettuato:

prima della redazione del bilancio annuale (art. 27 del Regolamento Contabile, ordinanza del Ministero delle Finanze 29 luglio 1998 n. 34n);
prima di modificare il MOT (clausola 1.5 delle Linee Guida);
se viene accertato un furto (clausola 1.5 delle Linee Guida);
se si sono verificate situazioni di emergenza, come un incendio, un incidente, ecc. (clausola 1.5 delle Linee Guida);
se l'organizzazione è in liquidazione (riorganizzazione) (punto 1.5 delle Linee Guida).

Negli altri casi, l'inventario della cassa (2017) viene effettuato nei tempi stabiliti dal capo della sua commessa.

La procedura e i termini per condurre un inventario del registratore di cassa in 5 passaggi

Passaggio 1. In primo luogo, viene emesso un ordine dal capo, che definisce:

tempistica;
Posizione;
siti e strutture da ispezionare;
composizione del comitato di inventario.

Tale ordine può essere redatto nel modulo n. INV-22 (puoi scaricare il suo modulo unificato alla fine dell'articolo).

Va ricordato che qualsiasi decisione - sia di utilizzare modulistica unificata, sia di abbandonarli e sviluppare propri documenti - deve essere sancita politica contabile.

Se l'impresa è abbastanza grande e, ad esempio, ha negozi in città diverse, vengono create commissioni di inventario per controllare contemporaneamente tutte le casse. Il comitato deve essere composto da almeno due persone.

Deve includere:

rappresentanti della direzione dell'organizzazione;
contabile;
altri specialisti.

È inaccettabile formare una commissione solo da dipendenti di un'organizzazione terza (ad esempio, rappresentanti di una società di outsourcing o di una società di revisione).

Anche il dipendente responsabile della sicurezza dei fondi non è incluso nella commissione. Può essere solo dove si sta effettuando l'audit, osservarne il processo e firmare l'elenco di inventario.

Se almeno un componente della commissione è assente durante il provvedimento di controllo, i suoi risultati saranno invalidati.

Un esempio di compilazione di un ordine per l'inventario del registratore di cassa

Passaggio 2. Prima di iniziare l'audit, i MOT sono tenuti a firmare l'atto di inventario di cassa nel modulo n. INV-15. Pertanto, confermeranno che entro l'inizio della procedura tutta la documentazione è stata consegnata all'ufficio contabilità.

Passaggio 3. L'inventario dei fondi alla cassa consiste nel ricontare banconote, monete e documenti monetari. La commissione ricalcola il denaro e controlla l'importo con il saldo del libro cassa. Se eventuali ordini di cassa in entrata e (o) in uscita non vengono riflessi nel libro cassa durante il giorno, nel calcolo vengono presi in considerazione anche gli importi in essi indicati.

Passaggio 4. I risultati di tale ricalcolo sono redatti in un atto redatto dalla commissione nel modulo n. INV-15, approvato. Decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 18 agosto 1998 n. 88. L'atto è stampato in due copie, tutti i membri della commissione e MOL vi appongono le loro firme.

Istanza per la contabilità.
Istanza per l'ex MOL.
Istanza per il nuovo PMO o la persona che agisce temporaneamente nelle sue funzioni.

Passaggio 5. Se, durante l'audit, sono state rilevate carenze e (o) eccedenze di fondi, le informazioni al riguardo devono essere inserite nell'atto di inventario. Sul retro, il MOT indica le ragioni delle eccedenze e delle carenze individuate.

Conduzione di un inventario di contanti alla cassa nel 2018

L'inventario del contante in cassa è una procedura obbligatoria effettuata al fine di controllare la correttezza delle transazioni in contanti. La procedura di inventario del registratore di cassa ha una serie di caratteristiche, che considereremo in dettaglio nell'articolo di oggi.

Inventario della cassa al botteghino: traguardi e obiettivi

Le entità aziendali che dispongono di una cassa e conservano contanti e documenti monetari sono tenute a effettuare periodicamente un inventario della cassa. Organizzazioni e imprenditori inventariano la cassa al fine di:

verificare la correttezza delle transazioni in contanti (completezza e correttezza della compilazione degli ordini e del libro cassa, disponibilità di documenti che confermano il riflesso delle transazioni, ecc.);
controllare la realtà della contabilità corrente (corrispondenza dei saldi di cassa effettivi con le informazioni riflesse nel bilancio);
identificare gli errori nei calcoli (verifica della correttezza matematica dei calcoli);
controllare la sicurezza dei contanti e dei documenti monetari;
verifica del rispetto delle regole di responsabilità dei cassieri e dei gestori (capo cassiere, cassiere senior, ecc.). Per saperne di più: → Contratto di responsabilità del cassiere (campione) nel 2018

Regolamenti di inventario, documenti normativi, termini

Inventando la cassa dell'azienda, bisogna essere guidati dai documenti normativi che regolano questa procedura. Assicurati che l'inventario in corso sia effettuato in conformità con le disposizioni della legge federale-402 "Sulla contabilità" e dell'ordine del Ministero delle finanze n. 34n. Tuttavia, il principale documento su cui fare affidamento nell'inventario del registratore di cassa è la Metodologia approvata con Ordinanza n. 49 del Ministero delle Finanze. Leggi anche l'articolo: → “Ho bisogno di un registratore di cassa per i singoli imprenditori e le LLC sul sistema fiscale semplificato nel 2018”

In conformità con i documenti di cui sopra, è necessario sviluppare un atto normativo interno che regolerà la procedura di inventario in una particolare organizzazione. Questo documento può essere rilasciato separatamente ( Regolamento sull'inventario dei registratori di cassa) o far parte della procedura generale per lo svolgimento di un inventario presso l'azienda. Inoltre, nell'ambito della politica contabile, può essere redatto il Regolamento sull'inventario delle casse. È consigliabile farlo se parliamo di una piccola azienda o di un singolo imprenditore.

Separatamente, vale la pena parlare dei tempi dell'inventario del registratore di cassa. La normativa non approva la frequenza dei controlli sullo svolgimento delle transazioni in contanti. Ciascuna organizzazione ha il diritto di condurre ispezioni a propria discrezione, nel rispetto dei regolamenti interni approvati. Allo stesso tempo, dovresti essere consapevole che i casi di controlli obbligatori del registratore di cassa sono approvati dalla legge. Ecco i principali:

annualmente, prima di compilare l'annuale bilancio d'esercizio, è necessario fare un inventario della cassa e presentare all'ufficio contabilità informazioni sul saldo di cassa e documenti monetari;
nel caso in cui si sia verificata una modifica del MOL (licenziato dal cassiere, il cassiere è stato trasferito in un'altra posizione, ecc.), è indispensabile effettuare un inventario del cassiere per verificare la sicurezza del contante;
l'inventario del registratore di cassa è richiesto in ogni forma di riorganizzazione aziendale (fusione, acquisizione, modifica della forma giuridica, ecc.), nonché in caso di liquidazione e fallimento;
in una situazione in cui i fatti di furto e abuso da parte dei dipendenti della cassa sono accertati presso l'impresa, è necessario effettuare un inventario sulla base degli atti pertinenti.

Quando si redige il Regolamento sull'inventario della cassa dell'impresa, è necessario tenere conto di tutti i casi di cui sopra. È consigliabile redigere un documento sotto forma di programma in cui indicare le date del check-out della cassa, nonché descrivere separatamente i casi di audit obbligatori in conformità con i requisiti di legge.

Come fare l'inventario del registratore di cassa: istruzioni passo passo, documenti, transazioni

Fase 1. Preparazione per l'inventario

La fase preparatoria del controllo del registratore di cassa inizia con l'emissione di un ordine per eseguirlo. Il documento deve indicare:

controllare la data. Se si tratta di un inventario completo di tutte le casse di un'impresa (ad esempio, il controllo delle casse di una catena di negozi), è consigliabile redigere un calendario in cui indicare la data degli assegni di un cassa particolare, nonché il periodo di inventario generale;
composizione del gruppo di inventario. I membri del gruppo di audit possono essere dipendenti dei dipartimenti di contabilità, audit, monitoraggio finanziario e sicurezza, nonché dipendenti di altri dipartimenti di controllo. È vietato fare l'inventario della cassa per i dipendenti di comparti interdipendenti con la cassa;
un documento di approvazione dei risultati dell'ispezione (vedi → atto nel modello INV-15).

Fase 2. Procedura di verifica

Il giorno dell'ispezione, i membri del gruppo di inventario sono alla cassa. Al momento dell'audit, tutte le transazioni in contanti devono essere interrotte, ovvero:

tutti gli ordini di spesa e di incasso vengono trasferiti all'ufficio contabilità;
vengono accreditati contanti e documenti depositati presso la cassa e trasferiti sotto la responsabilità del cassiere;
è stato svalutato il contante emesso dalla cassa, su cui esistono documenti giustificativi rilevanti.

Se al momento dell'inizio dell'assegno il cassiere non ha trasferito parte degli ordini di credito o di addebito al reparto contabilità, questi devono essere presentati ai controllori per la verifica. Inoltre, il cassiere è obbligato a trasferire agli ispettori un documento che riporti informazioni sul saldo del denaro e documenti alla cassa (bilancio). Vedi anche: → fogli di rotazione contabile (costruzione e scopo)

Successivamente, gli ispettori procedono alla fase principale dell'inventario, vale a dire il ricalcolo dei contanti e dei documenti monetari. La presenza di tutti i membri della commissione d'inventario è un prerequisito per questa procedura. Il ricalcolo del denaro può essere effettuato sia manualmente che tramite registratori di cassa. Al momento del ricalcolo, il verificatore confronta il risultato con i dati indicati nel bilancio.

Fase 3. Registrazione dei risultati.

Al momento della verifica, è possibile uno dei risultati della verifica, ovvero:

l'importo dei contanti e dei documenti monetari corrisponde alle informazioni specificate nel bilancio;
si scopre l'eccedenza di denaro;
trovato a corto di contanti.

Indipendentemente dal risultato dell'inventario, gli ispettori sono tenuti a rilasciare l'esito del controllo con un atto sotto forma di INV-15. Parliamo di alcune caratteristiche della compilazione del modulo INV-15:

Durante la compilazione del modulo, è obbligatorio compilare i dettagli necessari: il nome dell'impresa, il codice KVED, la base dell'inventario (numero, data dell'ordine), il numero, la data dell'atto, nonché come data in cui è stato effettuato il controllo. Si sottolinea che l'atto inventariale è redatto il giorno della sua attuazione, non oltre;
Nella parte principale dell'atto, l'ispettore indica la contabilità e l'importo effettivo di denaro e documenti. Entrambi gli indicatori si riflettono nel contesto delle tipologie di denaro contante e di documenti (separatamente contanti, valori di bollo, titoli, ecc.). Gli importi devono essere indicati sia in numeri che in lettere;
Dopo la verifica, l'atto riflette le informazioni sull'eccedenza / carenza identificata (se presente). Se i dati contabili su fondi e documenti corrispondono alla loro effettiva disponibilità, i trattini vengono inseriti nella colonna "Eccedenza", "Carenza";
Il retro del modulo contiene informazioni relative alle spiegazioni da parte del MOT dei motivi delle carenze identificate (surplus), nonché alla decisione del capo dell'organizzazione su questo tema (rimprovero, licenziamento, necessità di rimborsare l'importo della carenza a spese del responsabile o dell'impresa, ecc.).

Prerequisito per riconoscere valido l'atto inventariale è la presenza di tutte le firme necessarie, ovvero:

membri della commissione che approva l'atto;
MOL confermando il fatto di custodia responsabile degli oggetti di valore elencati nell'atto (firma aggiuntiva - in caso di spiegazione dei motivi dell'eccedenza / carenza);
manager in base alla decisione presa in relazione all'eccedenza/carenza individuata.

Fase 4. Contabilità dei risultati dell'inventario.

Se non sono state identificate deviazioni dai risultati dell'inventario, non è necessario riflettere i risultati del controllo nella contabilità. Se c'è un'eccedenza o una carenza nel registratore di cassa, questo fatto deve riflettersi nella contabilità.

L'eccedenza di fondi individuata è attribuita alle altre entrate dell'azienda: Dt 50 Kt 51. Per quanto riguarda la carenza, il loro importo può essere coperto sia a spese del dipendente colpevole che a spese dell'organizzazione. Leggi anche l'articolo: → “Ho bisogno di un registratore di cassa per UTII nel 2018”

Inventario alla cassa

A quale scopo e in quali casi viene effettuato un inventario della cassa? Chi fa l'inventario del registratore di cassa? Qual è la procedura per riportare i risultati? Le risposte a queste domande sono nell'articolo.

Lo scopo dell'inventario della cassa è verificare la correttezza e la realtà della contabilità corrente delle transazioni in contanti, identificare errori nei calcoli, controllare la sicurezza dei fondi e dei documenti monetari alla cassa e rispettare il principio di responsabilità dei funzionari.

In quali casi viene effettuato un inventario della cassa?

Esistono due tipi di inventario del registratore di cassa: inventario programmato e audit del registratore di cassa non programmato (improvviso).

L'inventario pianificato della cassa viene effettuato nei casi stabiliti da atti normativi, i suoi termini e regolamenti sono approvati in anticipo nella politica contabile e in altri documenti amministrativi aggiuntivi dell'organizzazione.

Quindi, è necessario condurre un inventario del registratore di cassa:

quando si trasferisce la proprietà di un'organizzazione in affitto, riscatto, vendita, nonché nei casi previsti dalla legge quando si trasforma un'impresa unitaria statale o comunale;
prima della redazione del bilancio annuale;
quando si cambiano le persone finanziariamente responsabili (il giorno dell'accettazione e del trasferimento dei casi);
nell'accertamento dei fatti di furto, abuso, danneggiamento di valori;
in caso di forza maggiore, in caso di calamità naturali, incendi, incidenti o altre emergenze;
in caso di liquidazione (riorganizzazione) di un'organizzazione prima di redigere un bilancio di liquidazione (separazione) e in altri casi previsti dalla legislazione della Federazione Russa o dai regolamenti del Ministero delle finanze (motivo - clausola 1.5 delle Istruzioni metodologiche n. 49) .

Un inventario fuori programma della cassa (audit), invece, viene effettuato all'improvviso, inaspettatamente per un responsabile finanziario al fine di verificarne la coscienziosità e la competenza. Ad esempio, l'audit del registratore di cassa viene effettuato:

rafforzare il sistema di controllo interno dell'impresa;
identificare la causa di un errore contabile;
su richiesta di sindaci, organi investigativi e di controllo.

L'attuale normativa non definisce i tempi di un inventario improvviso (non programmato) della cassa, pertanto le organizzazioni e gli imprenditori li determinano in autonomia. L'ordine per un inventario non programmato dovrebbe indicare il motivo di tale inventario della cassa.

Chi fa l'inventario del registratore di cassa?

Per effettuare l'inventario, viene creata una commissione di inventario permanente. Con una grande quantità di lavoro per l'inventario simultaneo di proprietà e obblighi finanziari, vengono create commissioni di inventario di lavoro (la base è la clausola 2.2 delle Linee guida N 49).

La composizione delle commissioni di inventario permanente e di lavoro è approvata dal capo. I documenti sulla composizione della commissione possono essere un'ordinanza, una delibera, un'ordinanza, ecc. (la base è la clausola 2.3 delle Istruzioni metodologiche n. 49).

La composizione del comitato di inventario comprende:

rappresentanti dell'amministrazione dell'organizzazione;
personale contabile;
rappresentanti del servizio di revisione interna o dipendenti di società di revisione;
addetti alla sicurezza o altri specialisti dell'azienda (economisti, dirigenti, ecc.).

Va tenuto presente che l'assenza anche di un solo membro approvato della commissione durante l'inventario è la base per riconoscere i suoi risultati come non validi (il motivo è la clausola 2.3 delle Linee guida n. 49).

I documenti normativi non obbligano a riemettere annualmente un ordine sulla composizione della commissione di inventario nel caso in cui non vi siano stati cambiamenti di personale nell'organizzazione.

La procedura per condurre un inventario del registratore di cassa

Immediatamente prima dell'inizio dell'inventario, tutte le transazioni in contanti vengono terminate, alla commissione vengono forniti gli ultimi documenti di cassa in entrata e in uscita. I responsabili finanziari confermano che tutti i documenti di spesa e di ricevuta sono stati consegnati all'ufficio contabilità o trasferiti alla commissione, tutti gli oggetti di valore ricevuti sotto la loro responsabilità sono stati accreditati, tutti i fondi pensionati sono stati cancellati come spese.

Successivamente, viene effettuato l'inventario della cassa stessa, che include un calcolo completo della cassa disponibile alla cassa. Il ricalcolo del denaro viene effettuato sotto la stretta supervisione di tutti i membri della commissione. L'importo di contanti identificato viene confrontato con i saldi secondo i dati documenti primari e programma di contabilità, anche gli indicatori KKM sono necessariamente controllati.

Nel caso in cui l'organizzazione effettui pagamenti in contanti tramite registratori di cassa, l'inventario del registratore di cassa inizia con la verifica dell'effettiva disponibilità dei registratori di cassa presso le casse operative, mentre i documenti relativi all'acquisizione, registrazione e messa in servizio di ciascun registratore di cassa devono essere a disposizione.

In pratica ci sono tre opzioni per il risultato dell'inventario della cassa: la corrispondenza dei dati contabili con l'effettiva disponibilità di fondi, è stata rilevata una carenza, ed è stato riscontrato un eccesso di cassa nel registratore di cassa.

Registrazione dei risultati dell'inventario del registratore di cassa

Per formalizzare i risultati dell'inventario del contante alla cassa, oltre a vari valori e documenti (contanti, francobolli, assegni (libretti degli assegni) e altri) che si trovano alla cassa, è possibile emettere una legge sull'inventario dei contanti sotto forma di INV-15 e Inventario delle scorte di titoli e forme di atti di stretta responsabilità” secondo il modello INV-16.

I risultati dell'inventario dei fondi alla cassa sono redatti in un atto in due copie e firmati da tutti i membri della commissione e dalle persone responsabili della sicurezza degli oggetti di valore e portati all'attenzione del capo dell'organizzazione. Una copia dell'atto viene trasferita al reparto contabilità dell'organizzazione, la seconda rimane alla persona finanziariamente responsabile.

Quando si cambiano le persone finanziariamente responsabili, l'atto è redatto in triplice copia. Una copia viene trasferita alla persona finanziariamente responsabile che ha consegnato i valori, la seconda - alla persona finanziariamente responsabile che ha accettato i valori e la terza - all'ufficio contabilità.

Per riflettere i risultati di una verifica improvvisa dell'effettiva disponibilità di fondi detenuti presso la cassa di un'organizzazione o di un imprenditore, viene applicata la "Legge sulla verifica della liquidità alla cassa" nel modulo n. KM-9.

Il saldo di cassa effettivo alla cassa viene verificato rispetto ai dati del giornale del cassiere-operatore, redatto nel modulo n. KM-4. Se i risultati delle somme sul nastro di controllo differiscono dall'importo del contante, viene stabilito il motivo della discrepanza e le carenze o le eccedenze rilevate sono iscritte nelle apposite colonne del giornale di registrazione cassiere-operatore, quindi la "Legge sul trasferimento le letture dei contatori sommatori a zero e di registrazione dei contatori di controllo del registratore di cassa” è redatto » secondo il modulo n. KM-1. L'applicazione di un atto sotto forma di KM-1 è obbligatoria quando si utilizza un registratore di cassa (basato sulla lettera del Servizio fiscale federale russo del 23/06/2014 N ED-4-2 / 11941).

Nel caso in cui, a seguito dell'inventario del registratore di cassa, sia stata rilevata una carenza, il gestore decide di trattenere l'importo della carenza dal responsabile finanziario o se la carenza non è imputabile al cassiere o non è dimostrato che annulli la carenza a spese dell'organizzazione. La decisione del capo si riflette sul rovescio dell'atto.

È inaccettabile conservare i fondi personali dei dipendenti nella cassa dell'organizzazione, perché non solo una carenza, ma anche un eccesso di denaro nella cassa è una violazione della disciplina del contante. L'eccedenza di fondi rivelata in cassa deve essere ritirata dalla commissione, capitalizzata e riflessa anche nell'atto. Sono vietate macchie, cancellazioni e correzioni nei registri di inventario (motivo - clausola 2.9 delle Linee guida n. 49).

In contabilità, i risultati dell'inventario del registratore di cassa, a seconda del suo risultato, sono registrati mediante registrazioni:

Debito 50 Credito 91-1 - È stato rivelato l'importo dell'eccedenza in contanti;
Debito 94 Credito 50 - Identificato l'importo della carenza in contanti;
Debito 73 Credito 94 - Agli autori del reato è stata attribuita la constatata carenza del registratore di cassa;
Addebito 91-2 Credito 94 - Carenza compensata (riscattata) di contanti cassa operativa da altre spese dell'organizzazione.

In conclusione, vorrei dire che un tempestivo inventario dei fondi alla cassa è prima di tutto una garanzia della sicurezza dei fondi dell'azienda, pertanto la procedura di inventario delle casse va sempre affrontata con tutta serietà e il dovuto completezza.

Olga Ulianova,
esperto in contabilità, contabilità fiscale e di gestione, direttore finanziario e contitolare della società di consulenza EQUITY OM (servizio locomotiva a vapore). Ha due studi superiori: economico e legale. Esperienze lavorative in strutture holding, grandi società internazionali in posizioni apicali (capo contabile, direttore finanziario, vicedirettore generale contabilità e revisione, revisore dei conti).

La guida più completa all'inventario dei registratori di cassa

La legge della Federazione Russa prevede una procedura per l'inventario dei contanti presso la cassa di un'impresa (IP). E se c'è un registratore di cassa, ci sarà un inventario. Scopriremo come controllare correttamente il contante alla cassa e quali documenti redigerne i risultati.

Disposizioni di base sull'inventario della cassa dell'organizzazione

Un inventario di contanti al botteghino è obbligatorio. La domanda riguarda i tempi. In alcuni casi, le scadenze sono fissate in documenti locali. Tale inventario è considerato pianificato, eseguito secondo un programma in un momento opportuno (una volta alla settimana, al mese, all'anno, ecc.). Un inventario non programmato può iniziare all'improvviso: quando necessario. Questi punti sono esplicitati nell'Ordine del Ministero delle Finanze della Federazione Russa n. 157n del 01.12.2010 (Istruzione n. 157n).

Quante volte controllare i contanti

Cosa al botteghino merita lo stretto interesse degli ispettori? Innanzitutto, sono contanti. Diverse entità aziendali hanno importi diversi in contanti. Tuttavia, tutti i soldi devono essere rigorosamente contabilizzati. In secondo luogo, si tratta di titoli e forme di informativa rigorosa.

Oltre alle riconciliazioni di controllo intermedie dei risultati di cassa, si distinguono quelle obbligatorie (secondo le indicazioni metodologiche di cui al n. 49 del 13/07/1995 e successive modifiche ed integrazioni. Rilevante nel 2017).

Quando si trasferisce la proprietà di un'organizzazione in affitto, riscatto, vendita, nonché nei casi previsti dalla legge quando si trasforma un'impresa unitaria statale o municipale.
Prima della redazione del bilancio annuale.
Quando si cambiano le persone finanziariamente responsabili (il giorno dell'accettazione e del trasferimento dei casi).
Quando si accertano i fatti di furto, abuso, danno ai valori.
In caso di calamità naturali, incendi, incidenti o altre emergenze causate da condizioni estreme.
In caso di liquidazione (riorganizzazione) di un'organizzazione prima della redazione di un bilancio di liquidazione (separazione) e in altri casi previsti dalla legislazione della Federazione Russa o dai regolamenti del Ministero delle finanze.

Chi può verificare il rispetto della disciplina del contante

Tutte le persone interessate documentate nell'ordine del capo sono autorizzate a condurre l'inventario. Questi possono includere rappresentanti del servizio di contabilità, capi di dipartimento. E, naturalmente, il leader stesso. Dopotutto, la legalità delle transazioni in contanti, la loro accuratezza e legalità: questi sono i principali punti di controllo finanziario in un'organizzazione (IP).

Nota: una persona finanziariamente responsabile non è inclusa nella commissione, perché non può controllarsi. Il MOL è presente solo nell'inventario.

La procedura per l'audit del contante

Il controllo del contante alla cassa di un'impresa (IP) comporta un chiaro algoritmo di azioni. Compresa la preparazione dei documenti di accompagnamento.

Prima di tutto, viene presa la decisione (pianificata o dovuta a circostanze) di condurre un inventario. Per procedere con l'inventario, è necessario agire secondo il piano sottostante.

Ordine del capo o persona che lo sostituisce. L'ordine approva la composizione della commissione, che effettua direttamente un inventario del denaro alla cassa. Tutti i membri della commissione vengono a conoscenza dell'ordine sotto la firma.
Invece dell'ordine del capo di condurre un inventario, può essere presa una decisione del fondatore o un protocollo di una riunione dei proprietari. Questi documenti hanno piena forza legale nella risoluzione di problemi di questo tipo. Inoltre, il posto vacante della testa non è sempre chiuso.
Oltre al denaro, la cassa dell'organizzazione conserva anche i titoli, comprese le forme di rendicontazione rigorosa. Devono essere consegnati al servizio di contabilità contro ricevuta. La stessa ricevuta contiene l'informazione che l'importo del contante in cassa è pienamente confermato dai relativi documenti (assegni, ricevute, tagliandi, atti).
Condurre un processo di inventario. C'è un confronto dei dati specificati nei documenti giustificativi con in contanti al registro. Idealmente, tutto dovrebbe corrispondere.
Compilando il modulo INV-15. Sono necessarie le firme dei membri della commissione e del responsabile finanziario.
Portare i risultati dell'inventario all'attenzione del management.
Un modulo INV-15 viene trasferito al servizio di contabilità, il secondo viene consegnato al responsabile della sicurezza del denaro alla cassa.

Come redigere documenti durante l'inventario del registratore di cassa

Il modulo nel modulo INV-15 viene utilizzato per visualizzare i risultati dell'inventario di denaro alla cassa.

Norme per il rilascio dell'INV-15

Se è pianificata la verifica del registratore di cassa, saranno necessarie 2 copie di moduli in bianco (per l'ufficio contabilità e la persona finanziariamente responsabile). In caso di ispezione fuori programma - 3 copie. I moduli devono essere disponibili.

Durante l'inventario, tutte le transazioni in contanti sono sospese.

Tutti i membri della commissione elencati nell'ordine devono essere presenti all'inventario.

Tutte le voci nel modulo INV-15 vengono effettuate senza macchie e cancellazioni. Se è necessario apportare modifiche al modulo di inventario, queste sono concordate da tutti i membri della commissione. Di seguito un esempio di compilazione della prima pagina del modulo.

Nel modulo INV-15, durante la compilazione, si distinguono 3 blocchi. Il primo è informazioni sull'organizzazione, il secondo è un inventario dei dati durante l'inventario, il terzo sta compilando una nota esplicativa.

La compilazione del retro del modulo INV-15 indica i motivi della carenza o dell'eccedenza. Se la quantità di denaro nel registratore di cassa corrisponde ai dati contabilità, la sezione corrispondente viene lasciata vuota.

Come deve essere emesso un ordine?

Il capo emette l'ordine di effettuare un inventario di denaro alla cassa. Modulo d'ordine INV-22. Sulla base dell'ordine approvato, la commissione ottiene l'accesso al posto di lavoro automatizzato della persona responsabile. Questo include tutti i documenti per copia cartacea(ordini in entrata e in uscita, libro cassa).

I membri della commissione di inventario ricalcolano il denaro disponibile alla cassa e confrontano questo importo con il saldo del libro cassa. Se ci sono PKO e RKO che non vengono registrati nel libro cassa durante il giorno, vengono presi in considerazione gli importi in essi riflessi.

Decreto del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 18 agosto 1998 N 88 (modificato il 3 maggio 2000) "Sull'approvazione delle forme unificate di documentazione contabile contabilizzazione delle transazioni in contanti, contabilizzazione dei risultati dell'inventario.

Di seguito è riportato il modulo dell'ordine per il riconteggio del denaro alla cassa.

Un esempio di compilazione di un foglio di confronto

Una dichiarazione di riconciliazione separata durante la verifica dei contanti alla cassa non è prevista dalla legge della Federazione Russa. Tutte le voci di tale piano vengono effettuate nel modulo INV-15 compilato durante l'inventario. Questo modulo è diviso in tre sezioni.

Nel primo blocco vengono inserite informazioni di tipo organizzativo: il nome dell'organizzazione, i dati dell'ordine di inventario. Ma il secondo blocco del modulo contiene già informazioni sui risultati della riconciliazione. Il risultato si ottiene confrontando l'importo ricevuto durante il calcolo con i dati contabili. In caso di discrepanze, viene indicato l'importo della differenza.

Il terzo blocco del modulo INV-15 viene compilato quando viene rilevata una differenza tra l'importo effettivo ei dati contabili. Il responsabile finanziario scrive una nota esplicativa, dove spiega le ragioni di quanto accaduto.

Sono state individuate violazioni presso l'impresa: quale lavoro dovrebbe essere svolto in questo caso

Gli errori di calcolo tipici identificati nell'inventario dei fondi sono divisi in tre gruppi.

Violazione del limite stabilito del saldo del denaro nel registratore di cassa.
Errori e violazioni durante la compilazione di ricevute e ordini di addebito.
Troppi o troppo pochi soldi.

Il capo, o la persona che lo sostituisce, conosce personalmente i risultati dell'inventario. Quindi viene presa una decisione su come trattare con il colpevole. Questa decisione è registrata sul modulo INV-15.

Il periodo di conservazione degli atti

Si deve rispondere che tutti i moduli per l'inventario del registratore di cassa sono conservati fino al momento della verifica da parte delle autorità fiscali. Spesso l'inventario della cassa viene effettuato con la partecipazione di rappresentanti servizio fiscale. In questo caso (se vengono rilevate violazioni), le autorità fiscali indicano le proprie sanzioni nel modello INV-15. Queste sono, ovviamente, multe.

Non dimenticare l'apposizione obbligatoria di tutte le firme sui documenti.

Lavoro per un ragioniere: affissioni

Durante l'inventario, vengono identificati sia l'eccedenza che la carenza di fondi. Tutte queste violazioni dovranno essere risolte dal servizio di contabilità dell'impresa (IE). L'ordinanza del Ministero delle finanze della Federazione Russa 34-n del 29 luglio 1998 (con modifiche e integrazioni, rilevanti nel 2017) indica come farlo correttamente.

Secondo le regole contabili, le violazioni identificate durante l'inventario del registratore di cassa sono suddivise in tre tipi.

Come dovrebbe essere cancellato l'eccedenza?

Sono al valore di mercato alla data dell'inventario di riferimento risultati finanziari per un'organizzazione commerciale o un aumento di reddito per un'organizzazione senza scopo di lucro.